”Voitko tulla fasilitoimaan tiimin keskustelua siitä, kuka jäsenistä irtisanotaan?” Tällaisen haastavan avunpyynnön sain vuosia sitten. Pitkään yhdessä toimineen projektiryhmän rahoitus oli vähentynyt. Porukalla ei ollut pomoa, vaan kaikki olivat tasavertaisia. Ei siis ollut ketään, joka voisi tehdä päätöksen. Mitä kaikkea pitäisi huomioida, kun suunnittelee keskustelua irtisanomisista.
Riittävä turvallisuus
Tämä tulisi olemaan keskustelu, joka jännittää ja pelottaa osallistujia. Se päättyisi todennäköisesti jonkun irtisanomiseen. Pelko ja jännitys saa ihmiset varautuneiksi ja kaventaa näkemyksiä. Se vähentää luovuutta löytää parempia ratkaisuja ja heikentää halua yhteistyöhön.
Mitä voisi tehdä, jotta siihen voisi tulla mahdollisimman vähän jännittyneenä? Pelosta ja jännityksestä olisi hyvä keskustella etukäteen osallistujien kanssa. Ulkopuolisena ja ratkaisukeskeisen valmentajan työkalupakilla voisin käydä jokaisen kanssa valmennuskeskustelun siitä, miten he peloista huolimatta voisivat olla parhaimmillaan tässä keskustelussa.
Keskustelun toteutuksesta olisi kerrottava etukäteen osallistujille, jotta he tietävät mitä on tulossa. Ennustettavuus vähentää huolia. Fasilitoija käyttää valtaa valitessaan menetelmiä ja kysymysten näkökulmia. Tässä kohtaa olisi tärkeää jopa antaa heille mahdollisuus kommentoida ja vaikuttaa fasilitoinnin toteutustapoihin, jotta se huomioisi heidän tarpeensa. Fasilitoinnin yhteissuunnittelu vaatii tasilitoijalta joustavuutta ja valmiutta mukautua osallistujien tarpeisiin.
Osallistujien valmistautuminen keskusteluun
Jokaisen olisi hyvä selkeyttää omat toiveensa ja tarpeensa ennen keskustelua. Ne on pystyttävä sanallistamaan muille ymmärrettävästi. Tässä voisi olla paikka etukäteistyöskentelylle, joko yksin tai valmentajan kanssa.
Tasapuolisen keskustelun varmistaminen
Osa ihmisistä on parempia pitämään omia puoliaan. Toiset ovat valmiimpia joustamaan välttääkseen konfliktia. Jotkut ovat hitaampia päättämään, toiset nopeita. Näitä mahdollisia eroja pitäisi tasata sekä prosessin vaiheiden suunnittelussa että aktiivisesti keskustelun ohjauksessa.
Fasilitoijana minun pitäisi olla herkkänä varmistamassa, etteivät ehdotetut ratkaisut synny paineesta joustaa vahvempien vuoksi. Lopullista ratkaisua ei pitäisi heti lyödä lukkoon, vaan tutkia eri ratkaisuvaihtoehtoja ja puntaroida niiden eri vaikutuksia. Voisi olla tarpeen nukkua yön yli ennen lopullista päätöstä.
Kysymyksenasettelun kyseenalaistaminen
Kyseenalaistin tilaajan tehtävänannon, että keskustelun päätteeksi yksi on irtisanottava. On useita tapauksia, joissa työntekijät ovat sopineet työaikojen tai palkkojen muutoksista, jotta kaikki saadaan pidettyä töissä.
Fasilitoija ja tilaaja käyttävät suurta valtaa valitessaan mistä keskustellaan. Jos keskustelisimme vain irtisanomisvaihtoehdosta, kaventaisimme näkökulmaa ohjaamalla keskustelua jo ennakkoon yhteen ratkaisuun.
Jotta muista vaihtoehdoista voitaisiin keskustella, tarvittaisiin keskustelun tueksi tietoa palkkamenoista. Tämä olisi jaettava osallistujille etukäteen ja tehtävä helppokäyttöiseksi, jotta keskustelun aikana voitaisiin laskea eri vaihtoehtoja.
Riittävästi aikaa ja mahdollisesti vielä lisää
Tämä olisi keskustelu, jossa ei saa kiirehtiä. Ratkaisun pitää olla hyvin perusteltu. Sen pitää tarjota tilaa käsitellä vaikeaan päätökseen liittyviä tunteita. Prosessin pitäisi mahdollistaa myötätunnon osoittaminen ja mahdollisen irtisanomien aiheuttaman yhteisen surun käsittely. Pitäisi luoda edellytykset yhteisölle jatkaa työtä niin hyvissä voimin kuin mahdollista. Samalla se ei saisi venyä liian pitkäksi ja budjetti asetti myös rajoituksia.
Alustava suunnitelma
Hahmottelin keskustelun päävaiheet:
- prosessista sopiminen yhdessä: miten prosessi voisi mahdollisimman hyvin huomioida kaikki ja luoda edellytykset parhaimman mahdollisen lopputuloksen syntymiseen?
- sovitaan prosessista, pelisäännöistä ja miten päätös tehdään
- yksilötapaamiset jokaisen omien tavoitteiden asettamiseen ja henkiseen valmistautumiseen
- yhteiskeskustelu siitä, mitä tarvitaan fasilitoijalta ja toisilta osallistujilta prosessin onnistumiseen
- vaihtoehtojen luominen
- vaihtoehtojen täsmentäminen
- vaikutusten arviointi ja sitä ennen sen kriteerien sopiminen yhdessä
- vaihtoehtojen karsiminen ja alustava päätöksenteko
- lopullinen päätöksenteko
- miten tästä eteenpäin
Työskentelymenetelmät
Tällaisia keskusteluja ei suunnitella valitsemalla ensin menetelmä. Olennaisempaa on prosessi, turvallisuus, luottamuksen rakentaminen fasilitoijaan ja ratkaisujen syntymistä tukevan tilan luominen. Ryhmä tarvitsisi myös tukea siihen, että he pystyvät tämän keskustelun käymään ja löytämään ratkaisun.
Tähän tarvittaisiin dialogia tukevia, yhteiseen päätökseen vieviä menetelmiä. Niiden pitäisi luoda turvallisuutta, tukea osallistujien mahdollisuutta vaikuttaa prosessiin, antaa tilaa sekä vaihtoehtojen tutkimiselle että tunteiden käsittelylle.
Alustavasti nostin työkalupakista:
- ratkaisukeskeisyyden voimavarojen tukemiseen ja keskustelijoiden valmistamiseen
- NVC:n eli rakentavan vuorovaikutuksen tukemaan tunteiden ja tarpeiden sanottamiseen
- dynaaminen fasilitointi voisi toimia vaihtoehtojen luomiseen, huolien käsittelyyn ja vaikutusten puntarointiin
- piirin eli Circle way tarjoaisi elementit pelisääntöihin, kaikkien kuulemiseen, keskustelun hidastamiseen ja vuorovaikutuksen tasapainottamiseen
- suostumuspäätösmenettely sosiokratia S3:n tapaan voisi olla prosessi lopullisen päätöksen tekemiseen
Fasilitoijan omat tunteet
Tämä olisi raskas prosessi myös fasilitoijalle. Keskustelu nostaisi esiin tunteita myös itsessä. Keskittyminen, omien tunteiden tasaaminen ja oikean mielentilan hakeminen ennen jokaista keskustelua veisi tavanomaista enemmän aikaa.
Fasilitoinnin aikana, samalla kun keskittyy ohjaukseen, tulisi säilyä tietoisena omista tunteista. Ovatko omat tunteeni omiani vai heijastanko ryhmän tunteita? Millaiset tunteet tukevat työskentelyä? MItä haluan vahvistaa?
Kun tunteita liikkuu, ne tarttuvat. Omat tunteet pitää pystyä laittamaan hattuhyllylle, jotta voi ottaa vastaan muiden tunteet hyväksyvästi..
Tulisin tarvitsemaan tuekseni oman työnohjaajan, jonka kanssa voisin käsitellä sekä ammatillisia haasteita että omia tunteitani.
Mitä kävi?
Tilaaja ymmärsi hyvin, mitä kaikkea tällainen keskustelu vaatii onnistuakseen. Heille oli tärkeää jokaisen työhyvinvointi. Tämä olisi iso prosessi. Siihen kannattaisi investoida, koska lopulta muu tulisi kalliimmaksi.
Jatkoin suunnittelua joidenkin päivien ajan, kunnes tilaajalta tuli viesti. Tiimi oli yllättäen saanut rahoituksen. Keskustelu voitiin perua. Harvoin olen ollut niin iloinen tilauksen peruuntumisesta. Suunnitteluun käytetty tuntien ajatustyö jäi vahvasti mieleen. Näin vuosien jälkeenkin muistan yksityiskohdat tarkasti. Toivottavasti tästä on jollekin toiselle hyötyä