Strategia etänä vai perinteisesti – Mitkä ovat suurimmat erot?

Korona pakotti muuttamaan keväälle suunnitellut strategiaprosessit etänä tehtäväksi. Viiden laajemman strategiaprosessin etätoteutuksen pohjalta sain oivallisen tilaisuuden vertailla perinteisen ja etätoteutuksen eroja strategian luomisessa.

Etukäteen ajatus strategian fasilitoimisesta pelkästään etävälinein hirvitti, vaikka olin jo aiemmin tehnyt webinaareja ja etäkoulutuksia. Täysin lähityöskentelyssä tapahtuvia laajempia strategiaprosesseja oli tullut tehtyä vuosien varrella yli 25. Tekemisen tavat ja prosessin vieminen eteenpäin olivat hioutuneet vuosien mittaan lähitilaisuuksien maailmaan. Etätyöskentelyssä askarrutti, miten työpajat saadaan toimimaan, miten onnistuu vuorovaikutus, saadaanko haluttuja tuloksia ja miten osallistujat kokevat etätilaisuudet.

Käyn tässä kirjoituksessa läpi perinteisen ja etänä toteutettavan strategiaprosessin erot. Tutkin eroja kahdeksan strategiaprosessin kannalta oleellisen kategorian kautta. Jokaisen kategorian alle tiivistän erot kolmen plussan asteikolla:

• = tyydyttävä 
• + = hyvä taso 
• ++ = erinomainen.    

Aloittaminen

Tärkeä elementti jokaisen strategiaprosessin alussa on, että kaikki osallistujat tuntevat sekä toisensa että mahdollisen ulkopuolisen fasilitoijan. Tuntemus on ensi askel luottamukseen. Porukan tunteminen on tärkeää myös fasilitoijalle. Ensimmäisissä tilaisuuksissa nähdään, minkälaiset työskentelytavat sopivat juuri tälle porukalle. 

Tuntemisen ja luottamuksen synnyttämisessä perinteiset kasvokkaiset tilaisuudet toimivat väistämättä paljon etätilaisuuksia paremmin. Tutustuminen on luonnollisempaa. Näemme toiset elävinä ja hengittävinä ihmisinä. Kuulumiset voidaan vaihtaa ja huumoria heitellä. Osallistujat näkevät fasilitoijan aitona ihmisenä, ja fasilitoija näkee, minkälaisia persoonia ryhmään kuuluu. 

Etänä näiden elementtien välittäminen on mahdollista, mutta sille pitää varata erikseen aikaa. Jos ryhmä tuntee toisensa entuudestaan hyvin, ei strategiaprosessin aloituksessa ole ongelmaa. Tämän näin keväällä yhden täysin etänä toteutetun prosessin kohdalla.

Perinteiset +++ Etä + 

Asiat ja analyyttisyys

Strategiaprosesseissa korostuu analyyttinen ote. Tilannetta ja tulevaisuutta käydään läpi systemaattisin välinein – järjestellen ja etsien olennaisia asioita. Etästrategiaprosessi onkin parhaimmillaan asioiden käsittelyssä, joka onnistuu etäkokouksin ja erilaisia alustoja käyttäen jopa paremmin kuin perinteisessä työskentelyssä. Etämenetelmin asioiden käsittely on nopeampaa, dokumentointi tarkempaa ja edellisten kertojen työstöihin helpompi palata. Etämaailmassa keskusteluissa pysytään yleensä paremmin asiassa. 

Itseni ensin yllätti ja sitten ilahdutti suuresti strategisten analyysien laatu etätoteuksissa. Digitaaliset välineet mahdollistavat monipuolisempien harjoitusten ja työstöjen tekemisen. Lopputulos syntyy, ja strategia on vähintään yhtä laadukas kuin perinteisissä prosesseissa. 

Perinteiset ++ Etätyöpaja +++

Tunteet ja toisten tunteminen

Vaikka strategiaprosessi on älyllinen, ovat tunteet, hetken fiilikset, innostuneisuus, mielenkiinnon kohteet, epävarmuudet ja pelot prosessissa koko ajan läsnä. Tyypillisesti strategiaprosessissa niitä ei käsitellä mitenkään erityisesti, toisin kuin vaikkapa työnohjauksessa tehdään. 

Perinteisissä strategiaprosesseissa tunnepuoli tulee kuitenkin jossain määrin käsitellyksi yhteisten asiakeskusteluiden lomassa. Kasvokkaisissa keskusteluista osallistujat aistivat toisten tunteet. Näin strategian valintoihin, päämääriin ja toimenpiteisiin liittyviä hankaluuksia saadaan käsiteltyä jo prosessin aikana. 

Tunteiden välittäminen on väistämättä etänä toteutettavissa prosesseissa vähäisempää. Vaikka puitteet olisivat optimaaliset, nettiyhteys toimisi häiriöttä, videokuva olisi kirkas ja ääni selkeä, jää  läsnäolosta ja toisten tunteiden tulkitsemisesta silti todella paljon pois.  Tässä voi piillä etänä toteutettavan strategiaprosessin heikkous. Tuleeko tunnepuolta käsiteltyä tarpeeksi? Ongelma korostuu jos osallistujat eivät tunne toisiaan kovin hyvin. Silloin kommunikaatio on varovaisempaa ja enemmän aistittavissa kehonkielestä, mikroilmeistä ja äänenpainoista. Näiden välittämisessä etävälineet ovat vielä kehnoja.

Hankaluus on, että tunteiden käsittelyyn liittyvät ongelmat eivät tule esiin suoraan etänä tehdyssä strategiaprosessissa. Tämä voi aiheuttaa kitkaa myöhemmin strategian käytäntöön viemisessä.  Pelkästään kevään strategiaprosessien perusteella en pysty sanomaan, tuleeko tunnepuoli riittävästi käsitellyksi, vaan sen näyttää vasta tulevaisuus.

Perinteiset +++  Etä +? 

Ajallinen tehokkuus

Kevään tilaisuudet osoittivat, että ajankäyttö on etätyöskentelyn parhaita puolia. Tämä näkyy hyvin kymmenien ihmisten työpajoissa. Perinteiset strategiatyöpajat, tyypillisesti 15-50 henkeä käsittävät tilaisuudet, ovat joko puolen päivän (3-4 h) tai koko päivän (n. 6 tehollista tuntia) pituisia. Niihin sisältyy useita 10-20 minuutin taukoja ja yksi tai kaksi pidempää taukoa lounastamiseen ja kahveihin. 

Suurin säästö tulee puheenvuorojen pituudessa. Etänä puheenvuorot pysyvät tiiviimpinä ja paremmin asiassa. Ja kun yhteen asiaan ei jäädä niin pitkäksi aikaa, ehditään lyhyemmässäkin ajassa käydä läpi enemmän asioita. 

Ajan säästöä tulee myös tauoista. Perinteisissä työpajoissa taukoihin liittyy myös kirjoittamaton sääntö, että mattimyöhäsiä yleensä odotetaan muutama minuutti. ”Kymmenen minuutin tauko” on perinteisissä tilaisuuksissa usein 15-20 minuuttia, etätyöskentelyssä tasan kymmenen. Perinteisissä työpajoissa myös siirtymät pääsalista pienempiin ryhmätyöskentelytiloihin vievät yllättävän paljon aikaa, 5-10 minuuttia per harjoitus. Etänä siirtymät tapahtuvat noin minuutissa. Tämä voi tarkoittaa puolen tunnin säästöä koko työpajan osalta. 

Perinteiset + Etätyöpajat +++

Jaksaminen

Etänä tekeminen on ajallisesti tehokkaampaa. Luonnollisesti se on myös kuluttavampaa. Nopeaa juoksua ei jaksa niin kauan kuin kevyttä hölkkää. Kolme tuntia etätyöskentelyä vastaa 4-6 tuntia perinteistä työskentelyä. 

Työskentely on raskaampaa, kun välissä ei ole yhteisiä lounaita, kahvihetkiä ja vapaampaa jutustelua. Jonkin verran palauttavaa vaikutusta tulee sentään olosuhteista. Etätyöskentelyssä ihmiset voivat enemmän vaikuttaa olosuhteisiinsa. Jokainen voi työskennellä haluamallaan tavalla, istua sohvalla, maata sängyllä, venytellä ja juoda lempikahviaan.

Kuitenkin päivän lopulla ero perinteisen työpajan ja etätyöpajan jälkeen on huomattava, vaikkakin yksilöllistä vaihtelua on. Perinteisistä työpajoista lähdetään usein innostuneena, jopa hieman virkistyneenä, koska vaihtelu arjen työhön ilahduttaa. Strategia-asian lisäksi voi olla kasvanut myös työhyvinvointi. Kontrasti etätyöpajoihin on selkeä, sillä etätyöpajan jälkeen olo on usein hieman väsähtänyt.

Pitkäkestoisempia vaikutuksia jaksamiseen onkin sitten vaikeampi arvioida. Etätilaisuuden jälkeen voi siirtyä heti takaisin työhön, vapaalle tai perheen pariin. Perinteisten työpajojen jälkeen on aina kotimatka, joka voi kestää joidenkin osallistujien osalta tuntikausia autossa, junassa tai lentokoneessa. Etätilaisuuden jälkeen illan saa viettää kotona perheen tai harrastusten parissa. Onkin täysin osallistujakohtaista, onko ilta kotona, kulkuvälineessä tai hotellissa etu vai haitta.  

Perinteiset ++  Etätyöpajat ++

Osallisuus

Strategiaprosesseissa osallisuuden voisi tiivistää ihmisten kokemukseksi siitä, miten paljon he ovat saaneet olla mukana pohdintoja tekemässä ja kuinka hyvät mahdollisuudet heillä on ollut lopputulokseen vaikuttamiseen. Osallisuuden vähentyminen oli suurin huoleni, kun etätyöskentelyihin jouduttiin. Koetan aina vaalia huolellisesti osallisuutta strategiaprosesseissa, koska näen sen erittäin tärkeänä strategian onnistumisen kannalta – ehkä jopa tärkeimpänä. 

Huoleni osoittautui kuitenkin turhaksi. Kevään kokemuksien myötä voin todeta, että etätilaisuuksissa osallisuus toteutuu aivan yhtä hyvin kuin perinteisissä toteutuksissa. 

Ainut miinus ovat tekniset ongelmat. Jos jollain nettiyhteys pätkii tai kone kaatuu kesken kaiken, osallistuminen jää väistämättä vähäisemmäksi. Toisaalta samankaltaisilta ongelmilta ei vältytä perinteisissäkään toteutuksissa. Aina joku on myöhässä, jonkun pitää hoitaa päivän aikana huipputärkeä asia ja jonkun pitää lähteä hakemaan sairastunut lapsi päiväkodista. Erilaisia osallistumisen ongelmia on molemmissa toteutusmuodoissa. 

Kevään tilaisuudet osoittivat, että pahoja teknisiä ongelmia ilmeni harvoin. Pieni kuvan ja äänen tökkiminen on tavallista, mutta ne eivät estä osallistumista. Mieleeni jäi ainoastaan yksi tapaus: koko kevään sadoista osallistujista yksi henkilö jäi pois yhdestä 45 minuutin harjoituksesta, koska hänen koneensa temppuili. Ongelmaprosentti oli lopulta häviävän pieni. 

Näitä pieniä teknisiä haittoja on on hyvä verrata perinteisten tilaisuuksien osallistumisen mahdollisuuksiin. Osallisuutta kun on myös se, miten helppoa tilaisuuksiin on päästä. Helsingissä pidettävään tilaisuuteen on helpompaa osallistua helsinkiläisenä kuin tulla Rovaniemeltä. Etämaailmassa kaikilla on aika lailla samanlaiset mahdollisuudet osallistumiseen. Osallistumisen esteenä ”en tullut, koska se on niin kaukana ja matkustaminen vie niin paljon aikaa” on todennäköisesti monin verroin yleisempi kuin pahat tietotekniset ongelmat. Etäisyyteen osallistumisen esteenä on vain valitettavasti totuttu. Oikein se ei tietenkään ole.

Perinteiset ++ Etä ++

Kustannussäästöt

Etätilaisuuksien ilmeisenä etuna ovat niiden rahalliset säästöt. Ei mene matkakuluja eikä tarvita kahvituksia ja lounaita. Fasilitoijan palkkiokin voi olla pienempi kuin perinteisissä tilaisuuksissa, sillä etätoteutus säästää aikaa, matkustamista ja materiaaleja. Kun myös työntekijöiden aikaa kuluu vähemmän, etänä tehty strategiaprosessi voi olla helposti 50-80 % perinteisiä prosesseja halvempi. 

Perinteiset + Etä +++

Harjoitukset ja dokumentointi

Etäfasilitoinnissa harjoituksien ohjeistamiseen tulee käyttää paljon aikaa ja sen pitää olla todella selkeää. Asiat todella pitää vääntää digitaalisesta rautalangasta, jotta harjoitukset onnistuvat. Tässä suhteessa perinteiset työpajat ovat varmempia. Pahimmillaan löyhä ohjeistus perinteisissä työpajoissa aiheuttaa työskentelyryhmän keskustelun ajautumisen sivuraiteelle tai esimerkiksi liimalappujen värien käyttämistä väärällä tavalla. Tällainen harvoin pilaa kokonaisuutta, koska syntynyt on ainakin keskustelua, useimmiten myös käyttökelpoisia ajatuksia. 

Etätyöskentelyssä puolestaan huono ohjeistus voi kaataa koko harjoituksen. Jos esimerkiksi osallistujan saama linkki työskentelypohjaan ei toimi, tai osallistujan tietokone sippaa kesken eikä linkkiä enää löydykään, hänen osallistumisensa jää kokonaan pois. Lisäksi digitaalisissa työpohjissa pari vahinkopainallusta voi hävittää kaikkien pohdinnat bittiavaruuteen. En ole koskaan kuullut, että lähitilaisuudessa yksittäinen osallistuja kävisi vastaavasti repimässä kaikkien ryhmien fläpit ja laput silpuksi.  

Dokumentoinnin helppoudessa, tarkkuudessa ja jaettavuudessa etävälineet voittavat kisan helposti. Ei tule sekavia fläppitauluja ja irronneita liimalappuja. Ei tule kellekään ylimääräistä työtä kuvien syöttämisestä Wordiin tai Exceliin. Kaikki etäalustoilla tehdyt tuotokset voidaan jakaa muutamassa minuutissa tilaisuuden jälkeen. 

Samoin välineiden monipuolisuus ja mahdollisuudet ovat digialustalla huomattavasti paremmat kuin lähityöskentelyssä. Voidaan siirrellä, äänestää, tuoda kuvia ja infografiikoita sekä hypätä erilaisista harjoituksista toisiin saumattomasti. Nämä tietysti voidaan tehdä myös perinteisin menetelmin, mutta ne vaativat paljon tilaa, aikaa ja valmisteluita, ehkä jopa useamman fasilitoijan. Menetelmien monipuolisuus näkyy parempana pohdinnan laatuna ja ideoiden määränä.

Tietysti alustoihin liittyy tietoteknisiä haasteita verkkoyhteyksien, palvelinten ja selainten osalta, ja lisäksi se normaali syy, että käyttäjät eivät aina osaa käyttää alustoja. Kynä ja paperi ovat kuitenkin kaikille varmasti tuttuja.

Perinteiset ++ Etä ++

Kumpi siis on parempi?

Selvää eroa perinteisten ja etätoteutusten välille ei saada. Molemmissa on puolensa, ja kummallakin tavalla pystytään tekemään onnistuneesti erinomainen strategia. Osallisuus toteutuu molemmissa tavoissa. Nämä ovat tärkeimmät strategiaprosessin tavoitteet. 

Selkeä ero on, että etäprosessit ovat tehokkaita ajan, kustannusten, dokumentoinnin ja menetelmien näkökulmasta. Nopeaa ja laadukasta – hyvin maltillisella resurssien käytöllä. Strategia saadaan aikaan, ja pohdinta voi olla jopa syvempää kuin lähityöskentelyssä. 

Perinteisessä työskentelyssä puolestaan parasta on inhimillinen puoli. Toisten ihmisten tunteminen, luottamuksen synnyttäminen ja tunteiden huomioon ottaminen toteutuvat luontevasti. Inhimillisempi kokemus on varmasti myös vahvempi. Mieleen voivat painua niin erämökki, jossa strategiatyöpaja pidettiin, kuin yhdessä syödyt maistuvat ruoat ja illanistujaisten hauskat kommellukset. Näin strategiaprosessi voi toimia yhteishengen lujittajana. Sinällään kokemuksellinen puoli ei liity suoraan strategiaan tai strategiaprosessiin vaan tulee prosessin sivutuotteena. Luottamusta ja yhteishenkeä voidaan rakentaa yhtä hyvin muissakin yhteyksissä.

Lopulta organisaation tilanne ratkaisee, millainen muoto kannattaa valita. Jos strategiaan liittyy potentiaalisesti inhimillisesti vaikeita tai tunnepitoisia asioita, esimerkiksi organisaation uudelleenjärjestelyjä, toimintojen lakkauttamisia tai irtisanomisia, ovat perinteiset tilaisuudet ylivoimaisia.

Prosessien aloituksessa lähitilaisuus lienee edelleen paras valinta. Monet strategian pohdinta- ja analysointivaiheet voidaan puolestaan aivan hyvin toteuttaa etänä. Se säästää aikaa ja rahaa, ja työskentely on jopa laadullisesti parempaa.  

Kevään kokemusten valossa oma suositukseni on hybridiprosessien käyttö: aloitus perinteisesti, työskentely pääosin etänä ja mahdolliset vaikeat vaiheet lähitilaisuuksina. Näin prosessista tulee resurssien kannalta tehokas, mutta siinä käytetään myös perinteisten tilaisuuksien tuomat mahdollisuudet sitoutumiseen, tunteiden käsittelyyn ja luottamuksen synnyttämiseen. 

Uskon, että koronavuosi muuttaa pysyvästi strategiaprosessien toteutusta. Muutos on ennen muuta etätoteutusten suuntaan. Täysin etänä toteuttava prosessi on aivan mahdollinen muoto, sen olen itse nyt nähnyt. Lähitilaisuuksille on kuitenkin oma tarpeensa ja paikkansa.

Apuja strategiatyöhön

Onko strategian rakentaminen ajankohtaista järjestössäsi? Lataa avuksesi tekemäni käytännönläheinen opas järjestön strategiaprosessiin!