Etätyöpajojen suurin ongelma on luoda samanlainen läsnäolon ilmapiiri ja ja sujuva vuorovaikutus osallistujien välille. Läsnäolo ja sanaton viestintä luovat ison osan vuorovaikutuksen tunnelmasta. Etäosallistuminen jäykistää ja hidastaa vuorovaikutusta merkittävästi. Vaikeuskerroin nousee kaksinkertaiseksi hybridityöpajoissa, joissa osallistujia on sekä paikalla että etänä. Fasilitoinnin tehtävä on taata osallistujille mahdollisimman esteetön kokemus etänä ja läsnä oleville.
Viime syksyn yhdessä haastavimmista työpajoista oli kahden päivän työpaja, jossa oli 10 osallistujaa etäyhteydellä eri paikkakunnilta ja 20 osallistujaa paikan päällä. Tässä kerromme, miten kokemuksesta tuli niin sujuva, että jopa etäosallistujat antoivat kiittävää palautetta.
Koko ryhmän yhteiset keskustelut sekä aloitus
Käytimme piiriä, jotta saimme osallistujat mahdollisimman samanveroisesti keskustelun ääreen. Etäosallistujat näkyivät valkokankaalla. Toinen fasilitoija kuvasi paikanpäällä olevia osallistujia kännykkäkameralla.
Sopivat menetelmät
Menetelmien täytyy olla sellaisia, että etäosallistujat tekevät saman tai lähes saman kuin paikallaolijat. Piirikeskustelu on yksinkertainen, toimiva ja hyvä. Samoin kahvilatyöskentely pienryhmillä.
Ei ”kuuluuko mun ääni?” keskustelua
Piirin keskellä oli hyvälaatuinen etäkokousmikrofoni, joka poimi kaikkien osallistujien äänen. Tätä oli aiemmin käytetty 40 osallistujan piirissä, joten tiesimme mikrofonin toimivan kunhan osallistujat puhuivat normaalilla äänenvoimakkuudella. Hyvä äänentoisto on toimivan etäyhteyden perusta.
Tehtävänannot näkyviin
Varmistaaksemme sekä etäosallistujien että paikanpäällä olijoiden selkeän ohjeistuksen, tehtävänannot kerrottiin ääneen ja kirjoitettiin chattiin tai näytettiin jaetulla näytöllä.
Etäosallistujien muistaminen keskustelussa
Kahdenkymmenen paikanpäällä olevan osallistujan ja 10 etäyhteydellä tulijan tarkkailu näytöltä samaan aikaan on yhdelle mahdotonta. Toinen fasilitoija keskittyi etäosallistujiin. Hän saattoi kohdistaa kysymyksen heille tai poimia puheenvuoropyyntöjä.
Etäkokouksissa käytän käänteistä hiljaisuutta, eli jos on hiljaa se tarkoittaa että on eri mieltä tai ei ole kuullut tehtävää. Siksi alussa sovimme toimintatavoista, että etäosallistujat aina vahvistavat ääneen olevansa samaa mieltä. Näin varmistetaan, että viesti on mennyt perille.
Pienryhmäkeskustelut
Etäosallistujista muodostettiin oma pienryhmä. Se oli teknisesti helpointa. Toinen fasilitoija otti heidät mukaansa ja siirtyi tietokoneen kanssa viereiseen huoneeseen. Tällöin kaikki pienryhmän osallistujat olivat samalla tasolla.
Muistiinpanot näkyviin kaikille
Ryhmämuisti eli fläpille kirjatut keskustelun pääkohdat on fasilitoijan perustyökalu. Se auttaa pitämään keskustelun vaiheet näkyvissä ja vahvistaa kuulluksi tulemista. Fläpille tehdyt muistiinpanot eivät näy etäosallistujille, joten toinen fasilitoija kirjoitti muistiinpanot jaettuun Google Docs -dokumenttiin.
Paikanpäälläolijat näkivät sen valkokankaalta ja etäosallistujat saattoivat seurata joko jaettua näyttöä tai suoraan tiedostoa heille jaettua tiedostoa.
Piirustelimme yhdessä projektin tavoitteen. Vaikka kännykkäkamera tuotiin aivan fläpin viereen, niin kuvasta ei saanut selvää. Tulos valokuvattiin ja lähetettiin osallistujille.
Yksi työskentelydokumentti, jossa on kaikki
Käytimme yhtä Google Docs -dokumenttia, jossa oli kaikki työskentelyyn tarvittava. Päivän ohjelma, etäyhteyksiä hoitavan fasilitoijan puhelinnumero teknisten ongelmien varalta, ennakkoon lähetetyt ohjeet osallistujille ja etäyhteyden linkki.
Kunkin työskentelyvaiheen otsikko, tehtävänannot sekä kohdat muistiinpanoille oli tehty etukäteen. Muistiinpanoja varten saattoi olla ennalta suunniteltu taulukko tai tyhjä tila, jotta ryhmien oli helppo löytää omat paikkansa tiedostossa. Tiedostosta ryhmät näkivät myös muiden tuotokset.
Yhteyksien testaus etukäteen
Yhtenä tämän työpajan teknisenä haasteena oli osallistujien eri organisaatiot, erilaiset palomuurit ja tietotekniset ratkaisut. Tämän vuoksi otimme ennakolta etäyhteyden jokaiseen etäosallistujaan ja testasimme yhteyksien toimivuuden.
Tilaisuuden jälkeen saatu palaute vahvisti päivän onnistumisen:
Fasilitointi visiotyössä toimi hyvin, asiat saivat selkeämmän muodon ja tuntui että tästä päästään konkreettisempaan jatkoon.
Paikalla olleen näkökulmasta oli hienoa, että etänä osallistujat pystyivät myös osallistumaan keskusteluun. Heidät oli siis huomioitu hienosti tilaisuutta järjestäessä.
Toimiva fasilitointi! Selkeä työjärjestys!
Suunnitteletko etätyöpajaa tai hybridityöpajaa?
Lataa tästä avuksesi tekemämme maksuton Pikaopas hybriditilaisuuksien järjestämiseen!
Ota yhteyttä lari(at) osana.fi. Autamme toteutuksessa, ja meiltä saat myös päivän valmennuksen virtuaalifasilitointiin tai parin tunnin etäkoulutuksen.