Kun aihe on monimutkainen, ristiriitainen tai herättää vahvoja tunteita, olen poikkeuksetta käyttänyt dynaamista fasilitointia. Monimutkaisen ongelman tunnistat siitä, kun ratkaisujen ideointi ei tuota riittävän toimivia ratkaisuja. Yhden ratkaisun tullessa esiin huomataan yksi tai kaksi ongelmaa tai huolta, minkä takia se ei toimikaan. Silloin tarvitaan ongelman syvällisempää ymmärtämistä, joka tapahtuu kun ymmärrämme sitä ja ratkaisujen vaikutuksia keskustelun syventyessä. Dynaaminen fasilitointi sopii myös huolten purkuun tai ristiriitojen käsittelyyn.
Työkalu kaikkein vaikeimpiinkin ongelmiin
Dynaaminen fasilitointi on Jim Roughin kehittämä järeä ongelmanratkaisutyökalu. Sillä ratkeaa lähes kaikki ongelmat, vaikka se voikin viedä aikaa. Se auttaa kun koko porukka pitää saada kartalle siitä, mistä on kysymys, ymmärtää monimutkaisia tilanteita ja löytää yhteinen toteutus. Jos olet ihastunut erätauko-dialogin vahvaan kuulluksi tulemiseen, niin dynaaminen fasilitointi lisää tähän järeät keinot kuulla huolia ja päästä niistä yhteisiin ratkaisuihin.
Syvällinen ymmärrys ja yhteisten ratkaisujen luominen vie paljon aikaa. Keskustelun kesto on tyypillisesti 1,5-3 tuntia ja joskus tarvitaan useampia kertoja. Rryhmäkoko on enintään 12 – 16 osallistujaa. Lisäksi tarvitaan paljon tilaa muistiinpanoille. Tiiviimmän yhteisymmärryksen hyödyt näkyvät sitten yhteisymmärryksessä ja toteutuksessa. Menetelmän kehittäjä Jim Rough kuvaa sitä, mitä dynaamisessa fasilitoinnissa parhaimmillaan tapahtuu sydänten ja mielten kohtaamiseksi.
Periaatteessa yksinkertaista
Fasilitaattorin tehtävänä on keskustelun kuluessa kuunnella puhujaa, kannustaa tarkentavin kysymyksin heitä antamaan ratkaisujaan ja kirjata jokainen puheenvuoro yhden tai useamman otsikon alle.
- Havainnot: Kirjaa tähän yleiset havainnot sekä asiat jotka eivät sovi muualle.
- Huolet: Kritiikki, kysymykset.
- Ydinkysymykset: Mistä tässä oikeasti on kysymys?
- Ratkaisuvaihtoehdot: Kaikki keskustelun aikana syntyneet ratkaisuehdotukset.
Haastavaksi menetelmän tekee samanaikainen kuuntelu, kirjaus sekä sen havainnointi, milloin esittää keskustelua syventäviä jatkokysymyksiä ja milloin ei.
Dynaamisen fasilitoinnin alkuvalmistelut
- Tee neljä fläppiä:
- Muotoile ongelma ratkaisukeskeiseksi kysymykseksi ja kirjoita keskustelun otsikko näkyviin.
Dynaamisen fasilitoinnin prosessi
- Kerro prosessin tavoitteena on löytää yhteinen luova ratkaisu. Se voi tuntua välillä oudolta ja vaikealta. Kaikkien näkemystä tarvitaan tämän eri näkemyksistä koostuvan palapelin rakentamiseen. Ole oma itsesi ja osallistu, sillä juuri sinulla voi olla puuttuva pala!
- Kerro oma roolisi neutraalina kirjaajana. Voit kuunnella vain yhtä puhujaa kerralla, joten pyydä jokaista puhumaan vuorollaan. “Jos kirjaan väärin tai jotain puuttuu, saa tulla korjaamaan.“
- Turvallisuus: Jos tarvitsee huutaa, huuda fasilitaattorille.
- Pyydä osallistujilta ratkaisua ongelmaan – ensimmäiset ajatukset ratkaisuista auttavat keskustelun hyvin käyntiin (tarvittaessa ensin oma + paripohdinta jos ei lähde käyntiin).
- Kuuntele jokaista puhujaa loppuun saakka.
- Kirjaa niin paljon kuin ehdit – tarvittaessa kysy tarkennuksia. Muista neutraalius.
- Valitse mielestäsi sopiva kategoria (ei haittaa vaikka menisi väärin).
- Yritä käyttää osallistujien omia sanoja.
- Numeroi puheenvuorot.
- Kun osallistuja esittää ongelman, pyydä ratkaisuehdotusta. Tämä auttaa syventämään keskustelua.
- Kirjaa kritiikki Huolet -fläpille.
- Lopuksi pyydä osallistujia poimimaan ratkaisut – fläpiltä toimivat ideat TAI pyydä ryhmältä toteutuskelpoiset ideat ja kirjaa ne omalle fläpille.
- Jos joku kritisoi poimittua ideaa, kirjaa kritiikki huolet-fläpille ja jatka fasilitointia. Ryhmä ei ollut vielä valmis.
Menetelmän opin dynaamisen fasilitoinnin mestarilta Pepe Nummelta, jonka Fasilitaattorin käsikirjasta voit lukea lisää. Ja paras lähde on Rosa Zubizarretan A practical Guide to Jim Rough’s Choice-Creating process: Dynamic Facilitation Manual