Kutosesta plussaksi eli miten kuusi järjestöä käänsivät yhteistyöllä uhkaavan muutoksen onnistumiseksi

Osanan Petri Toikkanen toimi konsulttina rohkeassa projektissa, jossa opiskelijakuntien yhteistyöllä luotiin aivan uudenlainen opiskelijapalveluiden malli. Miten se onnistui?

Konsultin luotsaamana kohti yhteistä tulevaisuutta

Visio maksuttomasta opiskelijakortista uhkasi ammattikorkeakoulujen opiskelijakuntien toimintaedellytyksiä. Pääkaupunkiseudun opiskelijakuntien keskuudessa syntyi ajatus, että toimintaympäristön muutoksen aiheuttamiin haasteisiin lähdettäisiin vastaamaan keskinäisellä yhteistyöllä. Poikkeuksellisessa projektissa lähdettiin rohkeasti hakemaan aivan uutta, yhteistä tulevaisuutta.

Projektin strategisena päämääränä oli luoda siihen osallistuville opiskelijakunnille yksi yhteinen jäsenyyden malli ja sujuva palvelukokemus. Jäsenyyden tuli toimia sekä livenä, verkossa että mobiilissa, ja sillä tuli olla yhteinen hinta, palvelutarjooma ja kaikille avoin tapahtumatarjonta. Yhteistyön keskeisin tavoite oli opiskelijakunnan jäsenyyden arvon lisääminen.

Osanan Petri Toikkanen valittiin konsultoimaan projektia. Toikkanen on toiminut pitkään opiskelijakuntakentällä ja valmentaa työkseen järjestöjä, erikoistuen strategiseen kehittämiseen. Konsultin tehtävä oli tarkastella projektin kokonaisuutta ja auttaa sitä eteenpäin kohti tavoitteita. Petri työskenteli projektissa 2-3 päivää viikossa osallistuen ohjausryhmän toimintaan, suunnitteluun, kokouksiin ja sisäiseen viestintään. Hän auttoi projektiryhmiä työskentelyssä kouluttaen, sparraten, seuraten keskusteluita ja jäsentäen projektissa kerättyä tietoa ymmärrettävään muotoon. Petri fasilitoi myös useita laajoja työpajoja projektin aikana.

Suurin virhe johti isoon onnistumiseen

Projekti suunniteltiin ensin vietäväksi läpi alle vuodessa, mutta lopulta se kesti vuoden ja yhdeksän kuukautta. Startti oli vauhdikas, ja keskusteluiden ja suunnittelun sijaan keskeistä oli asioiden tekeminen. Virhe aika-arviossa kuitenkin vaikeutti projektin organisointia, kun asioita oli pakko puskea eteenpäin ilman tarkempaa suunnittelua ja pohtimista.

Kuitenkin lopulta epärealistinen aikaperspektiivi on voinut olla keskeinen syy koko projektin onnistumiselle. Heti alusta alkaen alettiin tehdä vauhdilla ja innolla, saatiin ihmiset mukaan ja saavutettiin pieniä voittoja, jotka veivät projektia eteenpäin. Päämääriä pidettiin aktiivisesti esillä koko projektin ajan, mikä auttoi työn suuntaamisessa. Tavoitteet, toimintatavat ja ryhmien organisointi kokivat projektin aikana isoja muutoksia, mutta strategiset päämäärät toimivat kompassina tekemiselle. Projektin loputtua voitiin todeta, että ne myös saavutettiin.

Ketterää ja rohkeaa uuden kehittämistä

Kun ei oikein tiedetä, mitä sisältö ja tavoitteet voivat olla, täytyy edetä ketterästi kokeilujen kautta. Projektissa sopiva suunnittelun aikajänne oli muutama viikko, korkeintaan noin kaksi kuukautta. Ketterän kehittämisen (agile) ajatusmaailman mukaisesti suunnittelussa pyrittiin löytämään vain seuraava etappi, joka suunniteltiin tarkasti.

Projektin aikana koottiin tarpeen mukaan eri työryhmiä, jotka toimivat pääosin hyvin autonomisesti ja itsenäisesti. Ryhmien kokoonpanoihin kiinnitettiin huomiota, ja pyrittiin löytämään jokaiselle sopivat vetäjät. Erityisesti opiskelijakuntien luottamushenkilöt saivat projektista arvokasta johtamiskokemusta. Ryhmien vastuulla oli projektin eri vaiheissa mm. asiakaspalvelun, edunvalvonnan, tutoroinnin, tapahtumien hallinnan, tietojärjestelmien, brändäämisen ja markkinoinnin sekä yritysyhteistyön kehittäminen uuteen palvelukokonaisuuteen liittyen.

Kokeileva ja ketterä tapa vaati projektissa työskenteleviltä paljon kaaoksen sietämistä. Kokeilevuus ja ketterä eteneminen toimivat metodina parhaiten, kun työskentelyryhmät ovat hyvin pitkälti autonomisia ja niissä on riittävästi itseohjautuvuutta. Bisnesmallit ja prosessikaaviot harvoin ratkaisevat asiaa, kun kyse on aivan uudenlaisista toimintatavoista. Keskiössä ovat ihmiset, heidän osaamisensa ja rohkeutensa tehdä päätöksiä. Projektin ohjausryhmän työskentely oli päämäärätietoista, hyvin organisoitua ja johdettua. Tämä synnytti luottamusta muissa ryhmissä, mikä oli olennaista koko projektin onnistumisen kannalta.

Projektista prosessiksi – yhdessä saavutamme enemmän kuin yksin

Kehitys, jossa päämäärät ovat korkealla ja tekeminen merkityksellistä, ei synny koskaan helpolla. Tätä projektia kannattelivat aktiiviset tekijät, visionäärit ja rohkelikot. Projekti onnistui siinä missä sen piti: se käynnisti yhteistyön ja loi perustan tuleville vuosille. Nyt kyse ei ole enää aikataulutetusta projektista vaan pysyvästä toimintatavasta, prosessista.

Projekti on ollut poikkeuksellinen koko järjestökentällä. Poikkeuksellisuutta on ennen muuta vapaaehtoinen heittäytyminen yhteiseen. Ymmärrettiin, että pitkän tähtäimen onnistuminen yhdessä edellyttää hetkellisesti omien lyhyen tähtäimen etujen unohtamista.

Muutoksen vakiinnuttaminen on lähestulkoon aina muutoksen vaikein vaihe. Alunperin Opku6-projektiksi (kuuden opiskelijakunnan mukaan) nimetystä projektista tuli Opku+, ja toiminta on laajentunut jo uusiin opiskelijakuntiin. Jatkossakin on muistettava, että yhteistyön tekeminen monen organisaation välillä on haastavaa. Siksi ihmisten eri opiskelijakuntien hallituksista, edustajistoista ja koulujen opiskelijayhdistyksistä tulee tuntea toisensa ja kokoontua yhteen säännöllisesti keskustelemaan yhteisistä päämääristä ja teoista. Näin luodaan me-henkeä, joka kannatteli Opku6-projektia ja sai aikaan onnistumisen.

Osanalle projekti oli oppimismatka muutosjohtamiseen, ketterään kehittämiseen, palvelumuotoiluun, verkostoyhteistyöhön ja uuden luomiseen. Tästä kokemuksesta ammennamme myös tuleville asiakkaille!