Muutos on jatkuvaa, mutta harvoin helppoa. Muutoksen virta on täynnä erilaisia karikkokohtia. Muutoksen johtaminen on aina prosessi, jossa koskaan ei voi oikein tietää, mitä huominen tuo tullessaan.
Tiivistin alle kymmenen kohdan listan, jolla onnistut järjestöjohtajana muutoksen aikaansaamisessa järjestössäsi. Teen päivittäin töitä järjestöjen muutoksen kanssa ja siltä pohjalta voin luvata, että nämä näkökulmat huomioon ottamalla sinulla on paremmat mahdollisuudet onnistua.
1) Selvitä ja selitä, miksi muutos on tarpeellinen
Jokainen muutos tarvitsee perustellun syyn. Muutos muutoksen vuoksi on vain uuvuttavaa. Täytyy pystyä vastaamaan kysymykseen: miksi tämä muutos on tarpeellinen? Huolellisesti perusteltu tarkoitus on muutoshankkeen lähtökohta ja aloituspiste. Epämääräinen tarkoitus on yhtä kuin muutoksen epäonnistuminen – aina.
2) Tee raakarehellinen analyysi
”Tosiasioiden tunnustaminen on kaiken viisauden alku”, totesi presidentti Paasikivi aikoinaan. Järjestön omat vahvuudet ja heikkoudet täytyy punnita tarkoin, eikä niitä saa sekoittaa keskenään.
3) Unelmoi visio, kirkasta tavoitteet
Millaista tulevaisuutta tavoittelemme 3-5 vuoden säteellä? Visio ei ole koskaan valmis. Jatkuva keskusteleminen siitä on muutoksen johtamisen ytimessä. Voimallisen vision lisäksi tarvitaan selkeät strategiset tavoitteet: mitä aiotaan saavuttaa 6 – 24 kuukauden ajanjaksolla. Tekeminen, organisointi ja resurssit määritellään näiden tavoitteiden mukaisiksi.
4) Kiihdytä nopeasti
Muutos tulee käynnistää rivakasti. Täytyy koota nopeasti muutosorganisaatio ja aloittaa työ. Suunnittelemaan ehtii myöhemminkin. Ensi vaiheessa riittää, että on vain muutama etappi, joita kohti lähdetään työskentelemään. Nopea toiminta ei saa tarkoittaa sähläämistä, mutta kaaoksen sietoa se taatusti tarkoittaa.
5) Rakenna ketterä muutosorganisaatio
Muutosta on johdettava. Rakenna sitä varten ydinryhmä, 5-8 henkeä. Se voi olla olemassa oleva elin, kuten hallitus tai johtoryhmä, mutta erillinen porukka usein fokusoi huomion paremmin. Ydinryhmästä nimetään liideri, projektipäällikkö ja sparraaja. Liideri pitää lipun ja tunnelman korkealla, maalaa visiota ja käy uupumatta keskusteluja ihmisten kanssa. Projektipäällikkö hoitaa viestinnän, kokoukset, aikataulutukset, muistiot ja taustapaperit. Asiat etenevät projektipäällikön hyppysissä. Sparraaja katselee muutosta ulkopuolisen silmin, kyselee, keskusteluttaa ja tuo tietoa ja välineitä muutoksen tueksi.
6) Hallitse nopeutta
Isoa muutosta ei tehdä muutamassa viikossa. Liian kovat tavoitteet vaarantavat koko muutoksen. Nopeita voittoja tarvitaan, mutta toisaalta täytyy kestää myös kitkaa ja hitautta, joita muutokseen aina liittyy. Viisasta johtamista on fokusoida tarkasti resurssien käyttö. Johonkin panostetaan, painetaan kaasua, joissain osissa edetään hitaalla kaasulla ja joissain käsijarru pidetään päällä toistaiseksi. Jarruakin tarvitaan, jos vauhti uhkaa jossain osassa käydä liian kovaksi.
7) Luo jatkuvaa keskustelua
Muutos tarvitsee jatkuvaa keskustelua. Niin alussa kuin matkan varrella. Muutoksen johtajien tulee luoda paikkoja, joissa kaikki pääsevät käymään keskustelua muutoksen tarkoituksesta, visiosta, tavoitteista sekä konkreettisista toimintakeinoista ja -tavoista. Nyrkkisääntönä: keskustelua ei voi olla liikaa, mutta tosi usein sitä on liian vähän.
8) Laajenna seurakuntaa
Koska tulevaa ei koskaan voi luotettavasti ennustaa, muutos on aina enemmän tai vähemmän uskon asia. Pieni joukko on yleensä tosiuskovaisia, osa uskoo epäillen ja osa ei usko lainkaan tai uskoo johonkin muuhun. Levitä siis sanaa seminaareissa, kokouksissa, palavereissa ja sähköisissä kanavissa. Kertaa, selitä, opeta. Laita tosiuskovaisten porukka lähetystyöhön. Mitä enemmän seurakunnassa on vahvasti uskovia, sitä paremmat mahdollisuudet on muutoksen onnistumiselle.
9) Anna vapaus toimia, kulje rinnalla
Muutos ei synny pienellä porukalla eikä edes komitealla. Muutoskuormaa lapioidaan parhaiten porukoissa. Jokaisen ryhmän täytyy itse ottaa vastuu. Anna ryhmien asettaa itse tarkemmat tavoitteet ja päättää toimintatapansa. Näin syntyy itseohjautuvuutta. Älä kuitenkaan jätä heitteille. Anna tukea, kouluta ja pidä huolta, niin ryhmät voivat turvallisesti edetä muutosvirrassa.
10) Vaali uutta tilaa
Kun muutos on saatu liikkeelle, muutos on nähtävissä ja koettavissa, se ei silti tarkoita, että uusi tila olisi vakiintunut. Uutta tilaa täytyy vaalia ja kannatella pitkään, että tila vakiintuu uudeksi vakiotilaksi. Keskusteluja täytyy jatkaa ja tarkoitukseen palata. Ihmisten muisti kun on monesti kovin lyhyt. Muistuta siis kaikkia saavutuksista. Ja muista, että sinnikkyyttä tarvitaan kaikkien isojen muutosten kanssa. Muutostyö ei ole koskaan helppoa.
Seuraavissa kirjoituksissa käsittelen muutoksen onnistumistekijöitä tarkemmin. Annan konkreettisia esimerkkejä ja välineitä, joilla onnistumista edesautetaan.