Fasilitoin erilaisia työpajoja työkseni ja pohdin usein, miten varmistaa, etteivät äänekkäimmät vie pienryhmässä tilaa muilta. Tarkkailen ryhmiä nähdäkseni, käyttääkö joku paljon puheenvuoroja ja osallistuvatko kaikki tasapuolisesti keskusteluun. Kun ryhmiä on paljon, kaikkien tarkkailu ja tilanteen kannattelu on mahdotonta. Toisaalta olen fasilitoinut useita kymmeniä strategiaprosesseja, joissa keskustelu ei tahdo nousta strategian vaatimalle ison kuvan tasolle, sillä osallistujat haluavat keskustella käytännön työstä. Tässä työpajassa tarkkailin osallistujien keskustelua ja oivalsin, miten nämä molemmat haasteet selätettiin valitulla menetelmällä. Avaan tässä kirjoituksessa arvostavaa haastattelua (appreciative inquiry) menetelmänä fasilitoijan havaintojen kautta.
Arvostava haastattelu on menetelmä, jossa jokainen osallistuja kertoo tarinoita omasta työstään ja toiveistaan. Ryhmän toinen jäsen toimii haastattelijana ja kysyy tarkentavia kysymyksiä. Kolmas kirjaa ja huolehtii ajasta. Tavoitteena on, että asiat nousevat käytännön työstä, mutta ne kirjataan ylös tulkinnan ja syvemmän yhteenvedon kautta. Kirjureita käyttämällä saamme laadukkaita kirjauksia, jotka kiteyttävät tarinaa toivotulla tavalla.
“Ja siis hienointa siinä ehdottomasti oli, kun tilaisuuden jälkeen Aluehallintoviraston edustaja tuli juttelemaan. Hän kertoi seuranneensa meidän julkaisuja jo pidempään ja tuli pyytämään meiltä koulutusta heidän henkilökunnalleen”
Jolloin kiteytys on: Olemme arvostettu toimija. Asiantuntemuksellemme on kysyntää.
-kuvitteellinen esimerkki
Rooleissa toimiminen tuo olennaisen esiin
Kun kirjuri keskittyy kiteyttämään olennaisen, saamme laadukkaampia kirjauksia ja tulkinnan tarve vähenee, kun kaikkea tätä materiaalia työstetään eteenpäin. Näin vältytään meille kaikille tutulta tilanteelta, jossa työpajassa eteemme tulee liimalappu, jossa on kaksi sanaa ja jonka ajatuksesta emme saa ollenkaan kiinni.
Haastateltava saa keskittyä tarinaansa ja kokemukseensa. Työpajassamme jokaiselle oli varattu aikaa haastateltavana olemiseen maksimissaan 20 minuuttia. Pohdin (ja osallistujat selvästi pohtivat myös), onko aikaa jopa liikaa, mutta haastateltavien “Ja nyt muistinkin, että….” sekä “Nyt kun oikein mietin sitä tilannetta, niin….” -alkuiset puheenvuorot muistuttivat, että aikaa pitää olla niillekin asioille, jotka nousevat pohdinnan kanssa mielestä. Useinhan meillä on työpajoissa vähän kiire ja kirjaamme ylös vain ne itsestään selvimmät ajatukset.
“Minusta tuntui hyvältä, kun olit niin kiinnostunut minun tarinastani ja kyselit siitä lisää”
työpajan osallistujan kommentti toiselle
Haastattelijalla on myös tärkeä rooli. Toisaalta kuunnella, toisaalta kysyä, tarkentaa ja yhteenvetää. Olla läsnä, jotta tarinankertoja saa kertoa tarinansa jollekulle ja pohtia, mitä tämä oikeasti tarkoitti.
Ryhmän roolit vaihtuvat niin, että jokainen on jokaisessa roolissa ainakin kerran. Ryhmän koko voi olla kolme henkeä tai enemmän riippuen ryhmästä. Pieni ryhmä työskentelee lyhyemmässä ajassa, mutta joskus tarinoiden kuuleminenkin on arvokasta.
“Parasta tässä oli, kun kuulin miten kollegat hahmottaa. “Ai sä ajattelet sitä noin, tuolta kantilta”, kun itse on ajatellut jotenkin muuten. Itselläni lisääntyi ymmärrys, miten näitä asioita hahmotetaan”
Tasapuolinen yhteenveto onnistuu kirjauksien pohjalta
Haastattelujen jälkeen materiaalista muodostetaan yhteistä käsitystä. Meillä oli kaksi tarinaa, nykytila ja toivottu tulevaisuus, joten ryhmiäkin oli kaksi. Tällaisessa tilanteessa, jossa materiaalia on paljon, annan usein osallistujille ohjeeksi ensin tutustua materiaaliin ja tehdä poimintoja: mikä on oleellista, mikä toistuu, mikä on erityisen mielenkiintoista. Poimintojen jälkeen ryhmän tehtävä on muodostaa tiivistys ja kiteytys materiaalin sisällöstä. Olen huomannut tämän toimivaksi, koska näin ryhmä tutustuu koko materiaaliin (osa liimalapuista on toisesta ryhmästä eikä tarinoita niiden takana ole kuultu) ja saa sisällön tiivistettyä. Jos lappuja on paljon, tiivistyksen aloittaminen voi olla hankalaa, kun ei tiedä, mihin tarttua ensiksi.
Tarinoista tehtyjen muistiinpanojen kautta työskentely pitää huolen, että työstettäessä käsitellään koko ryhmästä nousseita ajatuksia. Niitä yhteenvetäessä toki voi käyttää valtaa yli toisten mielipiteiden ja on mahdollista nostaa omat laput esiin. Toisaalta omat laput ovat yleensä ne, jotka on itse kirjoittanut jonkun toisen tarinasta. Tarinan kertoja ei tiedä, mitkä laput on nostettu hänen tarinastaan ja miten hänen tarinansa on sanoitettu.
Ryhmät työstivät yhteenvetoja intensiivisesti puolen tunnin ajan. Tavoitteena ei ollutkaan saada valmista, sillä pienryhmä ei voinut tehdä päätöstä kaikkien puolesta. Pienryhmät esittelivät tuotoksensa ja keskustelimme niistä yhdessä. Yhteenvedossa nousi esille, miten yhteneväiset ajatukset kaikilla lopulta oli. Ne asiat, jotka koettiin toiminnan ytimeksi, olivat myös asioita, joihin haluttiin panostaa ja joita haluttiin kehittää tulevaisuudessa.
Vaikka ryhmät olivat koostaneet omat tiivistyksensä, silti fasilitoijana teen omat muistiinpanot yhteenvedosta. Tämä auttaa minua ymmärtämään laajemmin, mitä asioilla tarkoitetaan. Tästä on suuri apu tuotoksia puhtaaksi kirjoittaessa. Tässä vaiheessa kaikki ryhmän jäsenet saavat keskittyä keskusteluun ja voin poimia huomioita keskustelusta. Kun tulevaisuusryhmä esittelee tuotoksensa viimeisenä, keskustelu ohjautuu luonnostaan tulevaan ja siihen, mitä halutaan tehdä. Tästä pystyin poimimaan sellaisia seikkoja, jotka osallistujat halusivat viedä käytäntöön ja joita ei ollut kirjattu minnekään papereille.
Haastattelumenetelmä nosti keskustelun strategian tasolle
Työpajan tuotoksia puhtaaksi kirjoittaessani mieleeni palasivat arvostavan haastattelun neljä vaihetta, Discovery (tunnistaminen), Dream (unelmointi), Design (suunnittelu) ja Destiny (lopputulos). Olimme panostaneet vain kolmeen ensimmäiseen, koska optimistina fasilitoijana ajattelin, että emme ehdi viimeiseen vaiheeseen eli konkretiaan. Kuitenkin ryhmän yhteinen ymmärrys ja tahtotila nostivat esille useita askeleita, joita tulevaisuudessa ottaa.
Lopulta olimme kolmessa tunnissa saaneet aikaan laadukkaat luonnokset toiminnan ytimestä (perustehtävä ja arvot), toivotusta tulevaisuudesta (visio) sekä tulevista askeleista (toimenpiteet). Itseni yllätti se, miten merkittäviä asioita strategian kannalta saimme koottua tässä ajassa. Ja nimenomaan sen tason asioita, joita strategiatyöpajoissa on usein kaikkein vaikeinta muodostaa ja sanoittaa.
“Parasta päivässä oli, että liikuttiin oikealla tasolla. Puhuttiin meidän työstä ja siitä miten me sitä tehdään”
-osallistujan palaute
Arvostava haastattelu on kyllä huikea. Tässä linkki kirjoittamaamme käsikirjaan, jos haluat itse käyttää menetelmää omissa työpajoissasi.