Mäntsälän kunta lähti rohkeasti visioimaan yhdessä asukkaiden ja päättäjien kanssa uutta kirjastoa. Lähdetiin siis samalle linjalle kuin Helsingin keskustakirjasto Oodissa, jossa käyttäjät otettiin vahvasti mukaan tuottamaan ideoita ja osallistumaan suunnitteluun. Myös Mäntsälässä haluttiin varmistaa, että tuleva kirjasto palveluineen vastaa parhaalla mahdollisella tavalla käyttäjien tarpeisiin ja toiveisiin. Siksi käynnistettiin Unelmoidaan uudesta -hanke.
Kuntapäätöksenteossa on poikkeuksellista, että samassa keskustelussa on kuntalaisia, päättäjiä ja viranhaltijoita. Vuorovaikutus synnyttää ymmärrystä, ajattelun kehittymistä ja luottamusta.
“Se, että virkahenkilöt keskustelevat päättäjien kanssa jo ennen kuin päätösesitys on valmis, on uutta ja toimii. Mitä paremmat keskusteluyhteydet on, sitä helpompi on saada asioita aikaan.”
Vuokko Leirimaa, Mäntsälän hyvinvointipäällikkö
Unelmoidaan uudesta eli suosituksia päättäjille
Mistä kaikki sitten oikein alkoi? Syyskuussa 2021 tehdyssä valtuustoaloitteessa pyydettiin Mäntsälän kunnanvaltuustoa aloittamaan selvitystyö kirjaston siirtämisestä väljempiin tiloihin. Mäntsälän kirjasto on toiminut nuorisotiloiksi tarkoitetuissa tiloissa väliaikaisesti vuodesta 1993 ja se oli vuonna 2021 asukaslukuun suhteutettuna Suomen pienin kirjasto. Jotta uusi kirjasto vastaisi mahdollisimman hyvin käyttäjien tarpeita ja toiveita, käynnistettiin Mäntsälässä AVIn rahoittama Unelmoidaan uudesta -hanke.
Unelmoidaan uudesta -osallisuusprosessin kokonaisuus muodostui työpajoista ja verkkokyselystä. Lähtökohtana oli, ettei nyt ei tarvitse suunnitella uutta kirjastorakennusta tai vanhojen tilojen peruskorjausta. Osallistujien ei siis tarvinnut olla rakentamisen tai suunnittelun ammattilaisia, vaan tunnistaa kuntalaisten tarpeita ja toiveita kirjaston käyttöön liittyen. Työskentelyn tulokset ovat jatkossa tilasuunnittelun tukena ja ohjenuorina.
Työskentelyyn osallistuneilla kuntalaisilla oli monipuolisia, oivaltavia ja toteuttamiskelpoisia ajatuksia ja ideoita. Laajan verkkokyselyn erilaiset kuntalaiset kokoontuivat kumppanuuspöytään. Ideoiden ja rajoitusten pohtiminen yhdessä tähtäsi siihen, millainen olisi juuri Mäntsälään sopiva ja kuntalaisia parhaalla mahdollisella tavalla palveleva unelmien kirjasto ja kohtaamispaikka. Lopputuloksena syntyi suositus päättäjille. Näin päätöksenteko jäi päättäjille ja varsinainen suunnittelutyö arkkitehdeille ja muille ammattilaisille.
Miten kuntalaiset saatiin niin hyvin mukaan?
1. Osallistumisen vaikutus oli selkeä
Osallistumisen selkeä taso tarkoittaa, että osallistua ymmärsivät alusta lähtien miten ja mihin he voivat vaikuttaa ja mihin eivät. Selkeät rajaukset ja tavoitteet auttavat osallistujia ymmärtämään rajaamisen syitä ja helpottavat työn hallintaa.
Jotta tämä oli mahdollista osallistujien kanssa, oli rajoista ja tavoitteista ensin yhteinen käsitys viranhaltijoiden, päättäjien ja johdon kanssa. Näin samalla tuotoksista on hyötyä ja ne voidaan sitoa muihin päätöksenteon prosesseihin.
On myös hyvä muistaa, että osallistumisen taso vaikuttaa aina myös siihen, millainen kumppanuuspöytä tulee olemaan ja kuinka paljon siihen menee aikaa ja resursseja.
2. Aloitus tarpeeksi aikaisin
Osallisuusprosessin aloitus tapahtui jo hyvissä ajoin ennen kuin mitään suunnitelmia oli tehty. Näin pystyttiin keskittymään kuntalaisten asiantuntemukseen eli heidän tarpeidensa kartoitukseen ennen kuin esimerkiksi uuden kirjaston sijainti tai budjetti olisi tuottanut omia rajoituksiaan.
3. Osallisuusprosessia tuettiin kunnan tasolla
Osallisuusprosessin suunnittelun ja toteutuksen työryhmässä olivat mukana kirjastotoimen johtaja, sivistystoimen johtaja ja kunnan tiedotuspäällikkö ja Osanan valmentajat. Mukana oli siis verkostoa, osallisuusasiantuntijuutta, paikallistuntemusta, päätösvaltaa ja viestintäkeinoja.
Monet osallisuusprosessissa esiin nousseet teemat olivat sellaisia, joihin yksittäisellä viranhaltijalla tai asiantuntijalla ei ollut valmiita vastauksia. Siksi pienen moninäkökulmaisen työryhmän keskustelussa pystyttiin ratkomaan näitä kysymyksiä yhdessä sekä luomaan uutta.
Mikä on kumppanuuspöytä?
- Kumppanuuspöytä on perinteistä parlamentaarista päätöksentekoa tukeva, kuntalaisten osallisuutta lisäävä toimintatapa.
- Kumppanuuspöydässä kuntalaiset kokoontuvat ratkaisemaan ongelmaa tai kehittämään haluttua asiaa neutraalien fasilitojien tuella.
- Kumppanuuspöytään voivat osallistua esimerkiksi asukkaat, yrittäjät, yhdistykset, kylien edustajat, viranhaltijat ja luottamushenkilöt.
- Kumppanuuspöytä voi toimia esimerkiksi vuosi kerrallaan tai se voidaan koota ratkaisemaan tiettyä asiaa.
- Lähde: Kumppanuuspöydän rakennusopas, Kuntaliitto
Miten autoimme onnistumisessa?
Osanan Tanja Korvenmaa ja Lari Karreinen olivat kokonaisvaltaisesti mukana kumppanuuspöydän tekemisessä. Laajassa kokonaisuudessa olivat myös Osanan ammattilaisten taidot ja osaamisalueet tavoitteiden asettamisessa, osallistujien kutsumisessa, tehtävänannon rajauksessa, kyselyjen tekemisessä, tulosten visualisoinnissa, fasilitoinnissa ja viestinnässä.
“Osallistujille tuli olo, että he ovat etusijalla ja ovat turvassa. Ohjasitte olematta ohjaajia.”
Palaute osallistujalta
Olennainen lähtökohta onnistumiselle oli siinä, että Osana oli ja on neutraali osapuoli. Lähtökohta mahdollisti eri näkökulmien tuomisen samaan keskusteluun sekä ohjaamaan syvemmän yhteisymmärrykseen muodostamiseen.
Työssämme keskeistä oli selkeän prosessinhallinnan suunnittelu ja sen kuljettaminen alusta loppuun. Aluksi loimme prosessille rakenteen ja ylläpidimme tekemisen rytmiä kysyen välillä palautetta työryhmältä.
Järjestimme ja fasilitoimme keskustelutilaisuudet. Kuuntelimme virkahenkilöitä ja päättäjiä, jotta tuloksesta olisi mahdollisimman paljon hyötyä. Samalla koko ajan huolehdimme, että osallistuminen on mahdollista erilaisille ihmisille.
Autoimme suuren tietomäärän muotoilemisessa nopeasti ymmärrettävään muotoon. Lopuksi neutraalina osapuolena esittelimme kumppanuuspöydän suosituksen valtuuston kokouksessa.
Katso Kirjasto yhteisen päätöksenteon edistäjänä -webinaarin tallenne.
Kirjasto yhteisen päätöksenteon edistäjänä -webinaarissa 7.6.2023 kerroimme, millainen täydentävä demokratian muoto on kumppanuuspöytä ja miten hyödyntää sitä kirjastossa. Katso tallenne ja saat 5 vinkkiä:
– kuinka tavoitat erilaisia osallistujia
– miten viestit osallistujille mihin he voivat vaikuttaa ja mihin ei
– kysytkö mielipiteitä vai teettekö yhdessä päätöksen
– miten saat kaikki mukaan keskusteluun
– miten varmistetaan nopeasti, että yhteinen päätös on kaikkien hyväksymä
IAP2 ja julkisen osallisuuden periaatteet
Osanan ammatilaiset ovat käynet IAP2-koulutukset ja samalla sitoutuneet omassa työssään IAP2 ammattilaisten periaatteisiin.
Mistä IAP2-järjestössä on kyse?
- IAP2 – International Association of Public Participation on merkittävin julkisen sektorin osallisuutta ja vuorovaikutusta kehittävä kansainvälinen järjestö maailmassa.
- IAP2:n missio on edistää kansalaisten osallistumista ja yhteisön sitoutumista julkiseen päätöksentekoon.
- Järjestö ylläpitää osallisuuden ja vuorovaikutuksen kehittämisen ammattilaisten verkostoa, laatii julkaisuja, tarjoaa koulutusta osallisuusalan ammattilaisille.
- Aktiivista toimintaa on eniten Australiassa, Aasiassa, Kanadassa, Latinalaisessa Amerikassa, eteläisessä Afrikassa ja Yhdysvalloissa.
Tutustu IAP2:n palkitsemiin parhaisiin vuorovaikutusprosesseihin!