Onnistunut rekrytointi – innokas vapaaehtoinen

Olen huomannut muutaman keinon, joilla vapaaehtoiset saisivat mielekkäitä tehtäviä itselleen hoidettavaksi niillä resursseilla, mitä heillä on käytettävissä. Rekrytointi on tässä kaiken a ja o.

Määrittele mihin tehtävään järjestö tarvitsee vapaaehtoisen

Määrittele ensin itsellesi mihin tehtävään tarvitset henkilön. Rajaa tehtävä niin hyvin kuin pystyt ja määrittele myös mitä tehtävään ei kuulu. Pitääkö henkilön myös edustaa keskusjärjestön tapaamisissa ja pitääkö hänen vastata kaikkiin tukipuheluihin ympäri vuorokauden? Todennäköisesti ei. On aika iso helpotus myöntää, että näitä ei tarvitse hoitaa vaan tekijä saa luvalla jättää nämä tekemättä ja ohjata ne toiselle henkilölle.

Määrittele mitä tehtävä sisältää ja paljonko se vie aikaa

Seuraavaksi pitää määritellä paljonko aikaa tehtävä vie ja minkä luontoista se on. Iltatyö, päivätyö, joka viikko, kerran kuussa jne. Tässä kohtaa opit tuntemaan tehtävän niin hyvin, että tiedät miten vastaat innokkaalle hakijalle, joka ei pääse tiistai-iltaisin koska silloin on hänellä on jumppatunti ja torstaisin laulukerho.

Selvitä mitä vapaaehtoinen haluaa

Oli sitten hakijoita yksi tai monta, heidät pitää haastatella. Haastattelu on tärkeä siksi, että jokaisella on omat käsityksensä tehtävästä sen lyhyen markkinointitekstin perusteella. Jokaisella on myös omat intressit ja oma elämä ja ehkä päivätyökin, minkä päälle kyseinen vapaaehtoistyö tulee. Juttele siis kaikkien kanssa ja selvitä mitä he haluavat saada tehtävästä. Kerro mitä sinulla on tarjottavana ja kysele miltä se kuulostaa. Käy kauppaa hakijan kanssa tehtävistä ja ajanjaksosta jotta saatte molemmat käsityksen siitä, missä kysyntä kohtaa tarjonnan. Tällä varmistetaan, että oikea henkilö löytyisi oikeaan tehtävään. Ja kun tämä kultainen lause toteutuu, toiminta kukoistaa.

Tunnusta itsellesi, että kaikille ei välttämättä löydy tehtävää

Saatat joutua tilanteeseen missä hakijalle ei vaan löydy tekemistä. Tarvitset tekijöitä tiettyihin tehtäviin ja soveltaen voit keksiä vähän muitakin tehtäviä. Ei ole väärin todeta hakijalla, että tällä kertaa emme voi tarjota sinulle sopivaa tehtävää. Mitä jos sen sijaan ohjaatkin hakijan kollegalle tai naapuri yhdistykselle ja teet heidän rekrytointia helpommaksi?

Älä ota ketä tahansa

Huonosti motivoituneen henkilön valitseminen on aina huono ratkaisu. Se ei tuo lisää resursseja, vaan vähentää niitä, kun henkilöä pitää jatkuvasti ohjata ja kannustaa eteenpäin.

Ryhmässä huomataan nopeasti henkilön huono motivaatiotaso ja hänen innon puute heijastuu herkästi koko ryhmään. Taitava rekrytoija osaakin tunnistaa hakijan motivaation ja voi todeta heti alussa, että sinulle ei löydy sopivaa tehtävää tällä kertaa.

Vaikka paniikki iskisi, kun ketään ei löydy, niin silti ei kannata valita ketä tahansa. Jos tehtävä on oikeasti tärkeä toiminnan jatkuvuuden osalta, mutta huolimatta siitä sopivia hakijoita ei löydy, voi sen tulkita indikaattorina, että tehtävä ei ehkä ole tarpeellinen. Tämä ajatus ei päde ihan kaikkiin tehtäviin, mutta sitä kannattaa silti pohtia.

Oikean henkilön löydettyäsi olet voiton puolella. Hyvin tehty! Ilon saa jakaa järjestössä ja esitellä uusi tulokas muille. Nyt alkaa sitten se varsinainen työ kun henkilö pitää perehdyttää ja kouluttaa tehtävään, puhumattakaan henkilökohtaisten tavoitteiden asettamisesta. Vasta sitten hän pääsee tarttumaan itse tehtävään.

-Maya-