Open Space Technology (OST) on minimalistinen ja erittäin vaikuttava menetelmä polttavien kysymysten käsittelyyn isossakin ryhmässä. Se avaa tilaa itseohjautuvuudelle ja tuo esiin osallistujien halukkuuden ottaa vastuuta itse tärkeiksi katsomistaan asioista.
OST:n synty
Open Space Technology (OST) on oikeastaan kokonainen elämänfilosofia, jonka on kehittänyt johdon konsultti Harrison Owen. Menetelmä on erittäin minimalistinen ja sen tarina menee näin: Owen innostui aikoinaan järjestämään mittavia organisaatioiden transformaatioon liittyviä seminaareja korkean tason johtajille ja tutkijoille. Palautetta kysyessään Owen sai kuulla, että parasta seminaareissa olivat kahvitauot. Owen hämmästyi. Kaiken sen vaivan ja organisoinnin jälkeen osallistujat pitivät eniten ajasta, jolloin he saivat olla vapaasti ja puhua kenen kanssa halusivat. Owen päätti karsia kaiken ylimääräisen. Hän ymmärsi, että seminaari voisi toimia kuten vilkas tori: kukaan yksittäinen taho ei organisoi toimintaa, mutta jokainen saa mitä haluaa.
Seminaari ilman valmista ohjelmaa
OST aloitetaan yhdessä tyhjän agendan edessä. Aluksi fasilitoija kertaa toimintaperiaatteet ja päivän ohjelma rakennetaan yhdessä. Valmista ohjelmaa ei siis ole, vaan pelkkä tyhjä aikataulukehikko, johon on merkattu aikaikkunoita eli ehdotuksia pienryhmien kokoontumisajoista ja -paikoista. Ainoastaan mahdolliset yhteiset ruokailuajat on merkattu aikatauluun.
Jokainen osallistuja voi kutsua koolle minkälaisen keskustelun tahansa, pitää esitelmän, kysyä kysymyksen tai vaikka ehdottaa kävelyretkeä. Agenda on vapaa, kunhan se liittyy käsillä olevaan koolle kutsuvaan kysymykseen ja paikalle kokoontuneeseen porukkaan. Hyvät aloitteet ovat sellaisia, jotka polttelevat vatsanpohjassa ja ilman niiden esiin nostamista olisi kurja lähteä kotiin. Kun osallistujat ovat esitelleet aloitteensa ja niiden käsittelylle on löydetty alkamisajat ja -paikat, fasilitoija avaa tilan. Hyvin pian yhteinen huone tyhjenee ja tohina alkaa pienryhmissä.
Koska on aika avata tila?
Ensikertalaisesta voi tuntua todella pelottavalta järjestää tapahtuma ilman puhujia ja aikataulua. Kuka muka tulee paikalle, jos esimerkiksi keynote-puhujaa tai valmista ohjelmaa ei ole? Vaikka puhujia ja luentojakin voi olla mukana, OST:n keskeinen tekijä on sen koolle kutsuva kysymys, eli aihe, jonka vuoksi osallistujat on kutsuttu paikalle. Open Space kirjaimellisesti avaa tilaa kohtaamiselle, taitojen jakamiselle, ratkaisujen keksimiselle ja vastuun ottamiselle juuri koolle kutsuvaan kysymykseen liittyen. OST kannattaa järjestää ainoastaan sellaisessa tilanteessa, jossa tarvitaan muutakin kuin tiedon vaihtoa. Silloin, kun aihe on polttava, ratkaisua ei voi määritellä etukäteen ja on tärkeää, että jokainen osallistuja pääsee vaikuttamaan ja sitoutuu lopputulokseen.
Toimintaperiaatteet auttavat olemaan läsnä tässä ja nyt
OST:n viisi toimintaperiaatetta auttavat osallistujia tarttumaan hetkeen. Periaatteet ovat:
1) Aiheen käsittely alkaa silloin kuin alkaa. (Koollekutsuja on vastuussa aiheen käsittelyn aloittamisesta ilmoitettuun aikaan. Tämän voi käsittää myös niin, että juuri nyt on oikea hetki tehdä kyseessä olevalle asialle jotain – ei huomenna eikä eilen, vaan nyt.)
2) Aiheen käsittely loppuu, kun sitä on käsitelty tarpeeksi. (Aikaa voi mennä vähän tai paljon riippumatta aiheen käsittelyyn varatusta aikaikkunasta.)
3) Juuri tämä paikka on oikea paikka aiheen käsittelyyn. (Paikka myös vaihtua keskustelun aikana. Aikaansaaminen ei ole paikasta kiinni.)
4) Paikalle tulevat juuri oikeat ihmiset. (Luottamus siihen, että ne, joita asia kiinnostaa ja joilla on jotain annettavaa, hakeutuvat kyllä paikalle ja heillä on myös mahdollisuuksia tehdä asialle jotain.)
5) Se, mitä tapahtuu, on juuri se, mitä pitääkin tapahtua (Ja jokaisella osallistujalla on valta vaikuttaa siihen, että tapahtuu juuri oikeita asioita).
Ratkaiseva tekijä OST:ssä on sen ainoa laki, liikkuvuuden laki. Se tarkoittaa, että jokainen osallistuja on itse vastuussa siitä, että oppii tai voi antaa jotain. Jos näin ei ole, osallistuja voi siirtää itsensä johonkin muualle. Organisoituminen on siis täysin jokaisen yksilön omista valinnoista kiinni. Samalla jokainen voi luottaa siihen, että kaikki muut ihmiset ovat juuri oikeassa paikassa. Syntyy valtava potentiaalin ja ajankohtaisuuden tunne, kun jokainen osallistuja ottaa vastuun sekä itsestään että yhteisestä aiheesta.
Kuinka pitkä aika Open Spaceen tarvitaan?
Jos käydään yksi kierros rinnakkaisia keskusteluita, omasta mielestäni OST voi kestää minimissään kaksi tuntia, sillä alkuvalmisteluihin eli Open Spacen avaamiseen ja agendan rakentamiseen yhdessä kuluu vähintään 40 minuuttia aikaa. Jotta menetelmän koko hienous tulisi esiin, on kuitenkin hyvä varata vähän enemmän aikaa, esimerkiksi päivä – kolme päivää. Pidemmän ajan kuluessa osallistujat pääsevät laskeutumaan aiheen pariin ja tutustuvat toisiinsa. Ehditään jakamaan tietoa ja syvällistä osaamista. Huomataan nostaa esiin aiheita, jotka eivät ensin olisi tulleet mieleen. Ajatukset pääsevät yhdistymään ja kehittymään eteenpäin ja on aikaa tehdä viisaita toimintasuunnitelmia. Paras OST-menetelmällä toteutettu kokoontuminen, johon itse olen osallistunut, kesti seitsemän päivää.
Raportointi ja seuraavat askeleet
Vaikka OST on minimalistinen ja itseorganisoituva, se ei tarkoita, etteikö tapahtumasta seuraisi jotain. Yhteisestä ajasta ja tutustumisesta voi seurata jotain ennalta odottamatonta. Etenkin, kun aihe on monimutkainen tai kompleksinen, on tärkeää, että mahdollisimman moni ymmärtää mahdollisimman monta näkökulmaa, tekee kokeiluja omalla tahollaan, oppii aiheesta lisää ja tuottaa tietoa muidenkin käyttöön.
Jokainen aiheen koolle kutsunut on pitää huolta siitä, että keskustelusta tehdään raportti, joka tulee kaikkien nähtäville. Raporttiin kirjataan aihe, keskustelun tärkeimmät seikat, johtopäätökset sekä seuraavat askeleet. On tärkeää, että myös osallistujien nimet kirjoitetaan raporttiin, sillä heiltä voi jatkossa kysyä aiheesta. Raportointi vähentää osallistujien painetta koettaa olla monessa paikassa yhtä aikaa, sillä jos asialle on päätetty tehdä jotain, se tulee muiden tietoon. Muut voivat tilaisuuden jälkeenkin vaikuttaa asiaan. Raporteista syntyy kollektiivinen muistijälki, joka auttaa koko yhteisöä toimimaan viisaammin.
Voiko Open Spacen toteuttaa etänä?
Kyllä voi. Etänäkin voidaan käydä erittäin merkityksellisiä keskusteluja ja saada paljon aikaan. Tarvitaan alusta, joka mahdollistaa aiheiden esiin nostamisen, itseohjautumisen ryhmiin sekä yhteisten muistiinpanojen tekemisen. Karvalakkiversion voi tehdä esimerkiksi Zoomin breakout room -toiminnolla (jos osallistujilla on päivitetty sovellus, he voivat liikkua huoneiden välillä itsenäisesti) ja jaettua Google Sheetsiä käyttämällä. Yksi mahdollisuus on käyttää QicoChat-alustaa, joka yhdistää edellä mainitut yhdeksi helppokäyttöiseksi “huoneistoksi”. Etänä toimiessa on se hyvä puoli, että huoneet eivät lopu kesken ja muistiinpanoja on helppo tehdä yhdessä. Osallistuminen on joustavaa eri puolilta maailmaa.
Tanja Korvenmaa, Lari Karreinen & Esko Reinikainen: Dialogue on Open Space. Kolme OST-fasilitaattoria keskustelee kokemuksistaan: parhaat kokemukset, ahaa-elämykset ja miten OST on heidän kokemuksensa mukaan muuttanut organisaatioita. Keskustelu on englanninkielinen. YouTube-video 47:33 min
Lue lisää:
Open Space World, OST-fasilitaattoreiden ylläpitämä valtava kansainvälinen tietopankki
Open Space World Map, OST-fasilitaattorit kartalla
Open Space Origin Story, OST:n syntytarina Harrison Owenin kertomana, Beehive Productions
