Vapaaehtoisten johtaminen ja roolin vaihtaminen

Olen äskettäin siirtynyt hyvin aktiivisesta vapaaehtoistyön tekijästä pienempään roolin. Vielä viime vuoden puolella johdin isoa jaostoa kaikkine vastuineen. Vuoden vaihteessa pestikauteni tuli päätökseen ja tein tietoisen päätöksen vähentää vapaaehtoistyötä. Ei tullut mieleenkään, että olisin lopettanut vapaaehtoistyöt täysin, sen verran innostavaa se on. Uuden tehtävän partaalla jännitän uutta rooliani. Samaan aikaan käyn läpi minkälaisia taitoja olen oppinut edellisessä tehtävässäni.

Henkilöiden johtaminen

Jaoston puheenjohtajana minun vastuullani oli tukea ryhmän jäseniä ja antaa heille parhaimmat edellytykset hoitaa tehtävänsä omissa ryhmissään. Strateginen johtaminen kuului työparilleni ja minä sain keskittyä henkilöiden johtamiseen. Sen hoidin niin, että puhuin ja viestittelin jaoston jäsenten kanssa hyvin aktiivisesti. Viestinnän määrä riippui henkilöstä ja haasteena oli tunnistaa, mikä oli sopiva määrä kenellekin. Parin vuoden aikana ehdin kokeilla eri keinoja, sekä ei niin toimivia kuin toimivia. Suuressa mittakaavassa voin sanoa, että onnistuin, mutta kohtasin myös monia haasteita, jotka oli ratkaistava matkan varrella.

Vuorovaikutuksen tärkeys

Yhteydenotto jaoston jäseniin vei paljon aikaa mutta oli samalla hyvin antoisaa. Olen kävellyt lukuisia kilometrejä puhumassa puhelimessa. Näin tein aina kun oli mahdollista, koska halusin, että keskustelut ovat mahdollisimman rentoja eivätkä minkään protokollan mukaisia. Samalla pystyin ylläpitämään omaa jaksamistani. Oli äärimmäisen mielenkiintoista oppia tuntemaan upeat henkilöt tehtävien takana ja tunnistaa mistä he motivoituvat ja mitä saa heidät suuttumaan. Seurasin heidän kehitystään ja yhdessä iloittiin, kun välietapit oli saavutettu ja pohdittiin myös muita ratkaisuja, jos välietappeja ei oltu saavutettu.

Fyysiset tapaamiset

Tapaamisiakin oli ja ne olivat hyvä pohja tulevalle etäjohtamiselle. Jälleennäkeminen fyysisessä kokouksessa antoi minulle lisää inspiraatiota. Koko jaoston fyysisen tapaamisen tehtävänä oli luoda ryhmähenkeä, jotta saadaan jaosto viemään toimintaa yhdessä kohti yhteistä tavoitetta.

Koko jaoston yhteinen työskentely

Organisaatiossa toimii valtakunnallisesti ja jaoston jäsenet ovat ympäri Suomea. Pitkien etäisyyksien takia kokoustettiin harvoin livenä ja kun tavattiin, pidettiin koko päivän kokouksia. Jälleennäkeminen fyysisessä kokouksessa antoi minulle lisää inspiraatiota kun sain viettää aikaa jäsenten kanssa. On se vaan ihan eri asia kun puhelimessa puhuminen. Tapaamisten tehtävänä oli luoda ryhmähenkeä, jotta saadaan jaosto viemään toimintaa kohti yhteistä tavoitetta. Yhteisten tapaamisten jälkeen oli helpompi toimia etänä missä jatkettiin työskentely.

Tiesin onnistuneeni yhdessä kohtaa, kun kaksi henkilöä jaostossa olivat edistäneet aihepiirejä keskenään. Tämä kuulostaa yksinkertaiselta asialta mutta vaati todella paljon alustusta. Huomasin, miten tärkeää ryhmään kuuluminen on monille ja miten tärkeää on ensin tutustua omaan ryhmään ja saada oman ryhmän toiminta käyntiin. Vasta sen jälkeen oli mahdollista suunnata katse muualle. Kannustin jatkuvasti verkostoitumiseen ja odotin, odotin ja kannustin kerta toisensa jälkeen.

Malttia ja tilan antaminen

Tuloksia syntyi hitaasti koska johdettavieni piti ensin ehtiä tekemään omat suunnitelmat, sitten käynnistää työskentely ryhmän kanssa ja vasta sen jälkeen päästiin kehittämään itse toimintaa. Seurasin edistystä sivusta ja annoin tilaa, kannustin, haastoin ja nostin rimaa. Alussa olisin halunnut olla yhteydessä vielä enemmän mutta opin pian antamaan tilaa. Samalla pyrin viestimään vahvasti, että luotan teihin täysin ja olen tukenanne kun tarvitsette ohjausta. Lopulta työ alkoi kantaa hedelmää ja viimeisen puolen vuoden aikana pääsimme juhlimaan useita onnistumisia.

Kohti uusia haasteita

Mitä sitten tapahtuu seuraavaksi, uudessa roolissani? Hain yhteen vapaaehtoistehtävään, minut otettiin mukaan ryhmään ja nyt odotan varsinaisen työn alkamista. Tuleeko kukaan kysymään minulta mitä haluan saavuttaa, minkälaista tukea tarvitsen ja miten tullaan työskentelemään ryhmässä? Jännityksellä odotan mitä tuleman pitää.

On minun aikani siirtyä johdettavaksi ja se tulee olemaan todella kivaa. Saa nähdä miten nopeasti minun ryhmäni puheenjohtaja ottaa tehtävänsä haltuun ja miten työskennellään yhdessä. Vapaaehtoistyö on siltä osin ihanaa, että rooleja voi vaihtaa projektista toiseen. Iällä ja kokemuksella ei ole niin paljon väliä vaan tärkeämpää on kiinnostus itsensä haastamiseen ja uuden oppimiseen. Minäkin olen tilaisuuden tullen vaihtanut roolia ja haastanut itseäni aina uudelleen.”

Maya Hänninen

Kirjoittaja on oppinut johtamaan vapaaehtoistyössä. Hän uskoo ihmisiin ja voimaan mikä piilee heissä. Sen voiman hän yrittää saada esiin jotta jokainen voisi kehittyä sekä ihmisenä että omassa tehtävässään.