Talkoot ovat mainio tapa työskennellä yhdessä yhteisen asian eteen. Valitettavan usein talkoiden järjestäjät kuitenkin kokevat, ettei paikalle tule riittävästi ihmisiä eikä työtä saada tehtyä tarpeeksi. Uusien osallistujien houkuttelua pidetään monesti vaikeana.
Talkootyöhön pätevät samat periaatteet kuin muuhunkin vapaaehtoistoimintaan. Hyvä suunnittelu on perusedellytys. Talkoiden koollekutsuja tekee pohjatyön etukäteen ja keskittyy talkoiden aikana huolehtimaan kokonaisuudesta. Tehtävä ei ole mitenkään helppo tai kevyt, vaikka se saattaa talkoiden aikana näyttää siltä!
Miten suunnitellaan talkoot?
1. Yhteisen vision kirkastaminen
On helppoa todeta, mitä kaikkea pitäisi tehdä, mutta valitettavasti tehtävälistat eivät innosta tulemaan mukaan. Sen sijaan jaettu yhteinen visio luo yhden suuren tavoitteen, jonka eteen työskennellään jatkuvasti. Millainen on teidän yhteinen unelmien siirtolapuutarhanne?
2. Kokonaisuuden tarkastelu
Talkoiden koollekutsujalla tulee olla hallussaan kokonaisuus huoltotoimenpiteistä ja tehtävistä. Hyvissä talkoissa tehdään huoltamisen lisäksi jotain uutta. Uuden ei tarvitse olla mitään suurta, eikä se saa viedä kaikkia resursseja huoltotoimenpiteiltä. Uuden tekemisellä siirrytään pienin askelin kohti visiota. Talkoiden jälkeen on saatu aikaan jotain konkreettista, joka muistuttaa yhteisestä visiosta. Mitä te voisitte tällä kertaa tehdä vision edistämiseksi?
3. Resurssien jakaminen
Lista tehtävistä ja niiden vaatimista resursseista auttaa talkoiden koollekutsujaa suunnittelemaan kokonaisuutta. Nämä kannattaa selventää, jotta tehtävien jakaminen talkoissa onnistuu eikä ikäviä yllätyksiä ilmaannu. Lähtökohtaisesti tehtävien tulee olla sellaisia, että ne on mahdollista saada valmiiksi talkoiden aikana. Listatkaa ainakin:
- Tehtävä: mitä pitää tehdä?
- Mitä osaamista siihen tarvitaan?
- Onko tehtävään fyysisiä vaatimuksia?
- Montako ihmistä tehtävään tarvitaan?
Varmistamalla, että tarpeeksi moni osallistuja ryhtyy suorittamaan tehtävää, vältytään liian kuormittavilta tai pitkäkestoisilta tehtäviltä. Kokemus tasaisesti jakautuvista työtehtävistä luo luottamusta ja yhteisöllisyyttä.
Miten kutsutaan ihmiset mukaan?
Onnistunut talkookutsu vastaa osallistujan kysymyksiin ja luo turvallisuutta osallistua. Pienetkin epävarmuudet osallistumisen edellytyksissä voivat olla joillekin ensikertalaisille esteenä. Hyvään kutsuun kannattaa siis panostaa ja kirjoittaa auki mahdolliset epäselvyydet. Kutsu viestii myös, että asiat on suunniteltu helpon osallistumisen varmistamiseksi.
Onnistunut kutsu kertoo:
- mitä, missä ja milloin tapahtuu
- kenelle tapahtuma on tarkoitettu
- miksi kannattaa tulla paikalle (vision korostus)
- miten tilaisuuteen tulee varustautua: vaatteet, työhanskat, työkalut
- onko tilaisuudessa ruokailu vai toivotaanko mukaan omia eväitä
- moneltako tilaisuus päättyy
- mahdolliset lisäohjeet saapumisesta ja kokoontumisesta
- täytyykö tapahtumaan ilmoittautua, jos niin minne ja milloin
- yhteystiedot mahdollisia kysymyksiä varten.
Onnistunut kutsu saa vastaanottajan tuntemaan itsensä tervetulleeksi tapahtumaan.
Vinkki: Kutsun yhteystietoihin kannattaa laittaa puhelinnumero, jotta osallistujat voivat tallentaa sen puhelimeensa ennakkoon. Näin talkoiden aikana nousevat kysymykset voidaan tarvittaessa hoitaa nopeasti puhelimitse ja välttää turhia siirtymisiä.
Onnistuneita talkoita!
Kirjoituksen lähteenä on käytetty Ampumaurheiluliiton Viestintäopasta, Kymmenen askelta parempaan vapaaehtoistoimintaan -kirjaa sekä omia kokemuksia talkoiden järjestämisestä.