Vapaaehtoistoiminta ja laatujärjestelmä yhteen sopii

Laatujärjestelmä kuulostaa jo sanana siltä, että se tappaa ilon ja luovuuden kaikesta vapaaehtoistoiminnasta. Kokemuksemme Pirkanmaan Hoitokodista todistaa kuitenkin aivan päinvastaista: yli 100 innokasta vapaaehtoista osallistuu tähän varsin vaativaan toimintaan ja tulokset ovat merkittäviä.

Johanna Colliander, Hoitokodin vapaaehtoiskoordinaattori esitteli Osanan porukalle tätä Suomen mittakaavassa ainutlaatuista, ISO9001:2015 laatusertifioitua vapaaehtoistoimintaa.

 

Kuvassa Johanna keskellä ja osanalaisten mukana vierailulla Silva Sipoonkoski kulttuurisen vanhustyön asiantuntija.

Mitä on laatutyö vapaaehtoistoiminnan organisoinnissa?

Järjestelmällisyys olisi se sana, jolla tätä kaikkea voisi kuvata. Hoitokodissa toimii 20 tiimiä, joiden kaikkien vapaaehtoistehtävät on kirjoitettu tiimikohtaisiin ohjeisiin. Tiimejä on esimerkiksi potilasvapaaehtoistiimi, saunatiimi, hemmottelutiimi, kädentaitotiimi, kirppistiimi ja leipomistiimi. Tiimikohtaisissa ohjeissa on kuvattu mm. mitä tehtäviin konkreettisesti kuuluu ja mitä asiakas tai potilas tältä toiminnalta toivoo. Näihin paikoitellen yksityiskohtaisiinkin ohjeisiin liittyy aina selkeä syy, miksi jotain pitää tehdä jollain tietyllä tavalla, kuten esimerkiksi potilasturvallisuuden vuoksi.

Tuotteita voi antaa helposti hemmotteluun jättämällä ne koriin.

Vapaaehtoistoiminnan yleiset periaatteet on sovittu yhdessä. Vapaaehtoistoiminnan prosessista, joka on siis yksi koko Hoitokodin prosesseista, on olemassa kirjallinen prosessikuvaus, joissa kerrotaan muun muassa:

  • mikä on vapaaehtoistoiminnan tarkoitus
  • mikä ovat vapaaehtoistoiminnan tavoite/tuotos/tulos
  • ketkä ovat mukana (vapaaehtoiset, työntekijät, sidosryhmät)
  • panostus ja menestystekijät
  • sisäiset ja ulkoiset riskit ja mahdollisuudet
  • miten seuranta, mittaus, arviointi ja kehitys toteutetaan

Koska saattohoitotyössä osa tehtävistä on hyvinkin vaativia ja Hoitokodin potilaat voivat olla heikkokuntoisia, toiminnan turvallisuus ja luotettavuus paranevat systemaattisella laatujärjestelmällä. Myös perehdytys ja ison vapaaehtoismäärän ohjaus sujuvat helpommin.

Hoitokodissa oli paljon käytännön ohjeita vapaaehtoisille.

Keskeistä laatutyöskentelylle on jatkuva toiminnan kehittäminen saadun palautteen perusteella. Kokeneista, pitkään Hoitokodissa vapaaehtoistyössä olleista vapaaehtoisista koostuva vapaaehtoistoimikunta suunnittelee ja samalla kehittää koko vapaaehtoistoimintaa yhdessä vapaaehtoistoiminnan ohjaajan kanssa kahdesti vuodessa. Tiimikohtaisissa tiimipalavereissa 2-3 kertaa vuodessa tehdään toimitaan samoin tiimien tasolla ja henkilökohtaisissa keskusteluissa yksittäisen vapaaehtoistyöntekijän kohdalla. ISO9001:2015-laatujärjestelmään kuuluu vuosittaiset Hoitokodin eri toimintojen sisäiset ja ulkoiset auditoinnit. Vähintään kolmen vuoden välein ulkopuolinen arvioija – Hoitokodin kohdalla Inspecta Sertifointi Oy – arvioi Hoitokodin prosesseista vapaaehtoistoiminnan prosessin. Auditoinneissa havaitaan ja kirjataan toiminnan erityiset vahvuudet ja mahdolliset kehittämiskohteet. Myös lieviä tai vakavia poikkeamia voi ilmetä. Ne tulee korjata kolmen kuukauden aikana, jotta sertifikaatille saadaan jatkoa taas vuodeksi eteenpäin.

Vapaaehtoisilla oli käytössään omat liivit, jotka oli tietysti järjestetty kaappeihin koon mukaan. Näin ne ovat helposti löydettävissä ja pysyvät järjestyksessä.
Tuskin koskaan olemme vierailleet kirppiksellä, joka on näin huolellisesti ja siististi järjestetty. Kirppistä hoitaa vapaaehtoisten tiimi ja sen tuotot käytetään lyhentämättöminä Hoitokodin toimintaan.

Mihin laatujärjestelmä sopii vapaaehtoistyössä?

Pirkanmaan Hoitokodin esimerkistä käy hyvin ilmi laatutyön hyödyt. Yksi koordinaattori pystyy laatujärjestelmän avulla organisoimaan yli sadan aktiivisesti toimintaan osallistuvan vapaaehtoisen 20 000 tunnin työn vuosittain. Se vastaa noin 12 henkilön vuosittaista työpanosta. Se on aikamoinen luku. Siinä on hyvä verrokki mietittäväksi kaikille niille organisaatiolle, jotka pohtivat vapaaehtoistyönsä organisointia.

Nämä valtavat tuntimäärät ovat mahdollisia vain, kun kaikki vapaaehtoiset nauttivat tekemisestä. Ja niin todella tapahtuu. Moni sanoi saavansa toiminnasta enemmän kuin antavat. Haastattelemamme vapaaehtoiset kertoivat, että vaikka työ on vaativaa, niin silti sitä halutaan tulla tekemään vuodesta toiseen. Moni mainitsi yhteisöllisyyden tärkeänä heille itselleen – ihmiset, porukka vetää puoleensa. Työtä tehdään sydämellä ja laadusta ei tingitä. Työn tekeminen laadukkaasti oli vapaaehtoisille suorastaan kunnia-asia.

Olimme vaikuttuneita. Todella hienosti organisoitua vapaaehtoistoimintaa. Niille, jotka haluavat tietää lisää, niin Pirkanmaan Hoitokoti järjestää kurssin vapaaehtoistoiminnan organisoimisesta hoitokodeissa.

 

Lari Karreinen

Kirjoittaja on innostunut vapaaehtoisten johtamisesta ja kerta kerran jälkeen aina yhtä hämmästynyt, miten monin eri tavoin sitä voidaan toteuttaa.