Ihmisillä on valtavasti annettavaa, jos he saavat äänensä kuuluviin, mukaan päätöksiin ja keskusteluihin. Autamme löytämään tavat ottaa ihmiset mukaan antamaan parastaan. Sitä kautta luodaan kestäviä ratkaisuja, joihin ihmiset voivat sitoutua.
Etäkokouksissa ruutua tuijottaessa väsy iskee nopeammin. Ajatus jumittaa ja päätöksiä ei synny. Lyhyet energisointiharjoitukset auttavat pitämään osallistujat aktiivisina ja tunnelman energisenä. Harjoituksilla johdatat osallistujat käsiteltävään teemaan, rentoutat tunnelmaa ja lämmittelet aivoja toimimaan. Ajatukset lähtevät liikkeelle, keskustelu viriää, syntyy vuorovaikutusta.
Ei mitään leikkejä!
Joskus osallistujat ovat tottuneet virallisen jäykkiin ja asiallisiin kokouksiin. Ei mitään leikkejä minulle! Siksi energisoivien harjoitteiden valintaan kannattaa käyttää hetki aika, ja valita ne osallistujille ja prosessiin sopiviksi.
Liikkumista voi perustella kansanterveydellä ja hyvinvoinnilla, koska istumista on hyvä pätkiä. Luovuutta hyödyntävät harjoitukset virittävät aivoja, jos seuraavana on luvassa ideointia. Kun alustat ja sanoitat harjoituksen sopivasti, osallistujat eivät edes huomaa leikkivänsä. Yhteinen hauska tekeminen synnyttää imua ja lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta ryhmän kesken.
Kuusi energisointiharjoitusta etäkokouksiin
Montako xx-alkuista yhdyssanaa keksitte
Montako jalka-alkuista yhdyssanaa keksitte kolmessa minuutissa? Keksi yhdyssanan alkusana ja anna aikaraja. Osallistujat kirjaavat ideoitaan valkotaululle tai chattiin.
Kirjoita silmät kiinni
Kirjoita silmät kiinni chattiin ammattisi ja organisaatiosi.
Valehtelijoiden klubi
Näytä jokin esine. Muiden tehtävänä on keksiä sille mahdollisimman monta uutta käyttötarkoitusta.
Kirjoita chattiin, aikaa minuutti.
Piirrä mitä olet tehnyt tänään!
Piirrä valkotaululle kynällä mitä olet tehnyt tänään. Aikaa kaksi minuuttia.
Verryttely
Kysy vapaaehtoista tai pyydä yhtä osallistujaa näyttämään verryttelyliike, joka voidaan turvallisesti tehdä. Toistetaan liike yhdessä. Liikkeen keksinyt nimeää osallistujista seuraavan liikkeen näyttäjän.
Kolme toivomusta
Jos saisit esittää kolme toivomusta aiheesta X, mitä toivoisit? Kirjoita ne chattiin tai valkotaululle yksi kerrallaan, aikaa 2 minuuttia.
Aiheen voi liittää päivän teemaan, jolloin virittää hyvin keskustelua. Harjoituksen läpikäyminen on hyvä liittää seuraavaan tehtävään.
Voit ladata valmiit ohjediat ylläoleviin harjoituksiin täältä tai klikkaa kuvaa.
Luodaan yhdessä parempaa vuorovaikutusta ja aktiivisempaa kokouskulttuuria. Energisiä etäkokouksia!
*******
Haluatko lisää oppia tuloksellisten etäkokousten ohjaamiseen? Liity mukaan Etäohjauksen mestari -verkkokurssillemme ja opi vetämään etänä sujuvia työpajoja, koulutuksia ja kokouksia. Kurssilla opit menetelmät, sovellukset ja valmiit mallit tehokkaaseen etätyöskentelyyn.
Oppimista tapahtuu kun oppijat saavat uutta tietoa, keskustelevat siitä yhdessä, antavat sille merkityksiä ja liittävät sen aiemmin opittuun. Oppimisen huipentuma on, kun oppija ottaa uutta tietoa käyttöön, soveltaa sitä ja oppii miten se toimii, jolloin uudesta tiedosta tai toimintatavasta muodostuu vähitellen rutiinia.
Verkkokoulutuksissa tarvitaan erilaisia työkaluja ja työskentelymenetelmiä näihin vaiheisiin:
Tiedon välittäminen ja jakaminen
perinteiset: lue teksti, joka voi olla blogi, liitetiedosto, verkkosivu
voi olla myös tiedonhakutehtävä: etsi tietoa aiheesta, kuvia ja videoita. Kirjoita lyhyt yhteenveto ja linkitä aineisto oppimisalustalle. Ohjaa osallistujat arvioimaan toistensa linkittämien aineistojen hyötyjä, luotettavuutta tai pisteyttämään niitä.
verkkoluentoihin harva jaksaa keskittyä. Pidä luento-osuudet lyhyempinä, 5 – 20 min. Hyödynnä visuaalisuutta. Miten tiivistäisit opittavan ilmiön yhteen kuvaan?
Kerro tarinoita ja elävöitä niitä kuvin, graafein ja piirroksin.
Videolla viisaaksi, sanoi historianopettajani! Youtube ja Vimeo ovat täynnä videoita. Siellä on myös asiantuntijoiden luentoja monista aiheista. Linkitä tai ohjaa oppijat etsimään niitä.
Korvaa luento haastattelulla tai keskustelulla toisen asiantuntijan kanssa, niin saat siihen elävyyttä. Tai pyydä osallistujia haastattelemaan sinua.
Pyydä osallistujilta kysymyksiä chatin kautta luento-osuuden väleihin tai rakenna luento-osuus kysymysten pohjalta. Aikuisoppijoiden kiinnostus on usein ammatillista tai liittyy olemassaoleviin tilanteisiin, jolloin opittavan aineksen liittäminen heidän tarpeisiinsa auttaa oppimista.
Helppoja ja edullisia alustoja tiedon välittämiseen ja jakamiseen
Padlet.com tarjoaa virtuaalist liimalaput, joihin voi liittää kuvia, linkkejä ja tekstiä. Helppokäyttöinen. Jaa osallistujille kirjoitusoikeudet (change privacy → visitor permissions → write), jolloin he pääsevät lisäämään aineistoa tai muokkausoikeudet (edit), jolloin he voivat muokata myös toistensa sisältöjä.
Reactions -kohdasta voi antaa osallistujille mahdollisuuden tykätä, peukuttaa, äänestää tähdillä tai antaa numeerisen arvion postaukselle. Taustakuvaksi voi laittaa elävöittävän maiseman tai piirtää oman kuvan, joka toimii työskentelyssä aineiston jäsentämisen pohjana.
Flinga on helppokäyttöinen ja intuitiivinen. Osallistujille annetaan osoite ja he pääsevät lisäämään sekä ryhmittelemään virtuaalisia liimalappuja päätteellä tai puhelimella . Isonkin osallistujamäärän työskentelyä on helppo ohjata.
Google docs on helppo kaikille, jotka ovat tottuneet tekstinkäsittelyyn.
Valmistele dokumenttiin työvaiheiden otsikot. Käyttämällä otsikointitasoja (otsikko 1) saat alkuun automaattisen sisällysluettelon. Lisää kuvia, giffejä tai muuta elävöittääksesi dokumenttia ja kannustaaksesi oppijoita etenemään seuraavaan vaiheeseen.
Lisää alkuun oppijoiden kuvat tai taulukko, johon he voivat lisätä oman kuvansa ja yhteystietonsa.
Kirjoita tehtävänannot jokaisen vaiheen alle, jolloin oppijat eivät ole pelkän kuulemisen varassa.
Jos haluat jokaisen oppijan kommentoivan jotain asiaa, tee taulukko jossa on jokaiselle oppijalle oma ruutu kommenttia varten. Nimeämällä ruudut helpotat oman ruudun löytämistä.
Kommentit voi pyytää myös ”lisää kommentti” -toiminnolla, jolloin niistä voi käydä keskustelua kommenttiketjuina.
Vaihtelua ja erilaisia sovelluksia saa käyttämällä tekstidokumentin sijaan taulukkoa, esitystä tai piirustusta
Google slides
esityksen voi jakaa ja esittäjän työkaluista osallistujat voivat lähettää kysymyksiä
Reflektoiva keskustelu tiedosta
verkossa kontaktin ottaminen muihin on vaikeampaa kuin luokkahuoneessa. Tutustuta keskustelijat toisiinsa heti alussa. Pyydä jokaista kertomaan kuka on, mistä tai jakamaan kuva, aiheeseen liittyvä kysymys tai jotain muuta.
Ohjaa osallistujat kommentoimaan, kannustamaan ja kysymään toisiltaan. Painota, että koska sanaton vuorovaikutus puuttuu verkossa, niin nämä voi sanallistaa hymiöin, gif-animaation tai kirjoitamalla chattiin tuntemuksiaan: naurattaa, jännittää tai olen yllättynyt.
jaa keskustelijat pienryhmiin, jolloin heidän on helpompi keskustella yhdessä. 3-5 osallistujaa on hyvä koko. Pienryhmät voi tehdä helposti Zoomissa. Jos käyttämäsi ohjelma ei tätä tue, niin vaihtoehtona on luoda pienryhmille etäsessiot etukäteen, soittaa puhelimella kaverille tai käyttää chattia.
Kierrokset ovat hyvä tapa aktivoida kaikkia. Kerro vuorossa olevan osallistujan nimi, jolloin he tietävät milloin on oma vuoro tai käytä nimilistaa, joka kertoo järjestyksen.
Ohjaa oppimiskeskustelua kysymyksin ja kirjoita kysymykset tai tehtävänannot chattiin sekä näytä tekstina. Näin varmistat, että osallistujat saavat ohjeet vaikka eivät olisi kuulleetkaan sinua.Kannusta vuorovaikutukseen peukuttamalla, tykkäämällä ja huomioimalla sanallisesti.
Reflektointia voi myös tehdä hiljaisesti: jokainen miettii ensin yksin minuutin ja kirjoittaa chattiin tai jaettuun dokumenttiin.
Jos puhekeskustelu tuntuu hitaalta, niin käytä chattia. Kirjoittaminen ja lukeminen on paljon nopeampaa. Pidemmissä keskusteluissa tavanomaisen chatin vaikeutena on keskustelun seuraaminen, kun kommentit eivät aina tule peräjälkeen.
Tähän auttaa Slack tai Teams, joissa on keskustelusäikeet (threads), eli saman aiheen alle menevät kommentit. Kommentteja voi peukuttaa tai lisätä hymiön sekä jakaa kuvia ja linkkejä.
Jos osallistujat ovat Facebookissa, niin oma ryhmä tai tapahtumasivu on helppo tapa organisoida keskustelua.
Tiedon soveltaminen
kaikki edellä mainitut työkalut keskusteluun toimivat ja kun edetään suunnitteluun, niin kannattaa käyttää työyhteisön omia työkaluja jos se on mahdollista.
Valitse työkjalu tehtävän mukaan: tarvitaanko soveltamiseen keskustelua, kirjoittamista, piirtämistä (Google slides, Google Draw)
Vahtoehtona voi olla myös oman videon, animaation tai esityksen tekeminen. Jokainen voi tehdä omansa ja osallistujat voivat käydä katsomassa ja kommentoimassa ne omaan tahtiinsa. Tai ne voidaan kätsoa samaan aikaan.
Parhaimmat valkotaulutyökalut vaativat rekisteröitymisen, mutta niiden avulla yhteinen työskentely
Lari Karreinen Kirjoittaja on aikuisopettaja, joka on kiinnostunut mahdollisimman esteettömästä osallistumisesta verkkokoulutuksiin, webinaareihin sekä etätyöpajoihin.
Etäohjauksen mestari – Verkkokurssi
Opi vetämään etänä sujuvia työpajoja, koulutuksia ja kokouksia: menetelmät, sovellukset ja valmiit mallit kurssilta.
Etätyöpajojen suurin ongelma on luoda samanlainen läsnäolon ilmapiiri ja ja sujuva vuorovaikutus osallistujien välille. Läsnäolo ja sanaton viestintä luovat ison osan vuorovaikutuksen tunnelmasta. Etäosallistuminen jäykistää ja hidastaa vuorovaikutusta merkittävästi. Fasilitoinnin tehtävä on taata osallistujille mahdollisimman esteetön kokemus, olivat he sitten etänä tai läsnä.
Vaikeuskerroin nousee kaksinkertaiseksi hybiridityöpajoissa, joissa osallistujia on sekä paikalla että etänä. Viime syksyn yhdessä haastavimmista työpajoista oli kahden päivän työpaja, jossa oli 10 osallistujaa etäyhteydellä eri paikkakunnilta ja 20 osallistujaa paikan päällä. Tässä kerromme miten kokemuksesta tuli niin sujuva, että jopa etäosallistujat antoivat kiittävää palautetta.
Koko ryhmän yhteiset keskustelut sekä aloitus
Käytimme piiriä, jotta saimme osallistujat mahdollisimman samanveroisesti keskustelun ääreen. Etäosallistujat näkyivät valkokankaalla. Toinen fasilitoija kuvasi paikanpäällä olevia osallistujia kännykkäkameralla.Työpajasta voidaan avata useampi kuvayhteys, jolloin yhdellä yhteydellä voidaan jakaa näyttö ja diat ilman ääntä, toisella kuva osallistujista ja keskustelun ääni.
Sopivat menetelmät
Menetelmien täytyy olla sellaisia, että etäosallistujat tekevät saman tai lähes saman kuin paikallaolijat. Piirikeskustelu on yksinkertainen, toimiva ja hyvä. Samoin kahvilatyöskentely pienryhmillä.
Ei ”kuuluuko mun ääni?” keskustelua
Piirin keskellä oli hyvälaatuinen etäkokousmikrofoni, joka poimi kaikkien osallistujien äänen. Tätä oli aiemmin käytetty 40 osallistujan piirissä, joten tiesimme mikrofonin toimivan kunhan osallistujat puhuivat normaalilla äänenvoimakkuudella. Hyvä äänentoisto on toimivan etäyhteyden perusta.
Tehtävänannot näkyviin
Varmistaaksemme sekä etäosallistujien että paikanpäällä olijoiden selkeän ohjeistuksen, tehtävänannot kerrottiin ääneen ja kirjoitettiin chattiin tai näytettiin jaetulla näytöllä.
Etäosallistujien muistaminen keskustelussa
Kahdenkymmenen paikanpäällä olevan osallistujan ja 10 etäyhteydellä tulijan tarkkailu näytöltä samaan aikaan on yhdelle mahdotonta. Toinen fasilitoija keskittyi etäosallistujiin. Hän saattoi kohdistaa kysymyksen heille tai poimia puheenvuoropyyntöjä.
Etäkokouksissa käytän käänteistä hiljaisuutta, eli jos on hiljaa se tarkoittaa että on eri mieltä tai ei ole kuullut tehtävää. Siksi alussa sovimme toimintatavoista, että etäosallistujat aina vahvistavat ääneen olevansa samaa mieltä. Näin varmistetaan, että viesti on mennyt perille.
Pienryhmäkeskustelut
Etäosallistujista muodostettiin oma pienryhmä. Se oli teknisesti helpointa. Toinen fasilitoija otti heidät mukaansa ja siirtyi tietokoneen kanssa viereiseen huoneeseen. Tällöin kaikki pienryhmän osallistujat olivat samalla tasolla.
Muistiinpanot näkyviin kaikille
Ryhmämuisti eli fläpille kirjatut keskustelun pääkohdat on fasilitoijan perustyökalu. Se auttaa pitämään keskustelun vaiheet näkyvissä ja vahvistaa kuulluksi tulemista. Fläpille tehdyt muistiinpanot eivät näy etäosallistujille, joten toinen fasilitoija kirjoitti muistiinpanot jaettuun Google Docs -dokumenttiin.
Paikanpäälläolijat näkivät sen valkokankaalta ja etäosallistujat saattoivat seurata joko jaettua näyttöä tai suoraan tiedostoa heille jaettua tiedostoa.
Piirustelimme yhdessä projektin tavoitteen. Vaikka kännykkäkamera tuotiin aivan fläpin viereen, niin kuvasta ei saanut selvää. Tulos valokuvattiin ja lähetettiin osallistujille.
Yksi työskentelydokumentti, jossa on kaikki
Käytimme yhtä Google Docs -dokumenttia, jossa oli kaikki työskentelyyn tarvittava. Päivän ohjelma, etäyhteyksiä hoitavan fasilitoijan puhelinnumero teknisten ongelmien varalta, ennakkoon lähetetyt ohjeet osallistujille ja etäyhteyden linkki.
Kunkin työskentelyvaiheen otsikko, tehtävänannot sekä kohdat muistiinpanoille oli tehty etukäteen. Muistiinpanoja varten saattoi olla ennalta suunniteltu taulukko tai tyhjä tila, jotta ryhmien oli helppo löytää omat paikkansa tiedostossa. Tiedostosta ryhmät näkivät myös muiden tuotokset.
Yhteyksien testaus etukäteen
Yhtenä tämän työpajan teknisenä haasteena oli osallistujien eri organisaatiot, erilaiset palomuurit ja tietotekniset ratkaisut. Tämän vuoksi otimme ennakolta etäyhteyden jokaiseen etäosallistujaan ja testasimme yhteyksien toimivuuden.
Suunnitteletko etätyöpajaa tai hybridityöpajaa?
Ota yhteyttä lari(at) osana.fi. Autamme toteutuksessa ja meiltä saat myös päivän valmennuksen virtuaalifasilitointiin tai parin tunnin etäkoulutuksen.
Lari Karreinen haluaa edistää esteetöntä vuorovaikutusta virtuaalisissa työpajoissa ja vähentää matkustamisen aiheuttamia ilmastopäästöjä. Kuvat työpajasta otti Petri Toikkanen.
Etäohjauksen mestari – verkkokurssi
Opi miten saat etäosallistujat aktiivisesti mukaan, sitoutumaan työskentelyyn ja tuloksia aikaan.
Osanan Petri Toikkanen toimi konsulttina rohkeassa projektissa, jossa opiskelijakuntien yhteistyöllä luotiin aivan uudenlainen opiskelijapalveluiden malli. Miten se onnistui?
Konsultin luotsaamana kohti yhteistä tulevaisuutta
Visio maksuttomasta opiskelijakortista uhkasi ammattikorkeakoulujen opiskelijakuntien toimintaedellytyksiä. Pääkaupunkiseudun opiskelijakuntien keskuudessa syntyi ajatus, että toimintaympäristön muutoksen aiheuttamiin haasteisiin lähdettäisiin vastaamaan keskinäisellä yhteistyöllä. Poikkeuksellisessa projektissa lähdettiin rohkeasti hakemaan aivan uutta, yhteistä tulevaisuutta.
Projektin
strategisena päämääränä oli luoda siihen osallistuville
opiskelijakunnille yksi yhteinen jäsenyyden malli ja sujuva
palvelukokemus. Jäsenyyden tuli toimia sekä livenä, verkossa että
mobiilissa, ja sillä tuli olla yhteinen hinta, palvelutarjooma ja
kaikille avoin tapahtumatarjonta. Yhteistyön keskeisin tavoite oli
opiskelijakunnan jäsenyyden arvon lisääminen.
Osanan
Petri Toikkanen valittiin konsultoimaan projektia. Toikkanen on
toiminut pitkään opiskelijakuntakentällä ja valmentaa työkseen
järjestöjä, erikoistuen strategiseen kehittämiseen. Konsultin
tehtävä oli tarkastella projektin kokonaisuutta ja auttaa sitä
eteenpäin kohti tavoitteita. Petri työskenteli projektissa 2-3
päivää viikossa osallistuen ohjausryhmän toimintaan,
suunnitteluun, kokouksiin ja sisäiseen viestintään. Hän auttoi
projektiryhmiä työskentelyssä kouluttaen, sparraten, seuraten
keskusteluita ja jäsentäen projektissa kerättyä tietoa
ymmärrettävään muotoon. Petri fasilitoi myös useita laajoja
työpajoja projektin aikana.
Suurin virhe johti isoon onnistumiseen
Projekti
suunniteltiin ensin vietäväksi läpi alle vuodessa, mutta lopulta
se kesti vuoden ja yhdeksän kuukautta. Startti oli vauhdikas, ja
keskusteluiden ja suunnittelun sijaan keskeistä oli asioiden
tekeminen. Virhe aika-arviossa kuitenkin vaikeutti projektin
organisointia, kun asioita oli pakko puskea eteenpäin ilman
tarkempaa suunnittelua ja pohtimista.
Kuitenkin lopulta epärealistinen aikaperspektiivi on voinut olla keskeinen syy koko projektin onnistumiselle. Heti alusta alkaen alettiin tehdä vauhdilla ja innolla, saatiin ihmiset mukaan ja saavutettiin pieniä voittoja, jotka veivät projektia eteenpäin. Päämääriä pidettiin aktiivisesti esillä koko projektin ajan, mikä auttoi työn suuntaamisessa. Tavoitteet, toimintatavat ja ryhmien organisointi kokivat projektin aikana isoja muutoksia, mutta strategiset päämäärät toimivat kompassina tekemiselle. Projektin loputtua voitiin todeta, että ne myös saavutettiin.
Ketterää ja rohkeaa uuden kehittämistä
Kun
ei oikein tiedetä, mitä sisältö ja tavoitteet voivat olla, täytyy
edetä ketterästi kokeilujen kautta. Projektissa sopiva
suunnittelun aikajänne oli muutama viikko, korkeintaan noin kaksi
kuukautta. Ketterän kehittämisen (agile) ajatusmaailman mukaisesti
suunnittelussa pyrittiin löytämään vain seuraava etappi, joka
suunniteltiin tarkasti.
Projektin aikana koottiin tarpeen mukaan eri työryhmiä, jotka toimivat pääosin hyvin autonomisesti ja itsenäisesti. Ryhmien kokoonpanoihin kiinnitettiin huomiota, ja pyrittiin löytämään jokaiselle sopivat vetäjät. Erityisesti opiskelijakuntien luottamushenkilöt saivat projektista arvokasta johtamiskokemusta. Ryhmien vastuulla oli projektin eri vaiheissa mm. asiakaspalvelun, edunvalvonnan, tutoroinnin, tapahtumien hallinnan, tietojärjestelmien, brändäämisen ja markkinoinnin sekä yritysyhteistyön kehittäminen uuteen palvelukokonaisuuteen liittyen.
Kokeileva ja ketterä tapa vaati projektissa työskenteleviltä paljon kaaoksen sietämistä. Kokeilevuus ja ketterä eteneminen toimivat metodina parhaiten, kun työskentelyryhmät ovat hyvin pitkälti autonomisia ja niissä on riittävästi itseohjautuvuutta. Bisnesmallit ja prosessikaaviot harvoin ratkaisevat asiaa, kun kyse on aivan uudenlaisista toimintatavoista. Keskiössä ovat ihmiset, heidän osaamisensa ja rohkeutensa tehdä päätöksiä. Projektin ohjausryhmän työskentely oli päämäärätietoista, hyvin organisoitua ja johdettua. Tämä synnytti luottamusta muissa ryhmissä, mikä oli olennaista koko projektin onnistumisen kannalta.
Projektista prosessiksi – yhdessä saavutamme enemmän kuin yksin
Kehitys,
jossa päämäärät ovat korkealla ja tekeminen merkityksellistä,
ei synny koskaan helpolla. Tätä projektia kannattelivat
aktiiviset tekijät, visionäärit ja rohkelikot. Projekti onnistui
siinä missä sen piti: se käynnisti yhteistyön ja loi perustan
tuleville vuosille. Nyt kyse ei ole enää aikataulutetusta
projektista vaan pysyvästä toimintatavasta, prosessista.
Projekti
on ollut poikkeuksellinen koko järjestökentällä.
Poikkeuksellisuutta on ennen muuta vapaaehtoinen heittäytyminen
yhteiseen. Ymmärrettiin, että pitkän tähtäimen onnistuminen
yhdessä edellyttää hetkellisesti omien lyhyen tähtäimen etujen
unohtamista.
Muutoksen
vakiinnuttaminen on lähestulkoon aina muutoksen vaikein vaihe.
Alunperin Opku6-projektiksi (kuuden opiskelijakunnan mukaan)
nimetystä projektista tuli Opku+, ja toiminta on laajentunut jo
uusiin opiskelijakuntiin. Jatkossakin on muistettava, että
yhteistyön tekeminen monen organisaation välillä on haastavaa.
Siksi ihmisten eri opiskelijakuntien hallituksista, edustajistoista
ja koulujen opiskelijayhdistyksistä tulee tuntea toisensa ja
kokoontua yhteen säännöllisesti keskustelemaan yhteisistä
päämääristä ja teoista. Näin luodaan me-henkeä, joka
kannatteli Opku6-projektia ja sai aikaan onnistumisen.
Osanalle
projekti oli oppimismatka muutosjohtamiseen, ketterään
kehittämiseen, palvelumuotoiluun, verkostoyhteistyöhön ja uuden
luomiseen. Tästä kokemuksesta ammennamme myös tuleville
asiakkaille!
Suomalainen järjestötoiminta elää epävarmuudessa ja rakennemuutoksessa. Näin kokevat suomalaiset järjestöjohtajat. Toiminnan epävarmuus, muutosten nopeus, ja monimutkaisuus ovat kasvussa. Samaan aikaan monet nykyiset organisaatiorakenteet tarvitsevat uudistamista.
Osana selvitti järjestöjen tulevaisuuden näkymiä loka-marraskuun aikana. Selvitys oli harvinaislaatuinen, sillä se kartoitti laajasti koko järjestökentän tulevaisuusnäkymiä yli sektorirajojen. Selvitys toteutettiin nettikyselyllä 500 suurimman suomalaisen järjestön ammattijohtajalle. Ydinkysymyksenä oli : Miten järjestöjen toimintaympäristö ja toiminta muuttuu seuraavan viiden vuoden kuluessa? Vastausprosentti kyselyssä oli 25,8%.
Suurimmiksi ongelmiksi järjestöissä nähdään avustusrahoituksen väheneminen, työntekijöiden jaksaminen, jäsenmäärien lasku ja vapaaehtoisten heikko sitoutuminen.
Rahoituksen väheneminen pakottaa järjestöt miettimään palveluiden tuottamista liiketoimintaperusteisesti ja kehittämään yhteistyötä yritysten ja julkisen sektorin kanssa. Vapaaehtoistoiminta vaatii tulevaisuudessa entistä ammattimaisempia käytäntöjä. Sekä palveluiden tuottaminen, että vapaaehtoistoiminnan ammattimaistuminen vaativat panostuksia osaamisen kehittämiseen.
Selvityksen mukaan järjestöt vastaavat muutostilanteeseen muun muassa palveluita ja jäsenyyden sisältöjä kehittämällä. Digitalisaatiota hyödynnetään etäosallistumista parantamalla ja talouden ja hallinnon automaatiota lisäämällä. Viestintä koettiin järjestöissä nopeasti muuttuvaksi alueeksi, johon kannatta panostaa. Strategia- ja tulevaisuustyö nähtiin myös tärkeäksi välineeksi haasteiden ratkomiseksi.
Lataa Tulevaisuuden näkymät järjestöissä -selvityksen yhteenveto tästä.
Kysyimme tilaisuuden päätteeksi osallistujilta, miten he voivat valmistautua muutokseen. Kuvassa koostettu yhteenveto osallistujien vastauksista.
Mokasin kerran erään työpajan aloituksen oikein kunnolla. Pyysin osallistujia tutustumaan toisiinsa pareittain ja sitten esittelemään parinsa koko porukalle. Joukossa oli yksi näkövammainen, joka tuli turhautuneena tauolla antamaan palautetta. Näkövammaiset tunnistavat puhujan äänestä, joten pareittain tehdyn esittelyn jälkeen hänen oli mahdotonta tunnistaa puhujia!
Pahoittelin tilannetta, otin opiksi ja hänen kanssaan syntyikin pitkä keskustelu miten fasilitoida kun ryhmässä on näkövammaisia. (Fasilitoinnilla tarkoitetaan tässä ryhmäkeskustelujen ohjaamista, ei avustettua vuorovaikutusta.) Sen jälkeen olen ottanut ammatilliseksi haasteeksi oppia lisää aiheesta, koska työskentelen usein eri vammaisryhmien kanssa.
Fasilitoidessani kirjoitan ja piirustelen paljon ja usein kannustan osallistujia tekemään samoin. Kaikille näkyvät muistiinpanot eli ryhmämuisti auttaa pitämään puhetulvan kasassa. Käsillä tekeminen taas edistää ajattelua. Siksi Legojen rakentaminen on tehokasta leikkiä. Vaan miten helpottaa vuorovaikutusta ja asioiden muistamista, kun osallistujilla ei ole käsiä, hän ei näe tai kuule?
Näkövammaiset Kerro diat ja kuvat ääneen, koska osallistujat eivät näe niitä. Kerran työpajan puolivälissä tauolla yksi osallistuja tuli kertomaan, ettei pystynyt lukemaan kirjoituksiani, koska on punavihersokea. Vaihdoin tauon jälkeen tussien värejä ja homma toimi. Toivoin vain, että hän olisi kertonut tästä jo alussa.
Näkövammaiselle voi olla vaikeaa tunnistaa puhujaa äänen perusteella. Oman nimen sanominen puheenvuoron alkuun auttaa tässä.
Asioiden kirjoittaminen fläpille auttaa vähentämään työmuistin kuormitusta ja aikaisemmin puhuttuun on helppo palata. Näkövammaisille tämä ei toimi. Tehtävänannot voi etukäteen tulostaa pistekirjoituksella, jolloin niihin on helpompi palata. Pistekirjoitustulosteita saa Näkövammaisten liiton kirjapainosta.
Oma kokemukseni on, että näkövammaiset ovat poikkeuksellisen hyviä kuuntelijoita ja pystyvät painamaan mieleen asioita. Lyhyillä kertauksillä voi auttaa kokonaisuuden pitämistä mielessä. Vielä etsin parempaa tapaa korvata fläpille kirjoitettu teksti. Olen pohtinut kohopaperin tai geelikynien käyttämistä, mutta en ole vielä kokeillut. Tarvittaessa muistiinpanot voi lähettää puhtaana tekstitiedostona osallistujille täydennettäväksi jälkikäteen.
Näkövammaiset kulkevat työpajatilassa kepin kanssa. He saattavat tarvita muiden osallistujien apua löytääkseen omalle paikalleen.
Osallistujille kannattaa kuvata tilan sijoittelu eikä muutella pöytien paikkaa kesken työpajan, koska näkövammaiset suunnistavat muistikuvien perusteella.
Tämä viittomakielen- ja kirjoitustulkkien asettelu voisi toimia fasilitointitilaisuudessa, jos osallistujat istuvat puolikaaressa. Vasemmassa reunassa ovat viittomakielen tulkit. Oikeassa reunassa istuvat kirjoitustulkit ja oikean reunan valkokankaalle tulee heidän tekstinsä. Videokuvaan vasempaan yläkulmaan on upotettu kirjoitustulkkien puheesta kirjoittama teksti. Kuvakaappaus Näkövammaisten liiton videolta Rakennetun ympäristön esteettömyys näkö- ja kuulovammaisen käyttäjän kannalta https://youtu.be/lysJsAwBM5A
Kuulovammaiset ja yhteistyö viittomakielen tulkkien kanssa Tulkit toivovat materiaaleja tai tehtävänantoja etukäteen tutustuttavaksi, jotta voivat perehtyä erikoissanastoon ja teemaan. Tulkit sijoitetaan piiriin tai pöydän ääreen vastapäätä tulkattavaa. Fasilitaattorina joudun muistuttamaan itselleni, että pidän katsekontaktin osallistujassa, joka katsoo tulkkeja, enkä viittojassa. Isoissa ryhmissä tulee käyttää mikrofonia, jotta kaikkien ääni varmasti kuuluu.
Tulkkaus ei pysty välittämään kaikkea sanatonta viestintää. Se voi vaikuttaa siihen, kuinka neutraalina, arvostelevana tai hyökkäävänä puheenvuoro koetaan. Tämä on hyvä pitää mielessä kun puheenvuoroja tulkitaan ja uudelleentulkitaan.
Menetelmät Suosin mahdollisimman yksinkertaisia dialogisia menetelmiä, joissa osallistujat pääsevät itse tahdittamaan keskustelua. Yksinkertainen on usein kaunista ja toimivaa. Piirikeskustelut ja kahvilamenetelmät toimivat. Aikaa on varattava enemmän jos tarvitaan tulkkausta.
Kuurosokeille korostetaan ryhmätyöskentelyn tehtävänannon vaiheistamista ja erittelyä. Hyvä ohje mille tahansa ryhmälle:
Ryhmätyöskentelyssä oppijan tulisi aina tietää tavoite, toimintatapa ja ajankäyttö. Onko ryhmän tarkoitus kuunnella vai puhua? Miten puheenvuorot jakaantuvat esimerkiksi opettajan tai aikuisen ja oppijoiden kesken? Milloin on otettava työvälineet käyttöön? Miten ryhmätyö lopetetaan? Lähde: Suomen kuurosokeat ry: opetus
Tilaratkaisut Erään työpajan alussa joimme osallistujien kanssa kahvia talon meluisassa ruokalassa, johon olimme suunnitelleet pienryhmäkeskusteluja. Osallistujat olivat iäkkäitä ja keskustelukumppanini ei saanut puheestani selvää. Hänellä ja muutamalla muullakin oli kuulolaite. Niinpä siirsimme pikaisesti keskusteluryhmät pois meluisasta kahvilasta aulan varrelle. Näin varmistimme, että osallistujat kuulisivat toisensa.
Tässä tilassa on induktiosilmukka kuulolaitteen käyttäjiä varten.
Tilan kaikuisuus ja meluisuus vaikeuttaa etenkin huonokuuloisten osallistumista. Kuulolaitteen käyttäjät arvostavat induktiosilmukkaa. Ne ovat joko valmiiksi asennettuina tai sitten sellaisen voi vuokrata. Välkkyävät valot tai eri aisteja stimuloiva sisustus voi haitata autismin kirjon omaavien keskittymistä.
Pyörätuolinkäyttäjille luiskat ja kynnyksettömyys sekä riittävä tila ovat oleellisia. Erässä vanhassa rakennuksessa pyörätuolilla pääsi joko työpajatilaan ja ruokalaan tai vessaan ja työpajatilaan, mutta ei kaikkiin kolmeen paikkaan. Toisessa paikassa oli hissi portaiden tilalla, mutta se jumittui parikin kertaa ja osallistuja sai odotella huoltoyhtiön tuloa. Opaskoirille, avustajille ja pyörätuoleille tulee varata tilaa.
Tässä mitataan oviaukon leveyttä. Tällä kertaa se riitti sähköpyörätuolille.
Käytä selkokieltä Fasilitoijana sorrun (liian) usein monipolvisiin tehtävänantoihin. Osallistujat eivät sitten ymmärrä niitä. Yritän sisällyttää kysymyksiin inspiraatiota ja rajoitteita. Pituus kasvaa ja sivulauseet vievät huomion harhateille. Hyvät kysymykset ja tehtävänannot ovat selkeitä. Helppotajuisuus palvelee kaikkea. Tässä auttaa selkokielisyys.
Käytä lyhyitä lauseita. Käytä osallistujille tuttuja arkisia Anna osallistujille aikaa muotoilla sanomisensa. Hyvät pikaohjeet selkokieleen löytyvät Selkokeskuksen sivuilta.
Kysy osallistujilta Hyvän vuorovaikutuksen suunnitteluun kuuluu, että osallistujilta kysytään miten he haluavat osallistua. Yksinkertaista! Etukäteen kannattaa olla yhteydessä osallistujiin, kysyä apuvälineiden käytöstä ja tarpeista.
Osallistujat eivät välttämättä kesken työpajaa oma-aloitteisesti kerro, jos jokin tapa fasilitoinnissa ei toimi. Etenkin jos he kokevat olevansa statukseltaan altavastaajina. Pyytämällä palautetta tai tekemällä lyhyen väliarvioinnin työpajan aikana tai tauoilla voi ehkäistä tätä ja tarvittaessa korjata toimintaa.
Sovi yhdessä toimintatavoista Työpajan alussa voidaan sopia toimintatavoista tai pelisäännöistä. Englanniksi tästä käytetään termiä ground rules. Voidaan sopia miten toimitaan, jotta osallistuminen olisi kaikille mahdollisimman sujuvaa ja huomioi osallistujien erilaiset tarpeet.
Suppeasti tämä voidaan tehdä niin, että fasilitaattori ehdottaa valmista listaa ja ryhmä hyväksyy tai muokkaa sitä. Vielä parempi, jos vain aikaa on, on rohkaistaan osallistujia esittämään pyyntö, mikä auttaisi heitä parempaan vuorovaikutukseen muiden kanssa. Työpajan puolivälissä voidaan tehdä nopea tarkistus ja palaute, miten tässä on onnistuttu ja mitä voisi parantaa. Tällöin esteettömyyden ylläpito ei jää yksin fasilitaattorin harteille vaan siitä huolehditaan kollektiivisesti. Näin edistetään laajemmin ryhmän ja sen osallistujien kyvykkyyttä ja ymmärrystä erilaisista tarpeista sekä niihin vastaamisesta. Tätä toki voi käyttää ihan kaikkien ryhmien kanssa.
Heitä ennakkoluulot syrjään Vammaiset ovat kokemukseni mukaan tottuneet pärjäämään vammastaan huolimatta itselleen hyvinkin hankalissa tilanteissa. Yhdessä ollaan pärjätty monenlaisissa tilanteissa. Saatan alussa pyytää apua, että jos toimin heitä vaikeuttavalla tavalla, niin sanovat heti. Tämä lähestymistapa pätee kaikkien ryhmien kanssa. Kuuntelemalla, kysymällä ja uteliaisuudella luotu luottamuksen ilmapiiri höystettyä palautteen pyytämisellä sekä oppimisella on fasilitoijan itserefleksiivistä ammattitaitoa.
Ja sen kerran kun olin lähellä huutaa seis vaaratilanteen vuoksi työpajassa, kun osallistujat kiipeilivät kokouspöydille. Se oli Invalidiliiton työpajassa. Että se niistä ennakkoluuloista.
Yrityksestä huolimatta en ole löytänyt fasilitointikirjallisuudesta mitään aiheesta. Ehkä jonain päivänä saisimme tästä kirjan. Mitä viisautta haluaisit siihen?
Lari Karreinen Twitter @larikarreinen Kirjoittaja otti muutama vuosi sitten ammatilliseksi haasteekseen ymmärtää paremmin, miten voimme luoda mahdollisimman esteetöntä vuorovaikutusta erilaisten osallistujien välillä.
Lämpimät kiitokset kommenteista ja virikkeistä puheenjohtaja P:lle, Anu Saulialalle, Pirkko Kuuselalle, Ville Elonheimolle, Johanna Ollille ja Jarmo Tirille.
28.5.2020 Lisätty kappale selkokielestä. 21.11.2019 Lisätty kappale kuurosokeiden opetuksesta, tarkennettu nimen sanomista näkövammaisten kanssa ja lisätty esimerkki pistekirjoituksen hyödyntämisestä. 8.11.2019 Lisätty kappale toimintatapojen sopimisesta ja maininta mikrofonin käytöstä. 30.10.2019 Lisätty kuva ja esimerkki kirjoitustulkkien ja viittomakielen tulkkien asettelusta.
Mitä meistä sanotaan?
“Olin tosi tyytyväinen, kun sain kuulla sellaisten ihmisten äänen, jotka eivät ole aikaisemmin puhuneet koko työyhteisön kuullen.”
Meillä on käynyt monta erilaista kouluttajaa tiimeissä, mutta koska olemme niin erilainen järjestä niin se ei ole vastannut tarpeita. Nyt tuntui, että vuosien jälkeen pääsimme eteenpäin.
“Erittäin hyödyllistä! Ensi kertaa eri virastojen saman asian kanssa työskentelevät pääsimme yhteen ja saimme sovittua konkreettiset askeleet.”
Lari Karreinen
Strategioiden mestari!
Ilman Petrin apua muutosta ei olisi tapahtunut. Nyt kaikille työntekijöille uusiutumisen tarve ja suunta on selvä.
Petri Toikkanen
”Emilia on kouluttajana erinomainen: avoin, valmistautunut, osaava, tilaa antava, rennon ilmapiirin luova”
”Rauhallinen, luonteva, innostava kouluttaja, joka on aidosti kiinnostunut meidän tilanteesta”
