Kehitämme tapoja luoda osallisuutta, rakennamme strategioita, parannamme työyhteisöjen toimintatapoja, petraamme vapaaehtoisuutta ja autamme muutostilanteiden kanssa. Välillä olemme valmentajia ja fasilitoijia, toisinaan konsultteja ja kouluttajia.
Osallisuus on meidän supervoima. Työtämme on kysyä, kuunnella ja etsiä vastauksia - saada porukka miettimään parhaita yhteisiä ratkaisuja.
Osallistuin erään kouluttajan webinaariin pari viikkoa sitten. Odotin tilaisuutta innolla sen aiheen vuoksi, vaikka tiesin joutuvani poistumaan linjalta tunnin kohdalla. Tunnollisesti liityin Zoom-linkin kautta kokoukseen muutamaa minuuttia ennen tilaisuuden alkua. Yllätys oli melkoinen, kun saavuin tilaisuuteen mikrofoni päällä (kuten 30 muutakin osallistujaa!) Zoom huone näytti autiolta, kun kaikkien (kouluttajan mukaan lukien) videot olivat pois päältä. Linjalla kuului vain saapuvien osallistujien mikrofoneista tulevaa taustamelua, ennen kuin he huomasivat mikrofoninsa olevan päällä.
Kouluttaja laittoi mikrofoninsa päälle hieman tasan jälkeen. Hän kertoi pimeän ruudun takaa, että osallistujia oli vain kolmasosa ilmoittautuneista ja odottaisimme vielä heitä linjoille muutaman minuutin. Hän myös kehotti vaimentamaan mikrofonit, sillä tilaisuus tultaisiin taltioimaan. Lopulta hän aloitti koulutuksellisen osion kymmenkunta minuuttia myöhässä videokuvan kanssa. Hän myös kertoi, että voisimme laittaa kysymykset hänelle sähköpostilla, sillä osallistujamäärän vuoksi webinaarissa ei olisi mitään vuorovaikutuksellisuutta.
Koulutuksen aihe oli mielenkiintoinen, mutta tällaisen aloituksen vuoksi oma tunnelmani oli lässähtänyt. Mietin, että tämäkö on normaali taso webinaarille? Tällaisiako verkkotilaisuudet ovat? Ja vastauksena otsikon kysymykseen, ei ainakaan tällainen.
Zoomin kaltainen sovellus antaa paljon mahdollisuuksia ylläpidolle tehdä tilaisuudesta osallistujaystävällinen. Voimme määrittää miten osallistujat saapuvat huoneeseen, miten he saavat käyttää mikrofonia ja chattia. Zoom tarjoaa niin paljon asetuksia, ettei niistä suurimpaan osaan tarvitse edes puuttua. Meille osanalaisille tärkeintä on verkkotilaisuuden lämminhenkisyys ja osallistujien osallistaminen. Miten kenenkään mielenkiinto pysyy yllä, jos ei ole mahdollisuutta osallistua?
Lämmin tunnelma luodaan osallistujille ensimmäisillä sekunneilla kun tilaisuuteen saavutaan. Ihan samalla tavalla kun kohdatessamme kasvotusten. Hymy ja tervehtiminen on vähintään yhtä tärkeää verkkokohtaamisessa. Jokaisen osallistujan mainitseminen nimeltä on hyvä tapa pienemmissä tilaisuuksissa. “Tervetuloa mukaan Maija, kiva että tulit linjalle ajoissa.” Tervehtiminen on myös hyvä tapa testata että äänet kuuluvat molempiin suuntiin. Jos osallistujamäärä on suuri, huolehdi että joku toinen vastaa tilaisuuden teknisestä ylläpidosta, jotta voit keskittyä osallistujiin.
Mikään osallistujamäärä ei ole liian suuri osallistaville menetelmille! Menetelmä valitaan osallistujamäärän mukaan. Zoom tarjoaa näppärät pienryhmähuoneet joihin lähettää osallistujat, chat toimii kaikissa videosovelluksissa, äänestää voi Poll-toiminnolla, peukuttaa voi myös videokuvan kanssa, Mentimeter tarjoaa näppärän tavan visualisoida tuloksia (ja peruskäyttö on ilmaista).
Muista etenkin nämä:
että osallistujien aika on arvokasta. Pidä siis kiinni aikatauluista ja kerro se etukäteen osallistujille.
Älä ikinä nipistä tauoista! On parempi osallistua 30 min virkeänä kuin 40 min uupuneena.
Tilaisuus ei ole ikinä siirrettävissä sellaisenaan verkkoon. Unohda siis kahdeksan tunnin koulutuspäivät videoyhteydellä!
Tässä muutama vinkki osallistujaystävällisemmän verkkotilaisuuden järjestämiseen. Mitä pidempään etätyön aika jatkuu, sitä korkeammalle osallistujien odotukset kasvavat. Olemme Osanassa toimineet jo yli kaksi vuotta etäorganisaationa ja panostaneet alusta asti hyviin verkkotilaisuuksiin. Etätilaisuuksiin siirtyminen aiheuttaa huolta ja kaikkea ei tarvitse osata itse. Ulkoistamalla tekniset huolet ja suunnittelu vapautat aikaasi olennaiseen. Voit rauhassa panostaa verkkotilaisuutesi timanttiseen asiantuntijasisältöön ja kukoistaa erikoisosaamisellasi.
Millaisia kokemuksia sinulla on verkkotilaisuuksiin osallistumista?
Lämpimiä kohtaamisia verkossa!
Emilia Osmala
Fasilitaattori ja valmentaja
Emilia suunnittelee ja toteuttaa useita verkkotilaisuuksia viikottain sekä kouluttaa virtuaalifasilitoinnista. Hänen suuri innostuksensa on tällä hetkellä Excel verkkotyöpajan alustana sekä psykologisen turvallisuuden luominen.
Tässä 14 eri keinoa toteuttaa äänestäminen tai henkilövaali etäkokouksessa. Sopivan keinon valinnassa kannattaa arvioida seuraavia näkökulmia:
Äänestyksen helppous. Mikä on osallistujille helpoin ja varmin keino, jolla äänestys saadaan suoritettua sujuvasti?
Vaalisalaisuuden toteutuminen ja tekninen varmuus. Kuinka vahvaa nimettömyyttä tarvitaan ja miten tarkasti pitää pystyä ehkäisemään vaikka äänestäminen kahdesti?
Muut tekniset tarpeet, kuten äänestystapa, eri äänimäärät, mahdollisuus tarkistuslaskentaan
Kuten kaikissa etäosallistumisissa, suosimme itse aina yksinkertaisinta ja osallistujille helpointa tapaa. Koska tekniset taidot vaihtelevat, niin näin yleensä saadaan paras osallistumiskokemus.
Toteuttipa äänestyksen millä tahansa tavalla, niin se kannattaa testata etukäteen. Lisäksi on hyvä harjoituttaa osallistujat äänestämiseen ennen varsinaista äänestystä, jotta tekniikka ja toimintatapa on tuttua siinä jännittävässä äänestystilanteessa. Aina voi käydä niin, ettei jollain osallistujalla tekniikka sitten toimikaan. Tällöin voidaan sopia äänestysavustaja, jolle voi soittaa tai tekstata oman äänensä. Väärinkäytösten estämiseksi ja henkilön tunnistamiseksi on sovittava riittävän turvalliset käytännöt. Salaisiin lippuäänestyksiin on käytettävä palvelua, jossa äänestäjää ei voida tunnistaa (IP-osoitteiden keruu) ja voidaan estää useamman kerran äänestäminen. Tässä voidaan joutua tasapainoilemaan äänestämisen helppouden, käytettävyyden, saavutettavuuden ja turvallisuuden välillä. Etä-äänestyksien toteuttamiseen yhdistyksellä tulee yhdistyslain mukaan olla vaalijärjestys, jossa kuvataan äänestyksen toteutustapa. Tosin Koronan poikkeusajan vuoksi vaalijärjestystä ei vaadita 30.6.2021 saakka. Vaalijärjestys on silti hyvä tehdä, jotta on etukäteen sovittu miten toimitaan. Tähän on selkeä ohje Vanhempainliitolta.
Äänestys kyselytyökalulla
Kyselyjä voi tehdä Google Formsilla ilmaiseksi tai maksullisilla ohjelmilla kuten SurveyMonkeyllä ja Webropolilla. Näiden etuna on se että yksittäiset äänet jäävät talteen. Se mahdollistaa tarkastuslaskennan, jos sellaiselle tulisi tarvetta. Vaalisalaisuuden säilyttämiseksi IP-osoitteiden tallennus on käännettävä pois päältä Webropolissa ja SurveyMonkeyssä. Tässä pari eri esimerkkiä toteutuksista:
Tehdään kysely, johon laitetaan äänestysvaihtoehdot ja tarvittaessa myös tyhjä ääni. Linkki lähetetään osallistujille. Äänestys on anonyymi eikä siinä ole mitään tunnistautumista. Lomake voidaan sulkea äänestysajan päätyttyä. Tulokset saa näytettyä helposti lomakkeen vastaukset -kohdasta.
Tästä linkistä pääset katsomaan yllä olevaa esimerkkiä neljän hengen komitean valitsemisesta, jossa ehdokkaita on kuusi. Koska äänestäjät voivat äänestää neljää ehdokasta, on lomakkeella samat nimet neljästi. Ohje on, että samaa henkilöä ei saa äänestää kahdesti vaan tällöin toinen ääni hylätään. Äänet kerätään taulukkoon josta pitää tarkistaa, ettei kukaan vahingossa äänestä kahta kertaa samaa.
Tehdään kysely, johon laitetaan äänestysvaihtoehdot ja tarvittaessa myös tyhjä ääni. Linkki lähetetään osallistujulle. Jokaiselle osallistujalle voidaan lähettää henkilökohtainen kyselylinkki, jolloin nähdään että ovatko kaikki äänestäneet. Asetuksista saa IP-osoitteiden tallennuksen pois päältä ja anonyymit vastaukset, jolloin vaalisalaisuus säilyy. Suomenkielinen. Henkilökohtaisen kyselyn lähettäminen vaatii maksullisen version, alkaen 30 €/kuukausi.
Osallistujille voidaan lähettää henkilökohtainen linkki sähköpostiin. Suomen Ladun liittokokouksessa, jossa oli eri äänimääriä, vastaukset kerättiin taulukkoon, joka laski äänimäärät. Tällöin vain ääntenlaskijat näkevät kuka on äänestänyt ja ketä.
Mentimeter on tehty vuorovaikutteiseksi esityssovellukseksi, jossa on valmis äänestysmahdollisuus. Osallistujille annetaan numerokoodi ja ohje mennä menti.com -sivulle, jossa äänestys tapahtuu. Helppo, mutta osallistumalla eri laitteelta voi äänestää useamman kerran. Toimii hyvin kännykällä tai selaimella. Tämä tietysti näkyy äänimäärissä. Englanninkielinen. Ilmaisversiossa voi olla kaksi kysymystä tai äänestystä yhdessä esityksessä. Esityksiä voi tehdä rajattomasti ja yleisöä ei ole rajoitettu. Maksullinen versio alkaen 9,99 $ kuussa.
Äänestyssovellukset
Näissä eri vaalijärjestysten ja äänimäärien ohjelmointi on usein mahdollista ja vaalisalaisuuden säilyttäminen paremmin varmistettu.
Opavote
Opavote.com Tukee erilaisia äänestystapoja, kuten eri äänimääriä tai single transferrable vote -mallia. Suomenkielinen demo joten varsinaisten äänestysten teko suomeksi onnistunee myös.
Hinnoittelu: 25 äänestäjää ilmaiseksi. Maksamalla 10 $ saa 125 äänestäjää ja 10 ehdokasta lisää.
Jokaiselle äänestäjälle luodaan oma tunnus, joten äänestää voi vain kerran. Toimii kännykällä ja selaimella. Englanninkielinen. Maksuton demo 20 äänestäjällä. 100 äänestäjää maksaa 15 $.
Palvelu tarjoaa paljon eri mahdollisuuksia kuten vaalijärjestyksiä ja vaaliliittoja, vahvan tunnistuksen ja vaalisalaisuuden. Suomenkielinen. Hintoja ei ole mainittu.
Vote by Hejmo
https://www.hejmo.fi/ Palvelu tarjoaa erilaisia äänestystapoja ja esimerkiksi äänileikkurit. Tarvittaessa vahva tunnistautuminen on mahdollista ja anonyymi äänestys. Suomenkielinen. HIntaa ei kerrottu.
Kilta Sähköinen vaali -sovellus
Kilta Sähköinen vaali -sovellusta voi käyttää vaikkei olisikaan Kehätiedon jäsenrekisteriratkaisua käytössä. Tarkemmat ohjeet täällä. Suomenkielinen. Hinta ei tiedossa.
Äänestyskoppi.fi
https://äänestyskoppi.fi/ Äänestyskoppi tarjoaa tavallisen ja suhteellisen vaalitavan sekä eri äänimäärät. Hinnat alkaen 3,99 €/äänestys ja 0,30 €/äänestäjä.
Muita keinoja
Kädennostoäänestys
Pienellä osallistujajoukolla onnistuu perinteinen kädennostoäänestys. Puheenjohtaja kertoo vaihtoehdot ja luettelee jokaisen osallistujan nimen vuorollaan. Osallistuja sanoo ääneen miten äänestää. Vaihtoehdot on hyvä olla näkyvillä chatissa tai näytöllä.
Sähköpostiäänestys
Ääntenlaskija lähettää sähköpostin äänestyksestä jokaiselle kokouksen osallistujalle piilokopiona eli bcc:nä. Äänestys tapahtuu vastaamalla sähköpostiin ja koska viesti on lähetetty piilokopiona, vastaus menee vain lähettäjälle. Miinuksena tietysti on, että ääntenlaskija saa tietää kuka on äänestänyt ketäkin.
Chat-äänestys
Jos kaikilla on toimiva chat, niin jokainen kirjoittaa äänensä chattiin. Jos halutaan, etteivät osallistujat näe toistensa ääniä ennakkoon, voi ohjeistaa kirjoittamaan vastauksen chattiin ja painamaan enteriä vasta kun tähän annetaan lupa. Anonyymin version chat-äänestyksestä saa, jos osallistujat muuttavat nimensä vaikka pisteeksi “.” äänestyksen ajaksi.
Zoomin poll -toiminto ja Teamsin Polly
Helppo tapa tehdä nopeita äänestyksiä. Poll-toiminto ei välttämättä näy kaikille käyttäjille, esimerkiksi jos käyttäjällä on vanhempi Zoom versio tai Teamsissä on organisaation ulkopuolinen käyttäjä. Sen vuoksi on hyvä testata toimivuus ennakolta.
Puuttuuko jokin keino?
Nämä vinkit koostuvat omista kokemuksistamme, sekä virtuaalifasilitaattoreiden ryhmässä käydystä keskustelusta ja sen jatkosta, OK-Siviksen artikkelista sekä Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan vinkeistä. Meillä ei ole taloudellisia kytköksiä mainittuihin palveluihin emmekä saa mitään korvausta niiden mainitsemisesta.
Mitä olet käyttänyt? Kerro kommentissa!
Jos tarvitset apua etävuosikokouksen järjestämiseen, ota yhteyttä.
Miten saat etäkokouksissa luotua lämmintä tunnelmaa ja kaikki osallistumaan? Katso maksuton 20 minuutin videosarjamme tästä aiheesta:
Lari Karreinen Kirjoittaja on kiinnostunut sujuvan ja helpon etävuorovaikutuksen luomisesta.
Kirjoitusta päivitetty 9.10.2020 ja lisätty lisää palveluita ja 12.10.2020 vaalijärjestyksen osalta .
Korona pakotti muuttamaan keväälle suunnitellut strategiaprosessit etänä tehtäväksi. Viiden laajemman strategiaprosessin etätoteutuksen pohjalta sain oivallisen tilaisuuden vertailla perinteisen ja etätoteutuksen eroja strategian luomisessa.
Etukäteen ajatus strategian fasilitoimisesta pelkästään etävälinein hirvitti, vaikka olin jo aiemmin tehnyt webinaareja ja etäkoulutuksia. Täysin lähityöskentelyssä tapahtuvia laajempia strategiaprosesseja oli tullut tehtyä vuosien varrella yli 25. Tekemisen tavat ja prosessin vieminen eteenpäin olivat hioutuneet vuosien mittaan lähitilaisuuksien maailmaan. Etätyöskentelyssä askarrutti, miten työpajat saadaan toimimaan, miten onnistuu vuorovaikutus, saadaanko haluttuja tuloksia ja miten osallistujat kokevat etätilaisuudet.
Käyn tässä kirjoituksessa läpi perinteisen ja etänä toteutettavan strategiaprosessin erot. Tutkin eroja kahdeksan strategiaprosessin kannalta oleellisen kategorian kautta. Jokaisen kategorian alle tiivistän erot kolmen plussan asteikolla:
= tyydyttävä
+ = hyvä taso
++ = erinomainen.
Aloittaminen
Tärkeä elementti jokaisen strategiaprosessin alussa on, että kaikki osallistujat tuntevat sekä toisensa että mahdollisen ulkopuolisen fasilitoijan. Tuntemus on ensi askel luottamukseen. Porukan tunteminen on tärkeää myös fasilitoijalle. Ensimmäisissä tilaisuuksissa nähdään, minkälaiset työskentelytavat sopivat juuri tälle porukalle.
Tuntemisen ja luottamuksen synnyttämisessä perinteiset kasvokkaiset tilaisuudet toimivat väistämättä paljon etätilaisuuksia paremmin. Tutustuminen on luonnollisempaa. Näemme toiset elävinä ja hengittävinä ihmisinä. Kuulumiset voidaan vaihtaa ja huumoria heitellä. Osallistujat näkevät fasilitoijan aitona ihmisenä, ja fasilitoija näkee, minkälaisia persoonia ryhmään kuuluu.
Etänä näiden elementtien välittäminen on mahdollista, mutta sille pitää varata erikseen aikaa. Jos ryhmä tuntee toisensa entuudestaan hyvin, ei strategiaprosessin aloituksessa ole ongelmaa. Tämän näin keväällä yhden täysin etänä toteutetun prosessin kohdalla.
Perinteiset +++ Etä +
Asiat ja analyyttisyys
Strategiaprosesseissa korostuu analyyttinen ote. Tilannetta ja tulevaisuutta käydään läpi systemaattisin välinein – järjestellen ja etsien olennaisia asioita. Etästrategiaprosessi onkin parhaimmillaan asioiden käsittelyssä, joka onnistuu etäkokouksin ja erilaisia alustoja käyttäen jopa paremmin kuin perinteisessä työskentelyssä. Etämenetelmin asioiden käsittely on nopeampaa, dokumentointi tarkempaa ja edellisten kertojen työstöihin helpompi palata. Etämaailmassa keskusteluissa pysytään yleensä paremmin asiassa.
Itseni ensin yllätti ja sitten ilahdutti suuresti strategisten analyysien laatu etätoteuksissa. Digitaaliset välineet mahdollistavat monipuolisempien harjoitusten ja työstöjen tekemisen. Lopputulos syntyy, ja strategia on vähintään yhtä laadukas kuin perinteisissä prosesseissa.
Perinteiset ++ Etätyöpaja +++
Tunteet ja toisten tunteminen
Vaikka strategiaprosessi on älyllinen, ovat tunteet, hetken fiilikset, innostuneisuus, mielenkiinnon kohteet, epävarmuudet ja pelot prosessissa koko ajan läsnä. Tyypillisesti strategiaprosessissa niitä ei käsitellä mitenkään erityisesti, toisin kuin vaikkapa työnohjauksessa tehdään.
Perinteisissä strategiaprosesseissa tunnepuoli tulee kuitenkin jossain määrin käsitellyksi yhteisten asiakeskusteluiden lomassa. Kasvokkaisissa keskusteluista osallistujat aistivat toisten tunteet. Näin strategian valintoihin, päämääriin ja toimenpiteisiin liittyviä hankaluuksia saadaan käsiteltyä jo prosessin aikana.
Tunteiden välittäminen on väistämättä etänä toteutettavissa prosesseissa vähäisempää. Vaikka puitteet olisivat optimaaliset, nettiyhteys toimisi häiriöttä, videokuva olisi kirkas ja ääni selkeä, jää läsnäolosta ja toisten tunteiden tulkitsemisesta silti todella paljon pois. Tässä voi piillä etänä toteutettavan strategiaprosessin heikkous. Tuleeko tunnepuolta käsiteltyä tarpeeksi? Ongelma korostuu jos osallistujat eivät tunne toisiaan kovin hyvin. Silloin kommunikaatio on varovaisempaa ja enemmän aistittavissa kehonkielestä, mikroilmeistä ja äänenpainoista. Näiden välittämisessä etävälineet ovat vielä kehnoja.
Hankaluus on, että tunteiden käsittelyyn liittyvät ongelmat eivät tule esiin suoraan etänä tehdyssä strategiaprosessissa. Tämä voi aiheuttaa kitkaa myöhemmin strategian käytäntöön viemisessä. Pelkästään kevään strategiaprosessien perusteella en pysty sanomaan, tuleeko tunnepuoli riittävästi käsitellyksi, vaan sen näyttää vasta tulevaisuus.
Perinteiset +++ Etä +?
Ajallinen tehokkuus
Kevään tilaisuudet osoittivat, että ajankäyttö on etätyöskentelyn parhaita puolia. Tämä näkyy hyvin kymmenien ihmisten työpajoissa. Perinteiset strategiatyöpajat, tyypillisesti 15-50 henkeä käsittävät tilaisuudet, ovat joko puolen päivän (3-4 h) tai koko päivän (n. 6 tehollista tuntia) pituisia. Niihin sisältyy useita 10-20 minuutin taukoja ja yksi tai kaksi pidempää taukoa lounastamiseen ja kahveihin.
Etätyöpajat ovat tässä suhteessa huomattavasti tehokkaampia. Aikaa säästyy monesta kohtaa.
Suurin säästö tulee puheenvuorojen pituudessa. Etänä puheenvuorot pysyvät tiiviimpinä ja paremmin asiassa. Ja kun yhteen asiaan ei jäädä niin pitkäksi aikaa, ehditään lyhyemmässäkin ajassa käydä läpi enemmän asioita.
Ajan säästöä tulee myös tauoista. Perinteisissä työpajoissa taukoihin liittyy myös kirjoittamaton sääntö, että mattimyöhäsiä yleensä odotetaan muutama minuutti. ”Kymmenen minuutin tauko” on perinteisissä tilaisuuksissa usein 15-20 minuuttia, etätyöskentelyssä tasan kymmenen. Perinteisissä työpajoissa myös siirtymät pääsalista pienempiin ryhmätyöskentelytiloihin vievät yllättävän paljon aikaa, 5-10 minuuttia per harjoitus. Etänä siirtymät tapahtuvat noin minuutissa. Tämä voi tarkoittaa puolen tunnin säästöä koko työpajan osalta.
Perinteiset + Etätyöpajat +++
Jaksaminen
Etänä tekeminen on ajallisesti tehokkaampaa. Luonnollisesti se on myös kuluttavampaa. Nopeaa juoksua ei jaksa niin kauan kuin kevyttä hölkkää. Kolme tuntia etätyöskentelyä vastaa 4-6 tuntia perinteistä työskentelyä.
Työskentely on raskaampaa, kun välissä ei ole yhteisiä lounaita, kahvihetkiä ja vapaampaa jutustelua. Jonkin verran palauttavaa vaikutusta tulee sentään olosuhteista. Etätyöskentelyssä ihmiset voivat enemmän vaikuttaa olosuhteisiinsa. Jokainen voi työskennellä haluamallaan tavalla, istua sohvalla, maata sängyllä, venytellä ja juoda lempikahviaan.
Kuitenkin päivän lopulla ero perinteisen työpajan ja etätyöpajan jälkeen on huomattava, vaikkakin yksilöllistä vaihtelua on. Perinteisistä työpajoista lähdetään usein innostuneena, jopa hieman virkistyneenä, koska vaihtelu arjen työhön ilahduttaa. Strategia-asian lisäksi voi olla kasvanut myös työhyvinvointi. Kontrasti etätyöpajoihin on selkeä, sillä etätyöpajan jälkeen olo on usein hieman väsähtänyt.
Pitkäkestoisempia vaikutuksia jaksamiseen onkin sitten vaikeampi arvioida. Etätilaisuuden jälkeen voi siirtyä heti takaisin työhön, vapaalle tai perheen pariin. Perinteisten työpajojen jälkeen on aina kotimatka, joka voi kestää joidenkin osallistujien osalta tuntikausia autossa, junassa tai lentokoneessa. Etätilaisuuden jälkeen illan saa viettää kotona perheen tai harrastusten parissa. Onkin täysin osallistujakohtaista, onko ilta kotona, kulkuvälineessä tai hotellissa etu vai haitta.
Perinteiset ++ Etätyöpajat ++
Osallisuus
Strategiaprosesseissa osallisuuden voisi tiivistää ihmisten kokemukseksi siitä, miten paljon he ovat saaneet olla mukana pohdintoja tekemässä ja kuinka hyvät mahdollisuudet heillä on ollut lopputulokseen vaikuttamiseen. Osallisuuden vähentyminen oli suurin huoleni, kun etätyöskentelyihin jouduttiin. Koetan aina vaalia huolellisesti osallisuutta strategiaprosesseissa, koska näen sen erittäin tärkeänä strategian onnistumisen kannalta – ehkä jopa tärkeimpänä.
Huoleni osoittautui kuitenkin turhaksi. Kevään kokemuksien myötä voin todeta, että etätilaisuuksissa osallisuus toteutuu aivan yhtä hyvin kuin perinteisissä toteutuksissa.
Ainut miinus ovat tekniset ongelmat. Jos jollain nettiyhteys pätkii tai kone kaatuu kesken kaiken, osallistuminen jää väistämättä vähäisemmäksi. Toisaalta samankaltaisilta ongelmilta ei vältytä perinteisissäkään toteutuksissa. Aina joku on myöhässä, jonkun pitää hoitaa päivän aikana huipputärkeä asia ja jonkun pitää lähteä hakemaan sairastunut lapsi päiväkodista. Erilaisia osallistumisen ongelmia on molemmissa toteutusmuodoissa.
Kevään tilaisuudet osoittivat, että pahoja teknisiä ongelmia ilmeni harvoin. Pieni kuvan ja äänen tökkiminen on tavallista, mutta ne eivät estä osallistumista. Mieleeni jäi ainoastaan yksi tapaus: koko kevään sadoista osallistujista yksi henkilö jäi pois yhdestä 45 minuutin harjoituksesta, koska hänen koneensa temppuili. Ongelmaprosentti oli lopulta häviävän pieni.
Näitä pieniä teknisiä haittoja on on hyvä verrata perinteisten tilaisuuksien osallistumisen mahdollisuuksiin. Osallisuutta kun on myös se, miten helppoa tilaisuuksiin on päästä. Helsingissä pidettävään tilaisuuteen on helpompaa osallistua helsinkiläisenä kuin tulla Rovaniemeltä. Etämaailmassa kaikilla on aika lailla samanlaiset mahdollisuudet osallistumiseen. Osallistumisen esteenä ”en tullut, koska se on niin kaukana ja matkustaminen vie niin paljon aikaa” on todennäköisesti monin verroin yleisempi kuin pahat tietotekniset ongelmat. Etäisyyteen osallistumisen esteenä on vain valitettavasti totuttu. Oikein se ei tietenkään ole.
Perinteiset ++ Etä ++
Kustannussäästöt
Etätilaisuuksien ilmeisenä etuna ovat niiden rahalliset säästöt. Ei mene matkakuluja eikä tarvita kahvituksia ja lounaita. Fasilitoijan palkkiokin voi olla pienempi kuin perinteisissä tilaisuuksissa, sillä etätoteutus säästää aikaa, matkustamista ja materiaaleja. Kun myös työntekijöiden aikaa kuluu vähemmän, etänä tehty strategiaprosessi voi olla helposti 50-80 % perinteisiä prosesseja halvempi.
Perinteiset + Etä +++
Harjoitukset ja dokumentointi
Etäfasilitoinnissa harjoituksien ohjeistamiseen tulee käyttää paljon aikaa ja sen pitää olla todella selkeää. Asiat todella pitää vääntää digitaalisesta rautalangasta, jotta harjoitukset onnistuvat. Tässä suhteessa perinteiset työpajat ovat varmempia. Pahimmillaan löyhä ohjeistus perinteisissä työpajoissa aiheuttaa työskentelyryhmän keskustelun ajautumisen sivuraiteelle tai esimerkiksi liimalappujen värien käyttämistä väärällä tavalla. Tällainen harvoin pilaa kokonaisuutta, koska syntynyt on ainakin keskustelua, useimmiten myös käyttökelpoisia ajatuksia.
Etätyöskentelyssä puolestaan huono ohjeistus voi kaataa koko harjoituksen. Jos esimerkiksi osallistujan saama linkki työskentelypohjaan ei toimi, tai osallistujan tietokone sippaa kesken eikä linkkiä enää löydykään, hänen osallistumisensa jää kokonaan pois. Lisäksi digitaalisissa työpohjissa pari vahinkopainallusta voi hävittää kaikkien pohdinnat bittiavaruuteen. En ole koskaan kuullut, että lähitilaisuudessa yksittäinen osallistuja kävisi vastaavasti repimässä kaikkien ryhmien fläpit ja laput silpuksi.
Dokumentoinnin helppoudessa, tarkkuudessa ja jaettavuudessa etävälineet voittavat kisan helposti. Ei tule sekavia fläppitauluja ja irronneita liimalappuja. Ei tule kellekään ylimääräistä työtä kuvien syöttämisestä Wordiin tai Exceliin. Kaikki etäalustoilla tehdyt tuotokset voidaan jakaa muutamassa minuutissa tilaisuuden jälkeen.
Samoin välineiden monipuolisuus ja mahdollisuudet ovat digialustalla huomattavasti paremmat kuin lähityöskentelyssä. Voidaan siirrellä, äänestää, tuoda kuvia ja infografiikoita sekä hypätä erilaisista harjoituksista toisiin saumattomasti. Nämä tietysti voidaan tehdä myös perinteisin menetelmin, mutta ne vaativat paljon tilaa, aikaa ja valmisteluita, ehkä jopa useamman fasilitoijan. Menetelmien monipuolisuus näkyy parempana pohdinnan laatuna ja ideoiden määränä.
Tietysti alustoihin liittyy tietoteknisiä haasteita verkkoyhteyksien, palvelinten ja selainten osalta, ja lisäksi se normaali syy, että käyttäjät eivät aina osaa käyttää alustoja. Kynä ja paperi ovat kuitenkin kaikille varmasti tuttuja.
Perinteiset ++ Etä ++
Kumpi siis on parempi?
Selvää eroa perinteisten ja etätoteutusten välille ei saada. Molemmissa on puolensa, ja kummallakin tavalla pystytään tekemään onnistuneesti erinomainen strategia. Osallisuus toteutuu molemmissa tavoissa. Nämä ovat tärkeimmät strategiaprosessin tavoitteet.
Selkeä ero on, että etäprosessit ovat tehokkaita ajan, kustannusten, dokumentoinnin ja menetelmien näkökulmasta. Nopeaa ja laadukasta – hyvin maltillisella resurssien käytöllä. Strategia saadaan aikaan, ja pohdinta voi olla jopa syvempää kuin lähityöskentelyssä.
Perinteisessä työskentelyssä puolestaan parasta on inhimillinen puoli. Toisten ihmisten tunteminen, luottamuksen synnyttäminen ja tunteiden huomioon ottaminen toteutuvat luontevasti. Inhimillisempi kokemus on varmasti myös vahvempi. Mieleen voivat painua niin erämökki, jossa strategiatyöpaja pidettiin, kuin yhdessä syödyt maistuvat ruoat ja illanistujaisten hauskat kommellukset. Näin strategiaprosessi voi toimia yhteishengen lujittajana. Sinällään kokemuksellinen puoli ei liity suoraan strategiaan tai strategiaprosessiin vaan tulee prosessin sivutuotteena. Luottamusta ja yhteishenkeä voidaan rakentaa yhtä hyvin muissakin yhteyksissä.
Lopulta organisaation tilanne ratkaisee, millainen muoto kannattaa valita. Jos strategiaan liittyy potentiaalisesti inhimillisesti vaikeita tai tunnepitoisia asioita, esimerkiksi organisaation uudelleenjärjestelyjä, toimintojen lakkauttamisia tai irtisanomisia, ovat perinteiset tilaisuudet ylivoimaisia.
Prosessien aloituksessa lähitilaisuus lienee edelleen paras valinta. Monet strategian pohdinta- ja analysointivaiheet voidaan puolestaan aivan hyvin toteuttaa etänä. Se säästää aikaa ja rahaa, ja työskentely on jopa laadullisesti parempaa.
Kevään kokemusten valossa oma suositukseni on hybridiprosessien käyttö: aloitus perinteisesti, työskentely pääosin etänä ja mahdolliset vaikeat vaiheet lähitilaisuuksina. Näin prosessista tulee resurssien kannalta tehokas, mutta siinä käytetään myös perinteisten tilaisuuksien tuomat mahdollisuudet sitoutumiseen, tunteiden käsittelyyn ja luottamuksen synnyttämiseen.
Uskon, että koronavuosi muuttaa pysyvästi strategiaprosessien toteutusta. Muutos on ennen muuta etätoteutusten suuntaan. Täysin etänä toteuttava prosessi on aivan mahdollinen muoto, sen olen itse nyt nähnyt. Lähitilaisuuksille on kuitenkin oma tarpeensa ja paikkansa.
Tovi (fiktiivinen) on asiantuntijaryhmän esimies. Hän on edennyt lukion kaksoistutkinnon ja ammattikorkeakoulun kautta työmaailmaan ja omia vahvuuksiaan hyödyntäen edennyt asiantuntijasta esimieheksi. Tovi on erittäin hyvä tekemään montaa asiaa samaan aikaan – piirre, jota esimerkiksi esimiestyössä arvostetaan. Kukaan ei normaalissa työssä huomaa, että Tovi on erilainen. Hän on erilainen oppija. Hän ei oikeasti tarvittaessa pysty keskittymään yhteen asiaan kerrallaan. Ajattelu herpaantuu. Tovi löytyy jokaisesta työpaikasta. Eikä Tovia voi fasilitoida kuten muita.
Fasilitointi on hallitussakin tilanteessakin nopeatempoista orkesterinjohtamista, josta ei muutoksia, persoonia ja tilanteita puutu. Tässä hallitulla tilanteella tarkoitetaan tilannetta, jossa joukko fyysisesti hyvinvoivia, samankaltaisen energiatason omaavia ihmisiä saapuvat samaan tilaan hyvin nukkuneina. Tämä tapahtuu niin harvoin, että voisi puhua utopiasta. Mitä isompi porukka, sitä suuremmalla todennäköisyydellä joukkoon mahtuu henkilö, jolla juuri sinä päivänä on jokin huomiota kuormittava juttu meneillään. Nämä kuormittavat asiat saadaan usein purettua hyvillä virittäytymisellä, mutta entä jos kyseessä on yleinen puute havainnointikyvyssä? Mitä teet, kun joukossa on erilainen oppija?
Tunnistaminen
Erilaiset oppijat, eli erilaisia oppimisvaikeuksia omaavat henkilöt voi oppia tunnistamaan. Heidän kykynsä hahmottaa syy- ja seuraussuhteita ei ole rajoittunut ja usein heillä on jopa jotain supervoimia, joita muilla ei ole! Jos henkilö itse tietää tilanteensa, hän on yleensä varsin avoin asian suhteen, mutta piilossa olevat haasteet tunnistetaan parhaiten levottomuudesta. Onko porukassa henkilö joka alkaa napsuttamaan jalkaansa lattiaan alle minuutissa? Onko porukassa henkilö joka toistuvasti jättää liimalaput tai valkotaulut tyhjäksi? Siinä hän on. Ei hän ole ”vaikea”, ”motivaatiohaasteinen”, tai ”muutosvastarintainen” vaan hän tarvitsee erilaiset muistisäännöt ja monikanavaiset muistiinpanot.
Fasilitoituja ryhmäkeskusteluja hyödynnetään silloin, kun halutaan saada selvyys johonkin monimutkaiseen asiaan tai luoda jotain uutta. Nämä tilanteet ovat poikkeuksellisen vaikeita henkilölle, joka
muistaa 5-7
asian sijaan maksimissaan 4
ei voi lukea
tekstiä, jossa on liian suuri tai liian pieni kontrasti
tarvitsee
uuden oppimiseen omat muistisääntönsä – ei sinun ehdottamiasi
näkee
riveillä olevan tekstin yhtenä kuvana tai sanat hyppivät
väärinpäin
tarvitsee
kokonaisuuksien hallintaan poikkeuksellisen seikkaperäisen
selostuksen toistoineen
Voi
olla, että ajattelet, ettei tällaisia ole juuri sinun
fasilitoimissasi ryhmissä, mutta entä jos on, mutta olet katsonut
muualle tai sivuuttanut heidän palautteensa tilastoharhana ja
keskittynyt vain hyviin keskiarvoihin? Meidän fasilitoimissa
tilanteissa heitä on poikkeuksetta joka kerta.
Valmistautuminen ja turvallisuuden maksimointi
Jos epäilet hetkeäkään, että ryhmässäsi saattaa olla joku,
joka tarvitsee erityishuomiota, niin ota häneen yhteyttä. Älä
oleta, että osallistujat näkevät, kuulevat ja kokevat asiat
samalla tavalla kuin sinä. Keskustele asiasta ennakkoon ja kysy mikä
helpottaisi hänen osallistumistaan.
Aseta
lähtötaso riittävän alas. Aloita matka tilanteeseen esitehtävien
ja itsenäisen ymmärryksen lisäämisen kautta. Tee tehtävänannoista
lyhyitä, selkeitä ja yksinkertaisia. Käytä selkokieltä ja
tarvittaessa kuvita tai demonstroi tehtävänannot.
Vähintäänkin tuplaa aika, jonka kuvittelit tilanteen selvittämiseen käyttäväsi. Lisäksi ihminen, jonka kognitiivinen kapasiteetti täyttyy normaalia nopeammin, tarvitsee mahdollisimman rauhallisen tilan ympärilleen, jotta keskittyminen voi pysyä aiheessa. Joudut siis käyttämään poikkeuksellisen paljon aikaa myös tilavalintojen tekemiseen.
Erilaisten
oppijoiden stressitaso laskee, kun ihminen saa itse valita
ympäristönsä. Tämä tarkoittaa sitä, että tiloissa tulee olla
muuntautumiskykyä. Liikuntarajoitteiset taas asetetaan välittömästi
eriarvoiseen asemaan, jos tiloissa on rappusia – vältä tätä,
koska päämääräsi on turvallisuuden tunteen maksimointi.
Erilaiset
luki- ja hahmotushaasteet taltutetaan parhaiten käyttämällä
kuvia, tekstejä ja puhetta samaan aikaan. Käytä muistiinpanoissa,
esityksissä ja varsinkin ohjeiden annossa monikanavaisuutta! Pelkkä
listaus ei riitä, koska sanat voivat hyppiä riveillä: Piirrä,
kirjoita, lue ja anna henkilöiden seurata omaa esimerkkiäsi. Et voi
myöskään luottaa siihen, että henkilöt muistavat antamasi ohjeet
pienryhmätiloissa. Myös niissä tulee olla sama ohjeistus näkyvillä
ja mielellään myös puhuttuna. Voisiko sinunkin ohjeesi kulkea
jatkossa mobiilisti ryhmähuoneisiin mukaan?
Koska
mikä vain rajoite alentaa kapasiteettia luoda uutta, on fasilitoijan
tehtävä luoda turvalliset ja helpot puitteet.
Värikoodaus
toimii erittäin hyvin, joten jos voit valita erilaiseen tekemiseen
eriväriset tuolit, paperit tai tussit, niin tee se! Vähintäänkin
käytä vaaleataustaisia liimalappuja silloin, kun niihin
kirjoitetaan ja tummia silloin, kun niillä äänestetään.
Varmista, että esitysmateriaalit ovat johdonmukaiset. Voit myös
etukäteen kysyä osallistujilta värin käytöstä ja täten
varmistua kontrastien sopivuudesta.
Kirjoittajat: Erja Klemola, Muutosjohtaja, palvelumuotoilija ja fasilitoija Sofigate Oyssä ja provosoi positiivista vaikuttamista Noutti-kirjansa avulla. Intohimoinen vahvuuksien etsijä kaikista ja kaikesta.
Lari Karreinen, Osanan ratkaisukeskeinen valmentaja ja fasilitaattori, joka haluaa helpottaa osallistumista eri tavoin asiat kokeville ja havainnoiville. IAF:n Social Inclusion Facilitators -ryhmän jäsen.
Etäkokouksissa ruutua tuijottaessa väsy iskee nopeammin. Ajatus jumittaa ja päätöksiä ei synny. Lyhyet energisointiharjoitukset auttavat pitämään osallistujat aktiivisina ja tunnelman energisenä. Harjoituksilla johdatat osallistujat käsiteltävään teemaan, rentoutat tunnelmaa ja lämmittelet aivoja toimimaan. Ajatukset lähtevät liikkeelle, keskustelu viriää, syntyy vuorovaikutusta.
Ei mitään leikkejä!
Joskus osallistujat ovat tottuneet virallisen jäykkiin ja asiallisiin kokouksiin. Ei mitään leikkejä minulle! Siksi energisoivien harjoitteiden valintaan kannattaa käyttää hetki aika, ja valita ne osallistujille ja prosessiin sopiviksi.
Liikkumista voi perustella kansanterveydellä ja hyvinvoinnilla, koska istumista on hyvä pätkiä. Luovuutta hyödyntävät harjoitukset virittävät aivoja, jos seuraavana on luvassa ideointia. Kun alustat ja sanoitat harjoituksen sopivasti, osallistujat eivät edes huomaa leikkivänsä. Yhteinen hauska tekeminen synnyttää imua ja lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta ryhmän kesken.
Kuusi energisointiharjoitusta etäkokouksiin
Montako xx-alkuista yhdyssanaa keksitte
Montako jalka-alkuista yhdyssanaa keksitte kolmessa minuutissa? Keksi yhdyssanan alkusana ja anna aikaraja. Osallistujat kirjaavat ideoitaan valkotaululle tai chattiin.
Kirjoita silmät kiinni
Kirjoita silmät kiinni chattiin ammattisi ja organisaatiosi.
Valehtelijoiden klubi
Näytä jokin esine. Muiden tehtävänä on keksiä sille mahdollisimman monta uutta käyttötarkoitusta.
Kirjoita chattiin, aikaa minuutti.
Piirrä mitä olet tehnyt tänään!
Piirrä valkotaululle kynällä mitä olet tehnyt tänään. Aikaa kaksi minuuttia.
Verryttely
Kysy vapaaehtoista tai pyydä yhtä osallistujaa näyttämään verryttelyliike, joka voidaan turvallisesti tehdä. Toistetaan liike yhdessä. Liikkeen keksinyt nimeää osallistujista seuraavan liikkeen näyttäjän.
Kolme toivomusta
Jos saisit esittää kolme toivomusta aiheesta X, mitä toivoisit? Kirjoita ne chattiin tai valkotaululle yksi kerrallaan, aikaa 2 minuuttia.
Aiheen voi liittää päivän teemaan, jolloin virittää hyvin keskustelua. Harjoituksen läpikäyminen on hyvä liittää seuraavaan tehtävään.
Voit ladata valmiit ohjediat ylläoleviin harjoituksiin täältä tai klikkaa kuvaa.
Luodaan yhdessä parempaa vuorovaikutusta ja aktiivisempaa kokouskulttuuria. Energisiä etäkokouksia!
*******
Haluatko lisää oppia tuloksellisten etäkokousten ohjaamiseen? Liity mukaan Etäohjauksen mestari -verkkokurssillemme ja opi vetämään etänä sujuvia työpajoja, koulutuksia ja kokouksia. Kurssilla opit menetelmät, sovellukset ja valmiit mallit tehokkaaseen etätyöskentelyyn.
Oppimista tapahtuu kun oppijat saavat uutta tietoa, keskustelevat siitä yhdessä, antavat sille merkityksiä ja liittävät sen aiemmin opittuun. Oppimisen huipentuma on, kun oppija ottaa uutta tietoa käyttöön, soveltaa sitä ja oppii miten se toimii, jolloin uudesta tiedosta tai toimintatavasta muodostuu vähitellen rutiinia.
Verkkokoulutuksissa tarvitaan erilaisia työkaluja ja työskentelymenetelmiä näihin vaiheisiin:
Tiedon välittäminen ja jakaminen
perinteiset: lue teksti, joka voi olla blogi, liitetiedosto, verkkosivu
voi olla myös tiedonhakutehtävä: etsi tietoa aiheesta, kuvia ja videoita. Kirjoita lyhyt yhteenveto ja linkitä aineisto oppimisalustalle. Ohjaa osallistujat arvioimaan toistensa linkittämien aineistojen hyötyjä, luotettavuutta tai pisteyttämään niitä.
verkkoluentoihin harva jaksaa keskittyä. Pidä luento-osuudet lyhyempinä, 5 – 20 min. Hyödynnä visuaalisuutta. Miten tiivistäisit opittavan ilmiön yhteen kuvaan?
Kerro tarinoita ja elävöitä niitä kuvin, graafein ja piirroksin.
Videolla viisaaksi, sanoi historianopettajani! Youtube ja Vimeo ovat täynnä videoita. Siellä on myös asiantuntijoiden luentoja monista aiheista. Linkitä tai ohjaa oppijat etsimään niitä.
Korvaa luento haastattelulla tai keskustelulla toisen asiantuntijan kanssa, niin saat siihen elävyyttä. Tai pyydä osallistujia haastattelemaan sinua.
Pyydä osallistujilta kysymyksiä chatin kautta luento-osuuden väleihin tai rakenna luento-osuus kysymysten pohjalta. Aikuisoppijoiden kiinnostus on usein ammatillista tai liittyy olemassaoleviin tilanteisiin, jolloin opittavan aineksen liittäminen heidän tarpeisiinsa auttaa oppimista.
Helppoja ja edullisia alustoja tiedon välittämiseen ja jakamiseen
Padlet.com tarjoaa virtuaalist liimalaput, joihin voi liittää kuvia, linkkejä ja tekstiä. Helppokäyttöinen. Jaa osallistujille kirjoitusoikeudet (change privacy → visitor permissions → write), jolloin he pääsevät lisäämään aineistoa tai muokkausoikeudet (edit), jolloin he voivat muokata myös toistensa sisältöjä.
Reactions -kohdasta voi antaa osallistujille mahdollisuuden tykätä, peukuttaa, äänestää tähdillä tai antaa numeerisen arvion postaukselle. Taustakuvaksi voi laittaa elävöittävän maiseman tai piirtää oman kuvan, joka toimii työskentelyssä aineiston jäsentämisen pohjana.
Flinga on helppokäyttöinen ja intuitiivinen. Osallistujille annetaan osoite ja he pääsevät lisäämään sekä ryhmittelemään virtuaalisia liimalappuja päätteellä tai puhelimella . Isonkin osallistujamäärän työskentelyä on helppo ohjata.
Google docs on helppo kaikille, jotka ovat tottuneet tekstinkäsittelyyn.
Valmistele dokumenttiin työvaiheiden otsikot. Käyttämällä otsikointitasoja (otsikko 1) saat alkuun automaattisen sisällysluettelon. Lisää kuvia, giffejä tai muuta elävöittääksesi dokumenttia ja kannustaaksesi oppijoita etenemään seuraavaan vaiheeseen.
Lisää alkuun oppijoiden kuvat tai taulukko, johon he voivat lisätä oman kuvansa ja yhteystietonsa.
Kirjoita tehtävänannot jokaisen vaiheen alle, jolloin oppijat eivät ole pelkän kuulemisen varassa.
Jos haluat jokaisen oppijan kommentoivan jotain asiaa, tee taulukko jossa on jokaiselle oppijalle oma ruutu kommenttia varten. Nimeämällä ruudut helpotat oman ruudun löytämistä.
Kommentit voi pyytää myös ”lisää kommentti” -toiminnolla, jolloin niistä voi käydä keskustelua kommenttiketjuina.
Vaihtelua ja erilaisia sovelluksia saa käyttämällä tekstidokumentin sijaan taulukkoa, esitystä tai piirustusta
Google slides
esityksen voi jakaa ja esittäjän työkaluista osallistujat voivat lähettää kysymyksiä
Reflektoiva keskustelu tiedosta
verkossa kontaktin ottaminen muihin on vaikeampaa kuin luokkahuoneessa. Tutustuta keskustelijat toisiinsa heti alussa. Pyydä jokaista kertomaan kuka on, mistä tai jakamaan kuva, aiheeseen liittyvä kysymys tai jotain muuta.
Ohjaa osallistujat kommentoimaan, kannustamaan ja kysymään toisiltaan. Painota, että koska sanaton vuorovaikutus puuttuu verkossa, niin nämä voi sanallistaa hymiöin, gif-animaation tai kirjoitamalla chattiin tuntemuksiaan: naurattaa, jännittää tai olen yllättynyt.
jaa keskustelijat pienryhmiin, jolloin heidän on helpompi keskustella yhdessä. 3-5 osallistujaa on hyvä koko. Pienryhmät voi tehdä helposti Zoomissa. Jos käyttämäsi ohjelma ei tätä tue, niin vaihtoehtona on luoda pienryhmille etäsessiot etukäteen, soittaa puhelimella kaverille tai käyttää chattia.
Kierrokset ovat hyvä tapa aktivoida kaikkia. Kerro vuorossa olevan osallistujan nimi, jolloin he tietävät milloin on oma vuoro tai käytä nimilistaa, joka kertoo järjestyksen.
Ohjaa oppimiskeskustelua kysymyksin ja kirjoita kysymykset tai tehtävänannot chattiin sekä näytä tekstina. Näin varmistat, että osallistujat saavat ohjeet vaikka eivät olisi kuulleetkaan sinua.Kannusta vuorovaikutukseen peukuttamalla, tykkäämällä ja huomioimalla sanallisesti.
Reflektointia voi myös tehdä hiljaisesti: jokainen miettii ensin yksin minuutin ja kirjoittaa chattiin tai jaettuun dokumenttiin.
Jos puhekeskustelu tuntuu hitaalta, niin käytä chattia. Kirjoittaminen ja lukeminen on paljon nopeampaa. Pidemmissä keskusteluissa tavanomaisen chatin vaikeutena on keskustelun seuraaminen, kun kommentit eivät aina tule peräjälkeen.
Tähän auttaa Slack tai Teams, joissa on keskustelusäikeet (threads), eli saman aiheen alle menevät kommentit. Kommentteja voi peukuttaa tai lisätä hymiön sekä jakaa kuvia ja linkkejä.
Jos osallistujat ovat Facebookissa, niin oma ryhmä tai tapahtumasivu on helppo tapa organisoida keskustelua.
Tiedon soveltaminen
kaikki edellä mainitut työkalut keskusteluun toimivat ja kun edetään suunnitteluun, niin kannattaa käyttää työyhteisön omia työkaluja jos se on mahdollista.
Valitse työkjalu tehtävän mukaan: tarvitaanko soveltamiseen keskustelua, kirjoittamista, piirtämistä (Google slides, Google Draw)
Vahtoehtona voi olla myös oman videon, animaation tai esityksen tekeminen. Jokainen voi tehdä omansa ja osallistujat voivat käydä katsomassa ja kommentoimassa ne omaan tahtiinsa. Tai ne voidaan kätsoa samaan aikaan.
Parhaimmat valkotaulutyökalut vaativat rekisteröitymisen, mutta niiden avulla yhteinen työskentely
Lari Karreinen Kirjoittaja on aikuisopettaja, joka on kiinnostunut mahdollisimman esteettömästä osallistumisesta verkkokoulutuksiin, webinaareihin sekä etätyöpajoihin.
Etäohjauksen mestari – Verkkokurssi
Opi vetämään etänä sujuvia työpajoja, koulutuksia ja kokouksia: menetelmät, sovellukset ja valmiit mallit kurssilta.
“Olin tosi tyytyväinen, kun sain kuulla sellaisten ihmisten äänen, jotka eivät ole aikaisemmin puhuneet koko työyhteisön kuullen.”
Meillä on käynyt monta erilaista kouluttajaa tiimeissä, mutta koska olemme niin erilainen järjestä niin se ei ole vastannut tarpeita. Nyt tuntui, että vuosien jälkeen pääsimme eteenpäin.
“Erittäin hyödyllistä! Ensi kertaa eri virastojen saman asian kanssa työskentelevät pääsimme yhteen ja saimme sovittua konkreettiset askeleet.”
Lari Karreinen
Strategioiden mestari!
Ilman Petrin apua muutosta ei olisi tapahtunut. Nyt kaikille työntekijöille uusiutumisen tarve ja suunta on selvä.
Petri Toikkanen
”Emilia on kouluttajana erinomainen: avoin, valmistautunut, osaava, tilaa antava, rennon ilmapiirin luova”
”Rauhallinen, luonteva, innostava kouluttaja, joka on aidosti kiinnostunut meidän tilanteesta”
