Tervetuloa

Ihmisillä on valtavasti annettavaa, jos he saavat äänensä kuuluviin, mukaan päätöksiin ja keskusteluihin. Autamme löytämään tavat ottaa ihmiset mukaan antamaan parastaan. Sitä kautta luodaan kestäviä ratkaisuja, joihin ihmiset voivat sitoutua.

Lue lisää ajatuksiamme

Neljä mittaria vertaistuen ja vapaaehtoistoiminnan vaikuttavuuteen

Kun tietää miten oma toiminta vaikuttaa, se motivoi tekijöitä, auttaa valikoimaan vaikuttavimmat toimet sekä  varmistaa rahoituksen jatkuvuutta. Vapaaehtoistoiminnan ja vertaistuen vaikuttavuuden mittaaminen toistuu kysymyksenä yhä useammassa Osanan vetämässä työpajassa. Kokosimme yhtä työpajaa varten ideoita ja esimerkkejä mittareista, joilla arvioida vapaaehtoistoiminnan ja vertaistuen hyvinvointivaikutuksia.

Puuttuuko tästä lempimittarisi? Vinkkaa tai lähetä sähköpostilla. Tämä ei ole millään muotoa kattava tai tieteellisesti perusteltu lista. Halusimme silti jakaa sen hyödyksi ja iloksi kaikille toimijoille ja mielellämme täydennämme sitä.

Peukut ja paukut

Opintokeskus Sivis kehitti Suomen Parkinson-liiton kanssa Peukut ja paukut -menetelmän vapaaehtoistoiminnan sosiaalisten hyötyjen mittaamiseen.  Siinä hyötyjä (peukut) mitataan kysymällä ryhmässä näin:

1. Kannattiko olla mukana? (Lasketaan yhteen peukkujen pisteet)

2. Tuliko toiminnasta hyvä mieli?

3. Tunnetko voivasi paremmin?

4. Opitko uutta?

5. Vapaavalintainen kysymys ryhmän tyypin mukaan (esim. liikuntaryhmässä:

Onko kuntosi tai toimintakykysi parantunut?)

Lisäksi kirjataan muutamalla lauseella vapaaehtoisten kokemuksia.

Miten vertaistuki on vaikuttanut elämääsi?

Kansallisessa vertaistukikyselyssä 2012 oli kysytty mm seuraavia asioita:

RAY tukee -barometri

Kysymyksiä on käytetty mm kohtaamispaikkojen toiminnan arviointiin.

Kykyviisari

Kykyviisarissa vastaaja arvioi omaa koettua  työ- ja toimintakykyään, osallisuuttaan ja hyvinvointiaan. Se mahdollistaa muutoksen tarkastelun, jos mittaus toistetaan. Kykyviisari on ilmainen, sitä ylläpitää ja kehittää THL. Sen voi tilata käyttöön täältä.

Lisää mittareita

Sosten vaikuttavuusmittareita järjestötyöhön -taulukossa on koottu todella monipuolisesti ja analyyttisesti erilaisia mittareita. Vaikuttavuuden tavoitteiden asettamisessa hyötyä voi olla myös THL:n Sotkanetin sadoista indikaattoreista.

Terveisin

Lari Karreinen

Kuka järjestää bileet, kuka rakentaa? Strategiaryhmä on strategiatyön veturi

Järjestön strategiaa voi olla rakentamassa kymmeniä, satoja tai jopa tuhansia ihmisiä. Oli järjestön mittakaava mitä tahansa, niin joka tapauksessa tarvitaan ydinryhmä. Minä kutsun sitä strategiaryhmäksi.  Strategiaryhmä vastaa projektista kokonaisuutena. Sen osien läpiviennistä, sen suunnittelusta ja eri vaiheisiin kuuluvasta viestinnästä.

Strategiaryhmällä on kaksi tärkeää roolia. Ensimmäinen on juhlatoimikunta. Se järjestää hyvät bileet. Varaa tilat, tekee mainoksen, hommaa juhlapuhujat, keittää kahvit. Osallistujat ottavat juhlista kaiken irti – juhlivat siis – tekevät sen juhlien varsinaisen ja oleellisen sisällön, tässä tapauksessa strategian.  Strategiaryhmä tekee parhaansa, että juhlat onnistuvat: että kaikki ovat kutsuttuja ja pääsevät mukaan tunnelmaan ja lähtevät kotiin tyytyväisinä. Jonkun täytyy huolehtia siitä, että kaikki kokevat strategian laatimisen mielekkääksi itsensä kannalta. Alusta loppuun. Nämä juhlat voivat kestää kuukausia, mutta sama periaate niissä on kuin yksittäisissä juhlissakin.  Juhlat pitää valmistella hyvin, että strategian tulevan elämän kannalta kriittinen pala – osallisuus toteutuu. Kaikki ovat kutsuttaja ja mukana. Strategian rakentaminen kun on heti alusta alkaen strategian toteutusta. Kaikki pitää saada mukaan jo rakentaessa, muuten ei strategia tule eläväksi.

Toinen rooli on rakennusfirma.  Jäsenet, ja päättävät portaat tuovat ideat ideat ja näkemykset. Ne ovat tilaava asiakas, jolla on tai ei ole vaatimuksia tai epämääräisiä toiveita: ”olis kiva että meillä on..”, ”toisilla on tällainen…”, ”voitaisiinko tää tehdä näin…” Ne määrittelevät tarpeet ja näkemyksensä.

Nämä asiakkaan epämääräistäkin hämärämmät toiveet ja tuntemukset, joita ideoiksi tai strategisiksi vihjeiksi voisi kutsua, tulevat sitten rakentajille.  Kuin arkkitehti strategiaryhmä hahmottelee kokonaisuuden ja maalaa kokonaisvisiota. Kuin rakennusinsinööri ryhmä laskee lujuudet, kantavuudet ja kustannukset, piirtää teknisen piirustuksen, varmistaa toimivuuden. Kuin asentajat strategiaryhmä kantaa välineet työmaalle, vasaroi laudat paikalleen, asentaa ikkunat ja kytkee sähköt.  Rakennushommat on jonkun tehtävä, koska pelkät ideat ja toiveet eivät riitä strategiaksi. On epärealistista, että jäsenet tai kokouspäättäjät voisivat tämän tehdä. Kun taloa rakennetaan, niin asiakas tarvitsee osaavat arkkitehdit, insinöörit ja asentajat tekemään työt. Samoin strategiatyössä jäsenet ja päättäjät tarvitsevat työporukan tekemään kovan ja vaativan työn, koska eivät siihen itse pysty.

Kumpikin rooli täytyy täyttää. Juhlista tulee surkeat, jos joku unohtaa hommata juomat ja tarjolla on vain sipsejä. Talosta tulee lasten puumaja, jos sinne vain hätäisesti sieltä täältä kerätyistä tarvikkeista isketään mitä tahansa seiniksi ja ikkunoiksi. Se voi olla söpöä, muttei tavoiteltavaa jos halutaan säätä ja ajanhammasta kestävä talo. Osaamisesta, ajasta ja fokuksesta strategian rakentamisessa lopulta on kyse.

Rakkaudesta järjestö- ja kansalaistoimintaan,

Petri Toikkanen

Kirjoittaja on  strategia- ja muutosvalmentaja Osana yhteistä ratkaisua Oy:ssä. Petrin oma missio on auttaa suomalaista järjestötoimintaa muutoksessa 2020-luvulle.

Kirjoitus on osa Iso remontti – kirjoitusten sarjaa.

Kaksikielinen järjestötoiminta – vaikea yhtälö, mutta ratkaistavissa

Moni järjestö haluaisi toimia kahdella kielellä joko omasta tahdostaan tai siksi, että se lukee säännöissä. Olen kuullut lukuisia kertoja, että pitäisi puhua enemmän “niiden toisten kanssa” viitaten toisen kieliryhmän henkilöihin. Ongelmaksi koetaan, että ei heitä, eikä heidän toimintakulttuuria tunneta. Eikä ihme ettei tunneta, jos ei edes yritetä tutustuta niihin muihin.

Kahdella kielellä voi yksinkertaisimmin toimia niin, että asiakirjat kirjoitetaan kahdella kielellä ja vähemmistölle hankitaan tarvittaessa tulkki tapaamisiin. Suositeltava käytäntö on myös varata kiintiöpaikat vähemmistökielisille, jotta he varmasti saavat edustuksen ja tulevat kuulluksi. Näillä toimenpiteillä päästään hyvään alkuun, mutta jäämällä pelkästään tällä tasolle yhteinen toiminta on varsin hataralla pohjalla rakennettu ja on ymmärrettävää, että toimintatapa tuntuu pakkopullalta.

Kiintiöpaikka tai vapaaehtoistyö omasta mielen kiinnostuksesta?

Mutta hei, olisiko kiva toimia ryhmässä tai hallituksessa vain siksi, että sinulla on eri kulttuurinen tausta kuin muilla ryhmässä on? Eikö työryhmässä olla mukana omasta halusta ja mielenkiinnostuksesta, ei siksi että on pakko? On toki totta, että joillekin on tärkeää toimia kieliryhmän edustajana ja saarnaajana varmistaakseen, että oman vähemmistön oikeudet tulevat kuulluksi. Itse ajattelen kuitenkin niin, että haluan tehdä minulle mielekästä vapaaehtoistyötä koska se kiinnostaa minua. Haluan olla mukana työryhmässä koska ryhmän aihe kiinnostaa minua ja minulla on itse aiheeseen annettavaa, ei siksi että minun pitäisi puolustaa vähemmistöni oikeuksia.

Täysin kaksikielinen toiminta

Kaksikielisyys on toinen mielenkiintoinen asia. Olisi upeaa, jos jokainen tulisi ymmärretyksi omalla äidinkielellään tilanteessa kun tilanteessa. Omalla äidinkielellä voi monesti ilmaista itseään paljon monipuolisemmin mikä tuo esille kaikki eri vivahteet keskusteluissa. Olen itse kokenut monta kertaa, että koska suomen-/enemmistö kielitaitoni ei ole niin hyvä kuin halusin sen olevan, jätän kommentoimatta etten sanoisi mitään väärällä muotoilulla. Vuosien varrella rohkaistuin ja tänään ajattelen, että aion puhua kunnes tulen ymmärretyksi, vaikka tekisinkin paljon virheitä. Minulle on tärkeintä tulla ymmärretyksi, tavalla tai toisella. Olen kehittänyt tavan hyödyntää kehonkieltä puheen täydentämiseksi korostaakseni viestiäni.  

En osaa toisen kieltä

Mutta miten toimitaan, jos ei ollenkaan osaa toisen kieltä ja toimeen pitäisi tulla molemmille rakentavalla tavalla? Se onkin haasteellisempi tilanne, mutta ei ylipääsemätön. Omasta kokemuksesta voin todeta, että kehonkieli on jälleen pelastukseni, sekä kansainvälisten sanojen käyttäminen. Tulkkikaan ei ole huono idea, ei myöskään käännösohjelmia puhelimessa. Kunhan tahtotila toisen ymmärtämisessä on yhteinen niin sillä pärjätään pitkälle.  

Yhteenvetona voin todeta: kahdella kielellä toimiminen, joko täysin tai rinnakkain, on toisten kunnioittamisesta kiinni. Koettamalla ymmärtää toisia ja näyttämällä kiinnostusta toisten ajattelua kohtaan päästään pitkälle. Kun kiinnostus muihin on aito, voidaan aloittaa neuvottelut miten yhdessä toimitaan ja millä tavalla saadaan tiedotukset toimimaan kaikille sopivalla tavalla.

Maya Hänninen

Kirjoittaja on suomenruotsalainen joka monta vuotta sitten päätti, että haluaa tulla ymmärretyksi suomen kielellä. Hän aloitti puhumaan kunnes tuli ymmärretyksi, sitten hän ryhtyi kouluttamaan kursseilla ja uusin villitys on blogien kirjoittaminen.

Vapaaehtoisten johtaminen ja roolin vaihtaminen

Olen äskettäin siirtynyt hyvin aktiivisesta vapaaehtoistyön tekijästä pienempään roolin. Vielä viime vuoden puolella johdin isoa jaostoa kaikkine vastuineen. Vuoden vaihteessa pestikauteni tuli päätökseen ja tein tietoisen päätöksen vähentää vapaaehtoistyötä. Ei tullut mieleenkään, että olisin lopettanut vapaaehtoistyöt täysin, sen verran innostavaa se on. Uuden tehtävän partaalla jännitän uutta rooliani. Samaan aikaan käyn läpi minkälaisia taitoja olen oppinut edellisessä tehtävässäni.

Henkilöiden johtaminen

Jaoston puheenjohtajana minun vastuullani oli tukea ryhmän jäseniä ja antaa heille parhaimmat edellytykset hoitaa tehtävänsä omissa ryhmissään. Strateginen johtaminen kuului työparilleni ja minä sain keskittyä henkilöiden johtamiseen. Sen hoidin niin, että puhuin ja viestittelin jaoston jäsenten kanssa hyvin aktiivisesti. Viestinnän määrä riippui henkilöstä ja haasteena oli tunnistaa, mikä oli sopiva määrä kenellekin. Parin vuoden aikana ehdin kokeilla eri keinoja, sekä ei niin toimivia kuin toimivia. Suuressa mittakaavassa voin sanoa, että onnistuin, mutta kohtasin myös monia haasteita, jotka oli ratkaistava matkan varrella.

Vuorovaikutuksen tärkeys

Yhteydenotto jaoston jäseniin vei paljon aikaa mutta oli samalla hyvin antoisaa. Olen kävellyt lukuisia kilometrejä puhumassa puhelimessa. Näin tein aina kun oli mahdollista, koska halusin, että keskustelut ovat mahdollisimman rentoja eivätkä minkään protokollan mukaisia. Samalla pystyin ylläpitämään omaa jaksamistani. Oli äärimmäisen mielenkiintoista oppia tuntemaan upeat henkilöt tehtävien takana ja tunnistaa mistä he motivoituvat ja mitä saa heidät suuttumaan. Seurasin heidän kehitystään ja yhdessä iloittiin, kun välietapit oli saavutettu ja pohdittiin myös muita ratkaisuja, jos välietappeja ei oltu saavutettu.

Fyysiset tapaamiset

Tapaamisiakin oli ja ne olivat hyvä pohja tulevalle etäjohtamiselle. Jälleennäkeminen fyysisessä kokouksessa antoi minulle lisää inspiraatiota. Koko jaoston fyysisen tapaamisen tehtävänä oli luoda ryhmähenkeä, jotta saadaan jaosto viemään toimintaa yhdessä kohti yhteistä tavoitetta.

Koko jaoston yhteinen työskentely

Organisaatiossa toimii valtakunnallisesti ja jaoston jäsenet ovat ympäri Suomea. Pitkien etäisyyksien takia kokoustettiin harvoin livenä ja kun tavattiin, pidettiin koko päivän kokouksia. Jälleennäkeminen fyysisessä kokouksessa antoi minulle lisää inspiraatiota kun sain viettää aikaa jäsenten kanssa. On se vaan ihan eri asia kun puhelimessa puhuminen. Tapaamisten tehtävänä oli luoda ryhmähenkeä, jotta saadaan jaosto viemään toimintaa kohti yhteistä tavoitetta. Yhteisten tapaamisten jälkeen oli helpompi toimia etänä missä jatkettiin työskentely.

Tiesin onnistuneeni yhdessä kohtaa, kun kaksi henkilöä jaostossa olivat edistäneet aihepiirejä keskenään. Tämä kuulostaa yksinkertaiselta asialta mutta vaati todella paljon alustusta. Huomasin, miten tärkeää ryhmään kuuluminen on monille ja miten tärkeää on ensin tutustua omaan ryhmään ja saada oman ryhmän toiminta käyntiin. Vasta sen jälkeen oli mahdollista suunnata katse muualle. Kannustin jatkuvasti verkostoitumiseen ja odotin, odotin ja kannustin kerta toisensa jälkeen.

Malttia ja tilan antaminen

Tuloksia syntyi hitaasti koska johdettavieni piti ensin ehtiä tekemään omat suunnitelmat, sitten käynnistää työskentely ryhmän kanssa ja vasta sen jälkeen päästiin kehittämään itse toimintaa. Seurasin edistystä sivusta ja annoin tilaa, kannustin, haastoin ja nostin rimaa. Alussa olisin halunnut olla yhteydessä vielä enemmän mutta opin pian antamaan tilaa. Samalla pyrin viestimään vahvasti, että luotan teihin täysin ja olen tukenanne kun tarvitsette ohjausta. Lopulta työ alkoi kantaa hedelmää ja viimeisen puolen vuoden aikana pääsimme juhlimaan useita onnistumisia.

Kohti uusia haasteita

Mitä sitten tapahtuu seuraavaksi, uudessa roolissani? Hain yhteen vapaaehtoistehtävään, minut otettiin mukaan ryhmään ja nyt odotan varsinaisen työn alkamista. Tuleeko kukaan kysymään minulta mitä haluan saavuttaa, minkälaista tukea tarvitsen ja miten tullaan työskentelemään ryhmässä? Jännityksellä odotan mitä tuleman pitää.

On minun aikani siirtyä johdettavaksi ja se tulee olemaan todella kivaa. Saa nähdä miten nopeasti minun ryhmäni puheenjohtaja ottaa tehtävänsä haltuun ja miten työskennellään yhdessä. Vapaaehtoistyö on siltä osin ihanaa, että rooleja voi vaihtaa projektista toiseen. Iällä ja kokemuksella ei ole niin paljon väliä vaan tärkeämpää on kiinnostus itsensä haastamiseen ja uuden oppimiseen. Minäkin olen tilaisuuden tullen vaihtanut roolia ja haastanut itseäni aina uudelleen.”

Maya Hänninen

Kirjoittaja on oppinut johtamaan vapaaehtoistyössä. Hän uskoo ihmisiin ja voimaan mikä piilee heissä. Sen voiman hän yrittää saada esiin jotta jokainen voisi kehittyä sekä ihmisenä että omassa tehtävässään.

Järjestön perustehtävä ei ole ikuinen

Tavallisia ongelmia järjestöissä: uusia jäseniä ei tule, vanhojakaan ei oikein kiinnosta, rahat ovat vähissä, tehtäviä on liikaa. Syitä haetaan surkeista nettisivuista, epäonnistuneesta kampanjasta, avustusrahan vähyydestä tai vaikka tympeästä puheenjohtajasta. Jos syy tosiaan on teknisellä tasolla, se on aika helppoa voittaa tilaamalla tyylikkäät nettisivut tai päivittämällä puheenjohtaja kivempaan. Viisas strateginen järjestö kuitenkin katsoo syvemmälle, luo arvioivan silmäyksen niihin perustuksiin, joille järjestö on rakennettu.

Järjestön perustehtävä on kuvaus järjestön olemassaolon perimmäisestä tarkoituksesta. Perustehtävästä käytetään myös termejä missio tai toiminta-ajatus.

Ei ole mikään ihme, että perustehtävän tarkastelu unohtuu. Sekä puheissa että johtamista ja strategioita käsittelevissä kirjoissa toistetaan yleistä käsitystä ”ikuisesta perustehtävästä”. Tätä toistellaan viisautena: muuttumaton, pysyvä, ikuinen, muuttumaton, pysyvä, ikuinen…

Älkää uskoko ihan kaikkea mitä luette. Perustehtävä on harvoin muuttumaton, harvoin pysyvä ja äärimmäisen harvoin ikuinen. Sitä voidaan kuvata lähinnä pysyväisluonteiseksi.

Koulun opiskelijayhdistys tai työpaikan ammattiosasto menettää olemassaolonsa syyn, kun koulun tai työpaikan toiminta päättyy. Perustehtävä, opiskelijoiden tai työntekijöiden edunvalvonta, on käynyt tarpeettomaksi. Toisaalta tavoitteiden saavuttaminen voi tarkoittaa yhdistyksen loppua. Helsingin Sanomat muistuttaa miten Yhdistys 9 ajoi muun muassa subjektiivista päivähoito-oikeutta naisten työssäkäynnin turvaamiseksi. Kun tärkeimmät päämäärät toteutuivat, perustehtäväkin hävisi – yhdistys teki itsensä tarpeettomaksi. Perustehtävää pitääkin aina tarkastella suhteessa ympäröiviin olosuhteisiin, ajan henkeen ja ihmisiin.  

Vuosikymmeniä samana pysynyt perustehtävä voi itse asiassa olla väljähtynyt. Ehkä se ei enää kokoa ihmisiä kuten ennen. Suomessa Patentti- ja rekisterihallitus ilmoitti vuonna 2016, että 40 000 yhdistystä uhkaa rekisteristä poistaminen. Nämä yhdistykset ovat olleet vuodesta 1995 asti niin passiivisia, etteivät ole tehneet minkäänlaisia ilmoituksia itsestään PRH:lle. Jotain on tapahtunut näiden neljänkymmenen tuhannen yhdistyksen perustehtävälle.

Strateginen yhdistys osaa kysyä, mikä ajatus meidän jäseniämme yhdistää tänään ja tulevaisuudessa. Mikä on yhteinen aatteemme ja päämäärämme? Perustehtävän ydin on koota ihmisiä yhteen, ja tämä kokoava tehtävä on täysin kiinni ajassa. Jos perustehtävä ei enää yhdistä ihmisiä, sitä tulee muuttaa.

Miten on seuraavien asioiden laita omassa järjestössäsi?

1)   Onko järjestöllä jatkuvia vaikeuksia saada uusia jäseniä?

2)   Onko järjestöllä jatkuvia vaikeuksia saada nykyisiä aktiiveja toimimaan?

3)   Joutuuko järjestön olemassaolon syytä jatkuvasti selittämään muille?

4)   Ovatko järjestön ison mittakaavan päämäärät täysin tai suurelta osin toteutuneet?

5)   Puhuvatko järjestösi ihmiset ulkopuoliselle järjestösi perustehtävästä välttelevään tai piilottelevaan sävyyn?

Järjestösi perustehtävä saattaa olla päivityksen tarpeessa, jos jouduit vastaamaan myöntävästi ainakin kahteen kohtaan. (Yksi kyllä-vastaus voi tarkoittaa, että ongelma on oikeasti teknisessä tasossa. Tilaa ne uudet nettisivut ja etsi parempi puheenjohtaja.)

Harvassa ovat aidosti pysyvät perustehtävät, vaikka kyllä sellaisiakin tulee vastaan. Punaisen Ristin perustehtävä on avun tarpeessa olevien ihmisten auttaminen. Näin lavea ja yleismaailmallinen tehtävä on kiistämättä ikuinen.

Rakkaudesta järjestö- ja kansalaistoimintaan,

Petri Toikkanen

Kirjoittaja on  strategia- ja muutosvalmentaja Osana yhteistä ratkaisua Oy:ssä. Petrin oma missio on auttaa suomalaista järjestötoimintaa muutoksessa 2020-luvulle.

Kirjoitus on osa Iso remontti – kirjoitusten sarjaa.


Vapaaehtoistoiminta ja laatujärjestelmä yhteen sopii

Laatujärjestelmä kuulostaa jo sanana siltä, että se tappaa ilon ja luovuuden kaikesta vapaaehtoistoiminnasta. Kokemuksemme Pirkanmaan Hoitokodista todistaa kuitenkin aivan päinvastaista: yli 100 innokasta vapaaehtoista osallistuu tähän varsin vaativaan toimintaan ja tulokset ovat merkittäviä.

Johanna Colliander, Hoitokodin vapaaehtoiskoordinaattori esitteli Osanan porukalle tätä Suomen mittakaavassa ainutlaatuista, ISO9001:2015 laatusertifioitua vapaaehtoistoimintaa.

 

Kuvassa Johanna keskellä ja osanalaisten mukana vierailulla Silva Sipoonkoski kulttuurisen vanhustyön asiantuntija.

Mitä on laatutyö vapaaehtoistoiminnan organisoinnissa?

Järjestelmällisyys olisi se sana, jolla tätä kaikkea voisi kuvata. Hoitokodissa toimii 20 tiimiä, joiden kaikkien vapaaehtoistehtävät on kirjoitettu tiimikohtaisiin ohjeisiin. Tiimejä on esimerkiksi potilasvapaaehtoistiimi, saunatiimi, hemmottelutiimi, kädentaitotiimi, kirppistiimi ja leipomistiimi. Tiimikohtaisissa ohjeissa on kuvattu mm. mitä tehtäviin konkreettisesti kuuluu ja mitä asiakas tai potilas tältä toiminnalta toivoo. Näihin paikoitellen yksityiskohtaisiinkin ohjeisiin liittyy aina selkeä syy, miksi jotain pitää tehdä jollain tietyllä tavalla, kuten esimerkiksi potilasturvallisuuden vuoksi.

Tuotteita voi antaa helposti hemmotteluun jättämällä ne koriin.

Vapaaehtoistoiminnan yleiset periaatteet on sovittu yhdessä. Vapaaehtoistoiminnan prosessista, joka on siis yksi koko Hoitokodin prosesseista, on olemassa kirjallinen prosessikuvaus, joissa kerrotaan muun muassa:

  • mikä on vapaaehtoistoiminnan tarkoitus
  • mikä ovat vapaaehtoistoiminnan tavoite/tuotos/tulos
  • ketkä ovat mukana (vapaaehtoiset, työntekijät, sidosryhmät)
  • panostus ja menestystekijät
  • sisäiset ja ulkoiset riskit ja mahdollisuudet
  • miten seuranta, mittaus, arviointi ja kehitys toteutetaan

Koska saattohoitotyössä osa tehtävistä on hyvinkin vaativia ja Hoitokodin potilaat voivat olla heikkokuntoisia, toiminnan turvallisuus ja luotettavuus paranevat systemaattisella laatujärjestelmällä. Myös perehdytys ja ison vapaaehtoismäärän ohjaus sujuvat helpommin.

Hoitokodissa oli paljon käytännön ohjeita vapaaehtoisille.

Keskeistä laatutyöskentelylle on jatkuva toiminnan kehittäminen saadun palautteen perusteella. Kokeneista, pitkään Hoitokodissa vapaaehtoistyössä olleista vapaaehtoisista koostuva vapaaehtoistoimikunta suunnittelee ja samalla kehittää koko vapaaehtoistoimintaa yhdessä vapaaehtoistoiminnan ohjaajan kanssa kahdesti vuodessa. Tiimikohtaisissa tiimipalavereissa 2-3 kertaa vuodessa tehdään toimitaan samoin tiimien tasolla ja henkilökohtaisissa keskusteluissa yksittäisen vapaaehtoistyöntekijän kohdalla. ISO9001:2015-laatujärjestelmään kuuluu vuosittaiset Hoitokodin eri toimintojen sisäiset ja ulkoiset auditoinnit. Vähintään kolmen vuoden välein ulkopuolinen arvioija – Hoitokodin kohdalla Inspecta Sertifointi Oy – arvioi Hoitokodin prosesseista vapaaehtoistoiminnan prosessin. Auditoinneissa havaitaan ja kirjataan toiminnan erityiset vahvuudet ja mahdolliset kehittämiskohteet. Myös lieviä tai vakavia poikkeamia voi ilmetä. Ne tulee korjata kolmen kuukauden aikana, jotta sertifikaatille saadaan jatkoa taas vuodeksi eteenpäin.

Vapaaehtoisilla oli käytössään omat liivit, jotka oli tietysti järjestetty kaappeihin koon mukaan. Näin ne ovat helposti löydettävissä ja pysyvät järjestyksessä.
Tuskin koskaan olemme vierailleet kirppiksellä, joka on näin huolellisesti ja siististi järjestetty. Kirppistä hoitaa vapaaehtoisten tiimi ja sen tuotot käytetään lyhentämättöminä Hoitokodin toimintaan.

Mihin laatujärjestelmä sopii vapaaehtoistyössä?

Pirkanmaan Hoitokodin esimerkistä käy hyvin ilmi laatutyön hyödyt. Yksi koordinaattori pystyy laatujärjestelmän avulla organisoimaan yli sadan aktiivisesti toimintaan osallistuvan vapaaehtoisen 20 000 tunnin työn vuosittain. Se vastaa noin 12 henkilön vuosittaista työpanosta. Se on aikamoinen luku. Siinä on hyvä verrokki mietittäväksi kaikille niille organisaatiolle, jotka pohtivat vapaaehtoistyönsä organisointia.

Nämä valtavat tuntimäärät ovat mahdollisia vain, kun kaikki vapaaehtoiset nauttivat tekemisestä. Ja niin todella tapahtuu. Moni sanoi saavansa toiminnasta enemmän kuin antavat. Haastattelemamme vapaaehtoiset kertoivat, että vaikka työ on vaativaa, niin silti sitä halutaan tulla tekemään vuodesta toiseen. Moni mainitsi yhteisöllisyyden tärkeänä heille itselleen – ihmiset, porukka vetää puoleensa. Työtä tehdään sydämellä ja laadusta ei tingitä. Työn tekeminen laadukkaasti oli vapaaehtoisille suorastaan kunnia-asia.

Olimme vaikuttuneita. Todella hienosti organisoitua vapaaehtoistoimintaa. Niille, jotka haluavat tietää lisää, niin Pirkanmaan Hoitokoti järjestää kurssin vapaaehtoistoiminnan organisoimisesta hoitokodeissa.

 

Lari Karreinen

Kirjoittaja on innostunut vapaaehtoisten johtamisesta ja kerta kerran jälkeen aina yhtä hämmästynyt, miten monin eri tavoin sitä voidaan toteuttaa.

Mitä meistä sanotaan?

  • “Olin tosi tyytyväinen, kun sain kuulla sellaisten ihmisten äänen, jotka eivät ole aikaisemmin puhuneet koko työyhteisön kuullen.”

    Meillä on käynyt monta erilaista kouluttajaa tiimeissä, mutta koska olemme niin erilainen järjestä niin se ei ole vastannut tarpeita. Nyt tuntui, että vuosien jälkeen pääsimme eteenpäin.

    “Erittäin hyödyllistä! Ensi kertaa eri virastojen saman asian kanssa työskentelevät pääsimme yhteen ja saimme sovittua konkreettiset askeleet.”

    Lari Karreinen
  • Strategioiden mestari!

    Ilman Petrin apua muutosta ei olisi tapahtunut. Nyt kaikille työntekijöille uusiutumisen tarve ja suunta on selvä.

     

    Petri Toikkanen
  • ”Emilia on kouluttajana erinomainen: avoin, valmistautunut, osaava, tilaa antava, rennon ilmapiirin luova”

    ”Rauhallinen, luonteva, innostava kouluttaja, joka on aidosti kiinnostunut meidän tilanteesta”

    ”Lähestyttävä, hyvä fasilitoija”

    Emilia Osmala