Ole sinäkin osana!

Kehitämme tapoja luoda osallisuutta, rakennamme strategioita, parannamme työyhteisöjen toimintatapoja, petraamme vapaaehtoisuutta ja autamme muutostilanteiden kanssa. Välillä olemme valmentajia ja fasilitoijia, toisinaan konsultteja ja kouluttajia. Osallisuus on meidän supervoima. Työtämme on kysyä, kuunnella ja etsiä vastauksia - saada porukka miettimään parhaita yhteisiä ratkaisuja.

Lue lisää ajatuksiamme

ÄÄNESTÄMINEN JA VAALIT ETÄKOKOUKSESSA

Tässä 14 eri keinoa toteuttaa äänestäminen tai henkilövaali etäkokouksessa. Sopivan keinon valinnassa kannattaa arvioida seuraavia näkökulmia:

  1. Äänestyksen helppous. Mikä on osallistujille helpoin ja varmin keino, jolla äänestys saadaan suoritettua sujuvasti?
  2. Vaalisalaisuuden toteutuminen ja tekninen varmuus. Kuinka vahvaa nimettömyyttä tarvitaan ja miten tarkasti pitää pystyä ehkäisemään vaikka äänestäminen kahdesti?
  3. Muut tekniset tarpeet, kuten äänestystapa, eri äänimäärät, mahdollisuus tarkistuslaskentaan

Kuten kaikissa etäosallistumisissa, suosimme itse aina yksinkertaisinta ja osallistujille helpointa tapaa. Koska tekniset taidot vaihtelevat, niin näin yleensä saadaan paras osallistumiskokemus. 

Toteuttipa äänestyksen millä tahansa tavalla, niin se kannattaa testata etukäteen. Lisäksi on hyvä harjoituttaa osallistujat äänestämiseen ennen varsinaista äänestystä, jotta tekniikka ja toimintatapa on tuttua siinä jännittävässä äänestystilanteessa.
Aina voi käydä niin, ettei jollain osallistujalla tekniikka sitten toimikaan. Tällöin voidaan sopia äänestysavustaja, jolle voi soittaa tai tekstata oman äänensä.
Väärinkäytösten estämiseksi ja henkilön tunnistamiseksi on sovittava riittävän turvalliset käytännöt. Salaisiin lippuäänestyksiin on käytettävä palvelua, jossa äänestäjää ei voida tunnistaa (IP-osoitteiden keruu) ja voidaan estää useamman kerran äänestäminen. Tässä voidaan joutua tasapainoilemaan äänestämisen helppouden, käytettävyyden, saavutettavuuden ja turvallisuuden välillä.
Etä-äänestyksien toteuttamiseen yhdistyksellä tulee yhdistyslain mukaan olla vaalijärjestys, jossa kuvataan äänestyksen toteutustapa. Tosin Koronan poikkeusajan vuoksi vaalijärjestystä ei vaadita 30.6.2021 saakka. Vaalijärjestys on silti hyvä tehdä, jotta on etukäteen sovittu miten toimitaan. Tähän on selkeä ohje Vanhempainliitolta.

Äänestys kyselytyökalulla

Kyselyjä voi tehdä Google Formsilla ilmaiseksi tai maksullisilla ohjelmilla kuten SurveyMonkeyllä ja Webropolilla. Näiden etuna on se että yksittäiset äänet jäävät talteen. Se mahdollistaa tarkastuslaskennan, jos sellaiselle tulisi tarvetta. Vaalisalaisuuden säilyttämiseksi IP-osoitteiden tallennus on käännettävä pois päältä Webropolissa ja SurveyMonkeyssä.
Tässä pari eri esimerkkiä toteutuksista:

Google Forms

forms.google.com

Tehdään kysely, johon laitetaan äänestysvaihtoehdot ja tarvittaessa myös tyhjä ääni. Linkki lähetetään osallistujille.  Äänestys on anonyymi eikä siinä ole mitään tunnistautumista. Lomake voidaan sulkea äänestysajan päätyttyä. Tulokset saa näytettyä helposti lomakkeen vastaukset -kohdasta. 

Tästä linkistä pääset katsomaan yllä olevaa esimerkkiä neljän hengen komitean valitsemisesta, jossa ehdokkaita on kuusi. Koska äänestäjät voivat äänestää neljää ehdokasta, on lomakkeella samat nimet neljästi. Ohje on, että samaa henkilöä ei saa äänestää kahdesti vaan tällöin toinen ääni hylätään. Äänet kerätään taulukkoon josta pitää tarkistaa, ettei kukaan vahingossa äänestä kahta kertaa samaa. 

Suomenkielinen. Maksuton.

SurveyMonkey

surveymonkey.com

Tehdään kysely, johon laitetaan äänestysvaihtoehdot ja tarvittaessa myös tyhjä ääni. Linkki lähetetään osallistujulle. Jokaiselle osallistujalle voidaan lähettää henkilökohtainen kyselylinkki, jolloin nähdään että ovatko kaikki äänestäneet. Asetuksista saa IP-osoitteiden tallennuksen pois päältä ja anonyymit vastaukset, jolloin vaalisalaisuus säilyy. Suomenkielinen. Henkilökohtaisen kyselyn lähettäminen vaatii maksullisen version, alkaen 30 €/kuukausi.

Webropol

www.webropol.fi

Osallistujille voidaan lähettää henkilökohtainen linkki sähköpostiin. Suomen Ladun liittokokouksessa, jossa oli eri äänimääriä, vastaukset kerättiin taulukkoon, joka laski äänimäärät. Tällöin vain ääntenlaskijat näkevät kuka on äänestänyt ja ketä.

Mentimeter

mentimeter.com

Mentimeter on tehty vuorovaikutteiseksi esityssovellukseksi, jossa on valmis äänestysmahdollisuus. Osallistujille annetaan numerokoodi ja ohje mennä menti.com -sivulle, jossa äänestys tapahtuu. Helppo, mutta osallistumalla eri laitteelta voi äänestää useamman kerran. Toimii hyvin kännykällä tai selaimella. Tämä tietysti näkyy äänimäärissä. Englanninkielinen. Ilmaisversiossa voi olla kaksi kysymystä tai äänestystä yhdessä esityksessä. Esityksiä voi tehdä rajattomasti ja yleisöä ei ole rajoitettu. Maksullinen versio alkaen 9,99 $ kuussa.

Äänestyssovellukset

Näissä eri vaalijärjestysten ja äänimäärien ohjelmointi on usein mahdollista ja vaalisalaisuuden säilyttäminen paremmin varmistettu.

Opavote

Opavote.com
Tukee erilaisia äänestystapoja, kuten eri äänimääriä tai single transferrable vote -mallia. Suomenkielinen demo joten varsinaisten äänestysten teko suomeksi onnistunee myös.

Hinnoittelu: 25 äänestäjää ilmaiseksi. Maksamalla 10 $ saa 125 äänestäjää ja 10 ehdokasta lisää.

Election Runner

electionrunner.com

Jokaiselle äänestäjälle luodaan oma tunnus, joten äänestää voi vain kerran. Toimii kännykällä ja selaimella. Englanninkielinen. Maksuton demo 20 äänestäjällä. 100 äänestäjää maksaa 15 $.

ProspectumLIVE

prospectumlive.com

Laajempi alusta verkkokokoukselle, jossa myös äänestysmahdollisuus ja erilaisten äänipainotusten toteutus. Suomenkielinen. Hintaa ei kerrota.

eVaali

https://evaali.fi

Palvelu tarjoaa paljon eri mahdollisuuksia kuten vaalijärjestyksiä ja vaaliliittoja, vahvan tunnistuksen ja vaalisalaisuuden. Suomenkielinen. Hintoja ei ole mainittu.

Vote by Hejmo

https://www.hejmo.fi/
Palvelu tarjoaa erilaisia äänestystapoja ja esimerkiksi äänileikkurit. Tarvittaessa vahva tunnistautuminen on mahdollista ja anonyymi äänestys. Suomenkielinen. HIntaa ei kerrottu.

Kilta Sähköinen vaali -sovellus

Kilta Sähköinen vaali -sovellusta voi käyttää vaikkei olisikaan Kehätiedon jäsenrekisteriratkaisua käytössä. Suomenkielinen. Hinta ei tiedossa.

Muita keinoja

Kädennostoäänestys

Pienellä osallistujajoukolla onnistuu perinteinen kädennostoäänestys. Puheenjohtaja kertoo vaihtoehdot ja luettelee jokaisen osallistujan nimen vuorollaan. Osallistuja sanoo ääneen miten äänestää. Vaihtoehdot on hyvä olla näkyvillä chatissa tai näytöllä.

Sähköpostiäänestys

Ääntenlaskija lähettää sähköpostin äänestyksestä jokaiselle kokouksen osallistujalle piilokopiona eli bcc:nä. Äänestys tapahtuu vastaamalla sähköpostiin ja koska viesti on lähetetty piilokopiona, vastaus menee vain lähettäjälle. Miinuksena tietysti on, että ääntenlaskija saa tietää kuka on äänestänyt ketäkin.

Chat-äänestys

Jos kaikilla on toimiva chat, niin jokainen kirjoittaa äänensä chattiin. Jos halutaan, etteivät osallistujat näe toistensa ääniä ennakkoon, voi ohjeistaa kirjoittamaan vastauksen chattiin ja painamaan enteriä vasta kun tähän annetaan lupa. Anonyymin version chat-äänestyksestä saa, jos osallistujat muuttavat nimensä vaikka pisteeksi “.” äänestyksen ajaksi.

Zoomin poll -toiminto ja Teamsin Polly

Helppo tapa tehdä nopeita äänestyksiä. Poll-toiminto ei välttämättä näy kaikille käyttäjille, esimerkiksi jos käyttäjällä on vanhempi Zoom versio tai Teamsissä on organisaation ulkopuolinen käyttäjä. Sen vuoksi on hyvä testata toimivuus ennakolta.

Puuttuuko jokin keino?

Nämä vinkit koostuvat omista kokemuksistamme, sekä virtuaalifasilitaattoreiden ryhmässä käydystä keskustelusta ja sen jatkosta, OK-Siviksen artikkelista sekä Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan vinkeistä. Meillä ei ole taloudellisia kytköksiä mainittuihin palveluihin emmekä saa mitään korvausta niiden mainitsemisesta.

Mitä olet käyttänyt? Kerro kommentissa!



Jos tarvitset apua etävuosikokouksen järjestämiseen, ota yhteyttä.

Miten saat etäkokouksissa luotua lämmintä tunnelmaa ja kaikki osallistumaan? Katso maksuton 20 minuutin videosarjamme tästä aiheesta:

Lari Karreinen
Kirjoittaja on kiinnostunut sujuvan ja helpon etävuorovaikutuksen luomisesta.

Kirjoitusta päivitetty 9.10.2020 ja lisätty lisää palveluita ja 12.10.2020 vaalijärjestyksen osalta .

Strategia etänä vai perinteisesti – Mitkä ovat suurimmat erot?

Korona pakotti muuttamaan keväälle suunnitellut strategiaprosessit etänä tehtäväksi. Viiden laajemman strategiaprosessin etätoteutuksen pohjalta sain oivallisen tilaisuuden vertailla perinteisen ja etätoteutuksen eroja strategian luomisessa.

Etukäteen ajatus strategian fasilitoimisesta pelkästään etävälinein hirvitti, vaikka olin jo aiemmin tehnyt webinaareja ja etäkoulutuksia. Täysin lähityöskentelyssä tapahtuvia laajempia strategiaprosesseja oli tullut tehtyä vuosien varrella yli 25. Tekemisen tavat ja prosessin vieminen eteenpäin olivat hioutuneet vuosien mittaan lähitilaisuuksien maailmaan. Etätyöskentelyssä askarrutti, miten työpajat saadaan toimimaan, miten onnistuu vuorovaikutus, saadaanko haluttuja tuloksia ja miten osallistujat kokevat etätilaisuudet.

Käyn tässä kirjoituksessa läpi perinteisen ja etänä toteutettavan strategiaprosessin erot. Tutkin eroja kahdeksan strategiaprosessin kannalta oleellisen kategorian kautta. Jokaisen kategorian alle tiivistän erot kolmen plussan asteikolla:

  • = tyydyttävä 
  • + = hyvä taso 
  • ++ = erinomainen.    

Aloittaminen

Tärkeä elementti jokaisen strategiaprosessin alussa on, että kaikki osallistujat tuntevat sekä toisensa että mahdollisen ulkopuolisen fasilitoijan. Tuntemus on ensi askel luottamukseen. Porukan tunteminen on tärkeää myös fasilitoijalle. Ensimmäisissä tilaisuuksissa nähdään, minkälaiset työskentelytavat sopivat juuri tälle porukalle. 

Tuntemisen ja luottamuksen synnyttämisessä perinteiset kasvokkaiset tilaisuudet toimivat väistämättä paljon etätilaisuuksia paremmin. Tutustuminen on luonnollisempaa. Näemme toiset elävinä ja hengittävinä ihmisinä. Kuulumiset voidaan vaihtaa ja huumoria heitellä. Osallistujat näkevät fasilitoijan aitona ihmisenä, ja fasilitoija näkee, minkälaisia persoonia ryhmään kuuluu. 

Etänä näiden elementtien välittäminen on mahdollista, mutta sille pitää varata erikseen aikaa. Jos ryhmä tuntee toisensa entuudestaan hyvin, ei strategiaprosessin aloituksessa ole ongelmaa. Tämän näin keväällä yhden täysin etänä toteutetun prosessin kohdalla.

Perinteiset +++ Etä + 

Asiat ja analyyttisyys

Strategiaprosesseissa korostuu analyyttinen ote. Tilannetta ja tulevaisuutta käydään läpi systemaattisin välinein – järjestellen ja etsien olennaisia asioita. Etästrategiaprosessi onkin parhaimmillaan asioiden käsittelyssä, joka onnistuu etäkokouksin ja erilaisia alustoja käyttäen jopa paremmin kuin perinteisessä työskentelyssä. Etämenetelmin asioiden käsittely on nopeampaa, dokumentointi tarkempaa ja edellisten kertojen työstöihin helpompi palata. Etämaailmassa keskusteluissa pysytään yleensä paremmin asiassa. 

Itseni ensin yllätti ja sitten ilahdutti suuresti strategisten analyysien laatu etätoteuksissa. Digitaaliset välineet mahdollistavat monipuolisempien harjoitusten ja työstöjen tekemisen. Lopputulos syntyy, ja strategia on vähintään yhtä laadukas kuin perinteisissä prosesseissa. 

Perinteiset ++ Etätyöpaja +++

Tunteet ja toisten tunteminen

Vaikka strategiaprosessi on älyllinen, ovat tunteet, hetken fiilikset, innostuneisuus, mielenkiinnon kohteet, epävarmuudet ja pelot prosessissa koko ajan läsnä. Tyypillisesti strategiaprosessissa niitä ei käsitellä mitenkään erityisesti, toisin kuin vaikkapa työnohjauksessa tehdään. 

Perinteisissä strategiaprosesseissa tunnepuoli tulee kuitenkin jossain määrin käsitellyksi yhteisten asiakeskusteluiden lomassa. Kasvokkaisissa keskusteluista osallistujat aistivat toisten tunteet. Näin strategian valintoihin, päämääriin ja toimenpiteisiin liittyviä hankaluuksia saadaan käsiteltyä jo prosessin aikana. 

Tunteiden välittäminen on väistämättä etänä toteutettavissa prosesseissa vähäisempää. Vaikka puitteet olisivat optimaaliset, nettiyhteys toimisi häiriöttä, videokuva olisi kirkas ja ääni selkeä, jää  läsnäolosta ja toisten tunteiden tulkitsemisesta silti todella paljon pois.  Tässä voi piillä etänä toteutettavan strategiaprosessin heikkous. Tuleeko tunnepuolta käsiteltyä tarpeeksi? Ongelma korostuu jos osallistujat eivät tunne toisiaan kovin hyvin. Silloin kommunikaatio on varovaisempaa ja enemmän aistittavissa kehonkielestä, mikroilmeistä ja äänenpainoista. Näiden välittämisessä etävälineet ovat vielä kehnoja.

Hankaluus on, että tunteiden käsittelyyn liittyvät ongelmat eivät tule esiin suoraan etänä tehdyssä strategiaprosessissa. Tämä voi aiheuttaa kitkaa myöhemmin strategian käytäntöön viemisessä.  Pelkästään kevään strategiaprosessien perusteella en pysty sanomaan, tuleeko tunnepuoli riittävästi käsitellyksi, vaan sen näyttää vasta tulevaisuus.

Perinteiset +++  Etä +? 

Ajallinen tehokkuus

Kevään tilaisuudet osoittivat, että ajankäyttö on etätyöskentelyn parhaita puolia. Tämä näkyy hyvin kymmenien ihmisten työpajoissa. Perinteiset strategiatyöpajat, tyypillisesti 15-50 henkeä käsittävät tilaisuudet, ovat joko puolen päivän (3-4 h) tai koko päivän (n. 6 tehollista tuntia) pituisia. Niihin sisältyy useita 10-20 minuutin taukoja ja yksi tai kaksi pidempää taukoa lounastamiseen ja kahveihin. 

Etätyöpajat ovat tässä suhteessa huomattavasti tehokkaampia. Aikaa säästyy monesta kohtaa. 

Suurin säästö tulee puheenvuorojen pituudessa. Etänä puheenvuorot pysyvät tiiviimpinä ja paremmin asiassa. Ja kun yhteen asiaan ei jäädä niin pitkäksi aikaa, ehditään lyhyemmässäkin ajassa käydä läpi enemmän asioita. 

Ajan säästöä tulee myös tauoista. Perinteisissä työpajoissa taukoihin liittyy myös kirjoittamaton sääntö, että mattimyöhäsiä yleensä odotetaan muutama minuutti. ”Kymmenen minuutin tauko” on perinteisissä tilaisuuksissa usein 15-20 minuuttia, etätyöskentelyssä tasan kymmenen. Perinteisissä työpajoissa myös siirtymät pääsalista pienempiin ryhmätyöskentelytiloihin vievät yllättävän paljon aikaa, 5-10 minuuttia per harjoitus. Etänä siirtymät tapahtuvat noin minuutissa. Tämä voi tarkoittaa puolen tunnin säästöä koko työpajan osalta. 

Perinteiset + Etätyöpajat +++

Jaksaminen

Etänä tekeminen on ajallisesti tehokkaampaa. Luonnollisesti se on myös kuluttavampaa. Nopeaa juoksua ei jaksa niin kauan kuin kevyttä hölkkää. Kolme tuntia etätyöskentelyä vastaa 4-6 tuntia perinteistä työskentelyä. 

Työskentely on raskaampaa, kun välissä ei ole yhteisiä lounaita, kahvihetkiä ja vapaampaa jutustelua. Jonkin verran palauttavaa vaikutusta tulee sentään olosuhteista. Etätyöskentelyssä ihmiset voivat enemmän vaikuttaa olosuhteisiinsa. Jokainen voi työskennellä haluamallaan tavalla, istua sohvalla, maata sängyllä, venytellä ja juoda lempikahviaan.

Kuitenkin päivän lopulla ero perinteisen työpajan ja etätyöpajan jälkeen on huomattava, vaikkakin yksilöllistä vaihtelua on. Perinteisistä työpajoista lähdetään usein innostuneena, jopa hieman virkistyneenä, koska vaihtelu arjen työhön ilahduttaa. Strategia-asian lisäksi voi olla kasvanut myös työhyvinvointi. Kontrasti etätyöpajoihin on selkeä, sillä etätyöpajan jälkeen olo on usein hieman väsähtänyt.

Pitkäkestoisempia vaikutuksia jaksamiseen onkin sitten vaikeampi arvioida. Etätilaisuuden jälkeen voi siirtyä heti takaisin työhön, vapaalle tai perheen pariin. Perinteisten työpajojen jälkeen on aina kotimatka, joka voi kestää joidenkin osallistujien osalta tuntikausia autossa, junassa tai lentokoneessa. Etätilaisuuden jälkeen illan saa viettää kotona perheen tai harrastusten parissa. Onkin täysin osallistujakohtaista, onko ilta kotona, kulkuvälineessä tai hotellissa etu vai haitta.  

Perinteiset ++  Etätyöpajat ++

Osallisuus

Strategiaprosesseissa osallisuuden voisi tiivistää ihmisten kokemukseksi siitä, miten paljon he ovat saaneet olla mukana pohdintoja tekemässä ja kuinka hyvät mahdollisuudet heillä on ollut lopputulokseen vaikuttamiseen. Osallisuuden vähentyminen oli suurin huoleni, kun etätyöskentelyihin jouduttiin. Koetan aina vaalia huolellisesti osallisuutta strategiaprosesseissa, koska näen sen erittäin tärkeänä strategian onnistumisen kannalta – ehkä jopa tärkeimpänä. 

Huoleni osoittautui kuitenkin turhaksi. Kevään kokemuksien myötä voin todeta, että etätilaisuuksissa osallisuus toteutuu aivan yhtä hyvin kuin perinteisissä toteutuksissa. 

Ainut miinus ovat tekniset ongelmat. Jos jollain nettiyhteys pätkii tai kone kaatuu kesken kaiken, osallistuminen jää väistämättä vähäisemmäksi. Toisaalta samankaltaisilta ongelmilta ei vältytä perinteisissäkään toteutuksissa. Aina joku on myöhässä, jonkun pitää hoitaa päivän aikana huipputärkeä asia ja jonkun pitää lähteä hakemaan sairastunut lapsi päiväkodista. Erilaisia osallistumisen ongelmia on molemmissa toteutusmuodoissa. 

Kevään tilaisuudet osoittivat, että pahoja teknisiä ongelmia ilmeni harvoin. Pieni kuvan ja äänen tökkiminen on tavallista, mutta ne eivät estä osallistumista. Mieleeni jäi ainoastaan yksi tapaus: koko kevään sadoista osallistujista yksi henkilö jäi pois yhdestä 45 minuutin harjoituksesta, koska hänen koneensa temppuili. Ongelmaprosentti oli lopulta häviävän pieni. 

Näitä pieniä teknisiä haittoja on on hyvä verrata perinteisten tilaisuuksien osallistumisen mahdollisuuksiin. Osallisuutta kun on myös se, miten helppoa tilaisuuksiin on päästä. Helsingissä pidettävään tilaisuuteen on helpompaa osallistua helsinkiläisenä kuin tulla Rovaniemeltä. Etämaailmassa kaikilla on aika lailla samanlaiset mahdollisuudet osallistumiseen. Osallistumisen esteenä ”en tullut, koska se on niin kaukana ja matkustaminen vie niin paljon aikaa” on todennäköisesti monin verroin yleisempi kuin pahat tietotekniset ongelmat. Etäisyyteen osallistumisen esteenä on vain valitettavasti totuttu. Oikein se ei tietenkään ole.

Perinteiset ++ Etä ++

Kustannussäästöt

Etätilaisuuksien ilmeisenä etuna ovat niiden rahalliset säästöt. Ei mene matkakuluja eikä tarvita kahvituksia ja lounaita. Fasilitoijan palkkiokin voi olla pienempi kuin perinteisissä tilaisuuksissa, sillä etätoteutus säästää aikaa, matkustamista ja materiaaleja. Kun myös työntekijöiden aikaa kuluu vähemmän, etänä tehty strategiaprosessi voi olla helposti 50-80 % perinteisiä prosesseja halvempi. 

Perinteiset + Etä +++

Harjoitukset ja dokumentointi

Etäfasilitoinnissa harjoituksien ohjeistamiseen tulee käyttää paljon aikaa ja sen pitää olla todella selkeää. Asiat todella pitää vääntää digitaalisesta rautalangasta, jotta harjoitukset onnistuvat. Tässä suhteessa perinteiset työpajat ovat varmempia. Pahimmillaan löyhä ohjeistus perinteisissä työpajoissa aiheuttaa työskentelyryhmän keskustelun ajautumisen sivuraiteelle tai esimerkiksi liimalappujen värien käyttämistä väärällä tavalla. Tällainen harvoin pilaa kokonaisuutta, koska syntynyt on ainakin keskustelua, useimmiten myös käyttökelpoisia ajatuksia. 

Etätyöskentelyssä puolestaan huono ohjeistus voi kaataa koko harjoituksen. Jos esimerkiksi osallistujan saama linkki työskentelypohjaan ei toimi, tai osallistujan tietokone sippaa kesken eikä linkkiä enää löydykään, hänen osallistumisensa jää kokonaan pois. Lisäksi digitaalisissa työpohjissa pari vahinkopainallusta voi hävittää kaikkien pohdinnat bittiavaruuteen. En ole koskaan kuullut, että lähitilaisuudessa yksittäinen osallistuja kävisi vastaavasti repimässä kaikkien ryhmien fläpit ja laput silpuksi.  

Dokumentoinnin helppoudessa, tarkkuudessa ja jaettavuudessa etävälineet voittavat kisan helposti. Ei tule sekavia fläppitauluja ja irronneita liimalappuja. Ei tule kellekään ylimääräistä työtä kuvien syöttämisestä Wordiin tai Exceliin. Kaikki etäalustoilla tehdyt tuotokset voidaan jakaa muutamassa minuutissa tilaisuuden jälkeen. 

Samoin välineiden monipuolisuus ja mahdollisuudet ovat digialustalla huomattavasti paremmat kuin lähityöskentelyssä. Voidaan siirrellä, äänestää, tuoda kuvia ja infografiikoita sekä hypätä erilaisista harjoituksista toisiin saumattomasti. Nämä tietysti voidaan tehdä myös perinteisin menetelmin, mutta ne vaativat paljon tilaa, aikaa ja valmisteluita, ehkä jopa useamman fasilitoijan. Menetelmien monipuolisuus näkyy parempana pohdinnan laatuna ja ideoiden määränä.

Tietysti alustoihin liittyy tietoteknisiä haasteita verkkoyhteyksien, palvelinten ja selainten osalta, ja lisäksi se normaali syy, että käyttäjät eivät aina osaa käyttää alustoja. Kynä ja paperi ovat kuitenkin kaikille varmasti tuttuja.

Perinteiset ++ Etä ++

Kumpi siis on parempi?

Selvää eroa perinteisten ja etätoteutusten välille ei saada. Molemmissa on puolensa, ja kummallakin tavalla pystytään tekemään onnistuneesti erinomainen strategia. Osallisuus toteutuu molemmissa tavoissa. Nämä ovat tärkeimmät strategiaprosessin tavoitteet. 

Selkeä ero on, että etäprosessit ovat tehokkaita ajan, kustannusten, dokumentoinnin ja menetelmien näkökulmasta. Nopeaa ja laadukasta – hyvin maltillisella resurssien käytöllä. Strategia saadaan aikaan, ja pohdinta voi olla jopa syvempää kuin lähityöskentelyssä. 

Perinteisessä työskentelyssä puolestaan parasta on inhimillinen puoli. Toisten ihmisten tunteminen, luottamuksen synnyttäminen ja tunteiden huomioon ottaminen toteutuvat luontevasti. Inhimillisempi kokemus on varmasti myös vahvempi. Mieleen voivat painua niin erämökki, jossa strategiatyöpaja pidettiin, kuin yhdessä syödyt maistuvat ruoat ja illanistujaisten hauskat kommellukset. Näin strategiaprosessi voi toimia yhteishengen lujittajana. Sinällään kokemuksellinen puoli ei liity suoraan strategiaan tai strategiaprosessiin vaan tulee prosessin sivutuotteena. Luottamusta ja yhteishenkeä voidaan rakentaa yhtä hyvin muissakin yhteyksissä.

Lopulta organisaation tilanne ratkaisee, millainen muoto kannattaa valita. Jos strategiaan liittyy potentiaalisesti inhimillisesti vaikeita tai tunnepitoisia asioita, esimerkiksi organisaation uudelleenjärjestelyjä, toimintojen lakkauttamisia tai irtisanomisia, ovat perinteiset tilaisuudet ylivoimaisia.

Prosessien aloituksessa lähitilaisuus lienee edelleen paras valinta. Monet strategian pohdinta- ja analysointivaiheet voidaan puolestaan aivan hyvin toteuttaa etänä. Se säästää aikaa ja rahaa, ja työskentely on jopa laadullisesti parempaa.  

Kevään kokemusten valossa oma suositukseni on hybridiprosessien käyttö: aloitus perinteisesti, työskentely pääosin etänä ja mahdolliset vaikeat vaiheet lähitilaisuuksina. Näin prosessista tulee resurssien kannalta tehokas, mutta siinä käytetään myös perinteisten tilaisuuksien tuomat mahdollisuudet sitoutumiseen, tunteiden käsittelyyn ja luottamuksen synnyttämiseen. 

Uskon, että koronavuosi muuttaa pysyvästi strategiaprosessien toteutusta. Muutos on ennen muuta etätoteutusten suuntaan. Täysin etänä toteuttava prosessi on aivan mahdollinen muoto, sen olen itse nyt nähnyt. Lähitilaisuuksille on kuitenkin oma tarpeensa ja paikkansa.

PerinteisetEtätilaisuudet
Aloittaminen++++
Asialinjalla+++++
Tunteet ja toisten tunteminen++++?
Ajallinen tehokkuus++++
Jaksaminen++++
Osallisuus++++
Kustannukset++++
Harjoitukset ja dokumentointi++++
Yhteensä1617

Petri Toikkanen, strategiavalmentaja

Lataa itsellesi Petrin Strategiacanvas!

Sekava työpöytä. Erilainen oppija ei pysty keskittymään moneen asiaan samaan aikaan.

Erilaisten oppijoiden fasilitointi – Kun kaikki eivät olekaan samalla viivalla

Tovi (fiktiivinen) on asiantuntijaryhmän esimies. Hän on edennyt lukion kaksoistutkinnon ja ammattikorkeakoulun kautta työmaailmaan ja omia vahvuuksiaan hyödyntäen edennyt asiantuntijasta esimieheksi. Tovi on erittäin hyvä tekemään montaa asiaa samaan aikaan – piirre, jota esimerkiksi esimiestyössä arvostetaan. Kukaan ei normaalissa työssä huomaa, että Tovi on erilainen. Hän on erilainen oppija. Hän ei oikeasti tarvittaessa pysty keskittymään yhteen asiaan kerrallaan. Ajattelu herpaantuu. Tovi löytyy jokaisesta työpaikasta. Eikä Tovia voi fasilitoida kuten muita.

Kuvituskuva, jossa o n liimalappuja, tussi ja legopalikoita valkoisella pöydällä. Tässä on monta asiaa viemässä huomiota. Erilaiset oppijat tarvitsevat selkeyttä.

Fasilitointi on hallitussakin tilanteessakin nopeatempoista orkesterinjohtamista, josta ei muutoksia, persoonia ja tilanteita puutu. Tässä hallitulla tilanteella tarkoitetaan tilannetta, jossa joukko fyysisesti hyvinvoivia, samankaltaisen energiatason omaavia ihmisiä saapuvat samaan tilaan hyvin nukkuneina. Tämä tapahtuu niin harvoin, että voisi puhua utopiasta. Mitä isompi porukka, sitä suuremmalla todennäköisyydellä joukkoon mahtuu henkilö, jolla juuri sinä päivänä on jokin huomiota kuormittava juttu meneillään. Nämä kuormittavat asiat saadaan usein purettua hyvillä virittäytymisellä, mutta entä jos kyseessä on yleinen puute havainnointikyvyssä? Mitä teet, kun joukossa on erilainen oppija?

Tunnistaminen

Erilaiset oppijat, eli erilaisia oppimisvaikeuksia omaavat henkilöt voi oppia tunnistamaan. Heidän kykynsä hahmottaa syy- ja seuraussuhteita ei ole rajoittunut ja usein heillä on jopa jotain supervoimia, joita muilla ei ole! Jos henkilö itse tietää tilanteensa, hän on yleensä varsin avoin asian suhteen, mutta piilossa olevat haasteet tunnistetaan parhaiten levottomuudesta. Onko porukassa henkilö joka alkaa napsuttamaan jalkaansa lattiaan alle minuutissa? Onko porukassa henkilö joka toistuvasti jättää liimalaput tai valkotaulut tyhjäksi? Siinä hän on. Ei hän ole ”vaikea”, ”motivaatiohaasteinen”, tai ”muutosvastarintainen” vaan hän tarvitsee erilaiset muistisäännöt ja monikanavaiset muistiinpanot.

Fasilitoituja ryhmäkeskusteluja hyödynnetään silloin, kun halutaan saada selvyys johonkin monimutkaiseen asiaan tai luoda jotain uutta. Nämä tilanteet ovat poikkeuksellisen vaikeita henkilölle, joka

  • muistaa 5-7 asian sijaan maksimissaan 4
  • ei voi lukea tekstiä, jossa on liian suuri tai liian pieni kontrasti
  • tarvitsee uuden oppimiseen omat muistisääntönsä – ei sinun ehdottamiasi
  • näkee riveillä olevan tekstin yhtenä kuvana tai sanat hyppivät väärinpäin
  • tarvitsee kokonaisuuksien hallintaan poikkeuksellisen seikkaperäisen selostuksen toistoineen

Voi olla, että ajattelet, ettei tällaisia ole juuri sinun fasilitoimissasi ryhmissä, mutta entä jos on, mutta olet katsonut muualle tai sivuuttanut heidän palautteensa tilastoharhana ja keskittynyt vain hyviin keskiarvoihin? Meidän fasilitoimissa tilanteissa heitä on poikkeuksetta joka kerta.

Valmistautuminen ja turvallisuuden maksimointi

Kuvituskuva. Piirroskuvassa neljä hymyilevää hahmoa ja puhekuplassa sana erilaiset.

Jos epäilet hetkeäkään, että ryhmässäsi saattaa olla joku, joka tarvitsee erityishuomiota, niin ota häneen yhteyttä. Älä oleta, että osallistujat näkevät, kuulevat ja kokevat asiat samalla tavalla kuin sinä. Keskustele asiasta ennakkoon ja kysy mikä helpottaisi hänen osallistumistaan.

Aseta lähtötaso riittävän alas. Aloita matka tilanteeseen esitehtävien ja itsenäisen ymmärryksen lisäämisen kautta. Tee tehtävänannoista lyhyitä, selkeitä ja yksinkertaisia. Käytä selkokieltä ja tarvittaessa kuvita tai demonstroi tehtävänannot.

Vähintäänkin tuplaa aika, jonka kuvittelit tilanteen selvittämiseen käyttäväsi. Lisäksi ihminen, jonka kognitiivinen kapasiteetti täyttyy normaalia nopeammin, tarvitsee mahdollisimman rauhallisen tilan ympärilleen, jotta keskittyminen voi pysyä aiheessa. Joudut siis käyttämään poikkeuksellisen paljon aikaa myös tilavalintojen tekemiseen.

Erilaisten oppijoiden stressitaso laskee, kun ihminen saa itse valita ympäristönsä. Tämä tarkoittaa sitä, että tiloissa tulee olla muuntautumiskykyä. Liikuntarajoitteiset taas asetetaan välittömästi eriarvoiseen asemaan, jos tiloissa on rappusia – vältä tätä, koska päämääräsi on turvallisuuden tunteen maksimointi.

Erilaiset luki- ja hahmotushaasteet taltutetaan parhaiten käyttämällä kuvia, tekstejä ja puhetta samaan aikaan. Käytä muistiinpanoissa, esityksissä ja varsinkin ohjeiden annossa monikanavaisuutta! Pelkkä listaus ei riitä, koska sanat voivat hyppiä riveillä: Piirrä, kirjoita, lue ja anna henkilöiden seurata omaa esimerkkiäsi. Et voi myöskään luottaa siihen, että henkilöt muistavat antamasi ohjeet pienryhmätiloissa. Myös niissä tulee olla sama ohjeistus näkyvillä ja mielellään myös puhuttuna. Voisiko sinunkin ohjeesi kulkea jatkossa mobiilisti ryhmähuoneisiin mukaan?

Koska mikä vain rajoite alentaa kapasiteettia luoda uutta, on fasilitoijan tehtävä luoda turvalliset ja helpot puitteet.

Värikoodaus toimii erittäin hyvin, joten jos voit valita erilaiseen tekemiseen eriväriset tuolit, paperit tai tussit, niin tee se! Vähintäänkin käytä vaaleataustaisia liimalappuja silloin, kun niihin kirjoitetaan ja tummia silloin, kun niillä äänestetään. Varmista, että esitysmateriaalit ovat johdonmukaiset. Voit myös etukäteen kysyä osallistujilta värin käytöstä ja täten varmistua kontrastien sopivuudesta.

Lataa tästä muistilista erilaisten oppijoiden fasilitointiin

Lataa tästä itsellesi muistilista erilaisten oppijoiden fasilitointiin.

Kirjoittajat:
Erja Klemola, Muutosjohtaja, palvelumuotoilija ja fasilitoija Sofigate Oyssä ja provosoi positiivista vaikuttamista Noutti-kirjansa avulla. Intohimoinen vahvuuksien etsijä kaikista ja kaikesta.

Lari Karreinen, Osanan ratkaisukeskeinen valmentaja ja fasilitaattori, joka haluaa helpottaa osallistumista eri tavoin asiat kokeville ja havainnoiville. IAF:n Social Inclusion Facilitators -ryhmän jäsen.

Energiaa etäkokouksiin!

Etäkokouksissa ruutua tuijottaessa väsy iskee nopeammin. Ajatus jumittaa ja päätöksiä ei synny. Lyhyet energisointiharjoitukset auttavat pitämään osallistujat aktiivisina ja tunnelman energisenä. Harjoituksilla johdatat osallistujat käsiteltävään teemaan, rentoutat tunnelmaa ja lämmittelet aivoja toimimaan. Ajatukset lähtevät liikkeelle, keskustelu viriää, syntyy vuorovaikutusta.

Ei mitään leikkejä!

Joskus osallistujat ovat tottuneet virallisen jäykkiin ja asiallisiin kokouksiin. Ei mitään leikkejä minulle! Siksi energisoivien harjoitteiden valintaan kannattaa käyttää hetki aika, ja valita ne osallistujille ja prosessiin sopiviksi.

Liikkumista voi perustella kansanterveydellä ja hyvinvoinnilla, koska istumista on hyvä pätkiä. Luovuutta hyödyntävät harjoitukset virittävät aivoja, jos seuraavana on luvassa ideointia. Kun alustat ja sanoitat harjoituksen sopivasti, osallistujat eivät edes huomaa leikkivänsä. Yhteinen hauska tekeminen synnyttää imua ja lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta ryhmän kesken.

Kuusi energisointiharjoitusta etäkokouksiin

Montako xx-alkuista yhdyssanaa keksitte

Montako jalka-alkuista yhdyssanaa keksitte kolmessa minuutissa? Keksi yhdyssanan alkusana ja anna aikaraja. Osallistujat kirjaavat ideoitaan valkotaululle tai chattiin.

Kirjoita silmät kiinni

Kirjoita silmät kiinni chattiin ammattisi ja organisaatiosi.

Valehtelijoiden klubi

Näytä jokin esine. Muiden tehtävänä on keksiä sille mahdollisimman monta uutta käyttötarkoitusta.

Kirjoita chattiin, aikaa minuutti.

Piirrä mitä olet tehnyt tänään!

Piirrä valkotaululle kynällä mitä olet tehnyt tänään. Aikaa kaksi minuuttia.

Verryttely 

Kysy vapaaehtoista tai pyydä yhtä osallistujaa näyttämään verryttelyliike, joka voidaan turvallisesti tehdä. Toistetaan liike yhdessä. Liikkeen keksinyt nimeää osallistujista seuraavan liikkeen näyttäjän. 

Kolme toivomusta

Jos saisit esittää kolme toivomusta aiheesta X, mitä toivoisit? Kirjoita ne chattiin tai valkotaululle yksi kerrallaan, aikaa 2 minuuttia.

Aiheen voi liittää päivän teemaan, jolloin virittää hyvin keskustelua. Harjoituksen läpikäyminen on hyvä liittää seuraavaan tehtävään.

Voit ladata valmiit ohjediat ylläoleviin harjoituksiin täältä tai klikkaa kuvaa.

Luodaan yhdessä parempaa vuorovaikutusta ja aktiivisempaa kokouskulttuuria. Energisiä etäkokouksia!

*******

Haluatko lisää oppia tuloksellisten etäkokousten ohjaamiseen? Liity mukaan Etäohjauksen mestari -verkkokurssillemme ja opi vetämään etänä sujuvia työpajoja, koulutuksia ja kokouksia. Kurssilla opit menetelmät, sovellukset ja valmiit mallit tehokkaaseen etätyöskentelyyn.

Aloita opinnot täältä!

Miten aktivoida osallistujat etäkoulutuksissa?

Oppimista tapahtuu kun oppijat saavat uutta tietoa, keskustelevat siitä yhdessä, antavat sille merkityksiä ja liittävät sen aiemmin opittuun. Oppimisen huipentuma on, kun oppija ottaa uutta tietoa käyttöön, soveltaa sitä ja oppii miten se toimii, jolloin uudesta tiedosta tai toimintatavasta muodostuu vähitellen rutiinia.

Verkkokoulutuksissa tarvitaan erilaisia työkaluja ja työskentelymenetelmiä näihin vaiheisiin:

Tiedon välittäminen ja jakaminen

  • perinteiset: lue teksti, joka voi olla blogi, liitetiedosto, verkkosivu
  • voi olla myös tiedonhakutehtävä: etsi tietoa aiheesta, kuvia ja videoita. Kirjoita lyhyt yhteenveto ja linkitä aineisto oppimisalustalle. Ohjaa osallistujat arvioimaan toistensa linkittämien aineistojen hyötyjä, luotettavuutta tai pisteyttämään niitä.
  • verkkoluentoihin harva jaksaa keskittyä. Pidä luento-osuudet lyhyempinä, 5 – 20 min. Hyödynnä visuaalisuutta. Miten tiivistäisit opittavan ilmiön yhteen kuvaan?
  • Kerro tarinoita ja elävöitä niitä kuvin, graafein ja piirroksin.
  • Videolla viisaaksi, sanoi historianopettajani! Youtube ja Vimeo ovat täynnä videoita. Siellä on myös asiantuntijoiden luentoja monista aiheista. Linkitä tai ohjaa oppijat etsimään niitä.
  • Korvaa luento haastattelulla tai keskustelulla toisen asiantuntijan kanssa, niin saat siihen elävyyttä. Tai pyydä osallistujia haastattelemaan sinua.
  • Pyydä osallistujilta kysymyksiä chatin kautta luento-osuuden väleihin tai rakenna luento-osuus kysymysten pohjalta. Aikuisoppijoiden kiinnostus on usein ammatillista tai liittyy olemassaoleviin tilanteisiin, jolloin opittavan aineksen liittäminen heidän tarpeisiinsa auttaa oppimista.

Helppoja ja edullisia alustoja tiedon välittämiseen ja jakamiseen

Padlet.com tarjoaa virtuaalist liimalaput, joihin voi liittää kuvia, linkkejä ja tekstiä. Helppokäyttöinen. Jaa osallistujille kirjoitusoikeudet (change privacy → visitor permissions → write), jolloin he pääsevät lisäämään aineistoa tai muokkausoikeudet (edit), jolloin he voivat muokata myös toistensa sisältöjä.

Reactions -kohdasta voi antaa osallistujille mahdollisuuden tykätä, peukuttaa, äänestää tähdillä tai antaa numeerisen arvion postaukselle. Taustakuvaksi voi laittaa elävöittävän maiseman tai piirtää oman kuvan, joka toimii työskentelyssä aineiston jäsentämisen pohjana.

Flinga on helppokäyttöinen ja intuitiivinen. Osallistujille annetaan osoite ja he pääsevät lisäämään sekä ryhmittelemään virtuaalisia liimalappuja päätteellä tai puhelimella . Isonkin osallistujamäärän työskentelyä on helppo ohjata.

Google docs on helppo kaikille, jotka ovat tottuneet tekstinkäsittelyyn.

  • Valmistele dokumenttiin työvaiheiden otsikot. Käyttämällä otsikointitasoja (otsikko 1) saat alkuun automaattisen sisällysluettelon. Lisää kuvia, giffejä tai muuta elävöittääksesi dokumenttia ja kannustaaksesi oppijoita etenemään seuraavaan vaiheeseen.
  • Lisää alkuun oppijoiden kuvat tai taulukko, johon he voivat lisätä oman kuvansa ja yhteystietonsa.
  • Kirjoita tehtävänannot jokaisen vaiheen alle, jolloin oppijat eivät ole pelkän kuulemisen varassa.
  • Jos haluat jokaisen oppijan kommentoivan jotain asiaa, tee taulukko jossa on jokaiselle oppijalle oma ruutu kommenttia varten. Nimeämällä ruudut helpotat oman ruudun löytämistä.
  • Kommentit voi pyytää myös ”lisää kommentti” -toiminnolla, jolloin niistä voi käydä keskustelua kommenttiketjuina.
  • Vaihtelua ja erilaisia sovelluksia saa käyttämällä tekstidokumentin sijaan taulukkoa, esitystä tai piirustusta

Google slides

  • esityksen voi jakaa ja esittäjän työkaluista osallistujat voivat lähettää kysymyksiä

Reflektoiva keskustelu tiedosta

  • verkossa kontaktin ottaminen muihin on vaikeampaa kuin luokkahuoneessa. Tutustuta keskustelijat toisiinsa heti alussa. Pyydä jokaista kertomaan kuka on, mistä tai jakamaan kuva, aiheeseen liittyvä kysymys tai jotain muuta.
  • Ohjaa osallistujat kommentoimaan, kannustamaan ja kysymään toisiltaan. Painota, että koska sanaton vuorovaikutus puuttuu verkossa, niin nämä voi sanallistaa hymiöin, gif-animaation tai kirjoitamalla chattiin tuntemuksiaan: naurattaa, jännittää tai olen yllättynyt.
  • jaa keskustelijat pienryhmiin, jolloin heidän on helpompi keskustella yhdessä. 3-5 osallistujaa on hyvä koko. Pienryhmät voi tehdä helposti Zoomissa. Jos käyttämäsi ohjelma ei tätä tue, niin vaihtoehtona on luoda pienryhmille etäsessiot etukäteen, soittaa puhelimella kaverille tai käyttää chattia.
  • Kierrokset ovat hyvä tapa aktivoida kaikkia. Kerro vuorossa olevan osallistujan nimi, jolloin he tietävät milloin on oma vuoro tai käytä nimilistaa, joka kertoo järjestyksen.
  • Ohjaa oppimiskeskustelua kysymyksin ja kirjoita kysymykset tai tehtävänannot chattiin sekä näytä tekstina. Näin varmistat, että osallistujat saavat ohjeet vaikka eivät olisi kuulleetkaan sinua.Kannusta vuorovaikutukseen peukuttamalla, tykkäämällä ja huomioimalla sanallisesti.
  • Reflektointia voi myös tehdä hiljaisesti: jokainen miettii ensin yksin minuutin ja kirjoittaa chattiin tai jaettuun dokumenttiin.
  • Jos puhekeskustelu tuntuu hitaalta, niin käytä chattia. Kirjoittaminen ja lukeminen on paljon nopeampaa. Pidemmissä keskusteluissa tavanomaisen chatin vaikeutena on keskustelun seuraaminen, kun kommentit eivät aina tule peräjälkeen.
  • Tähän auttaa Slack tai Teams, joissa on keskustelusäikeet (threads), eli saman aiheen alle menevät kommentit. Kommentteja voi peukuttaa tai lisätä hymiön sekä jakaa kuvia ja linkkejä.
  • Jos osallistujat ovat Facebookissa, niin oma ryhmä tai tapahtumasivu on helppo tapa organisoida keskustelua.

Tiedon soveltaminen

  • kaikki edellä mainitut työkalut keskusteluun toimivat ja kun edetään suunnitteluun, niin kannattaa käyttää työyhteisön omia työkaluja jos se on mahdollista.
  • Valitse työkjalu tehtävän mukaan: tarvitaanko soveltamiseen keskustelua, kirjoittamista, piirtämistä (Google slides, Google Draw)
  • Vahtoehtona voi olla myös oman videon, animaation tai esityksen tekeminen. Jokainen voi tehdä omansa ja osallistujat voivat käydä katsomassa ja kommentoimassa ne omaan tahtiinsa. Tai ne voidaan kätsoa samaan aikaan.
  • Parhaimmat valkotaulutyökalut vaativat rekisteröitymisen, mutta niiden avulla yhteinen työskentely

Lari Karreinen
Kirjoittaja on aikuisopettaja, joka on kiinnostunut mahdollisimman esteettömästä osallistumisesta verkkokoulutuksiin, webinaareihin sekä etätyöpajoihin.

Etäohjauksen mestari – Verkkokurssi

Opi vetämään etänä sujuvia työpajoja, koulutuksia ja kokouksia: menetelmät, sovellukset ja valmiit mallit kurssilta.

Aloita opinnot täältä!

Luonteva etäosallistuminen on tekniikkaa ja menetelmiä

Etätyöpajojen suurin ongelma on luoda samanlainen läsnäolon ilmapiiri ja ja sujuva vuorovaikutus osallistujien välille. Läsnäolo ja sanaton viestintä luovat ison osan vuorovaikutuksen tunnelmasta. Etäosallistuminen jäykistää ja hidastaa vuorovaikutusta merkittävästi. Fasilitoinnin tehtävä on taata osallistujille mahdollisimman esteetön kokemus, olivat he sitten etänä tai läsnä.

Vaikeuskerroin nousee kaksinkertaiseksi hybiridityöpajoissa, joissa osallistujia on sekä paikalla että etänä. Viime syksyn yhdessä haastavimmista työpajoista oli kahden päivän työpaja, jossa oli 10 osallistujaa etäyhteydellä eri paikkakunnilta ja 20 osallistujaa paikan päällä. Tässä kerromme miten kokemuksesta tuli niin sujuva, että jopa etäosallistujat antoivat kiittävää palautetta.

Koko ryhmän yhteiset keskustelut sekä aloitus


Käytimme piiriä, jotta saimme osallistujat mahdollisimman samanveroisesti keskustelun ääreen. Etäosallistujat näkyivät valkokankaalla. Toinen fasilitoija kuvasi paikanpäällä olevia osallistujia kännykkäkameralla.

Työpajasta voidaan avata useampi kuvayhteys, jolloin yhdellä yhteydellä voidaan jakaa näyttö ja diat ilman ääntä, toisella kuva osallistujista ja keskustelun ääni.

Sopivat menetelmät

Menetelmien täytyy olla sellaisia, että etäosallistujat tekevät saman tai lähes saman kuin paikallaolijat. Piirikeskustelu on yksinkertainen, toimiva ja hyvä. Samoin kahvilatyöskentely pienryhmillä.

Ei ”kuuluuko mun ääni?” keskustelua


Piirin keskellä oli hyvälaatuinen etäkokousmikrofoni, joka poimi kaikkien osallistujien äänen. Tätä oli aiemmin käytetty 40 osallistujan piirissä, joten tiesimme mikrofonin toimivan kunhan osallistujat puhuivat normaalilla äänenvoimakkuudella. Hyvä äänentoisto on toimivan etäyhteyden perusta.

Tehtävänannot näkyviin

Varmistaaksemme sekä etäosallistujien että paikanpäällä olijoiden selkeän ohjeistuksen, tehtävänannot kerrottiin ääneen ja kirjoitettiin chattiin tai näytettiin jaetulla näytöllä.

Etäosallistujien muistaminen keskustelussa

Kahdenkymmenen paikanpäällä olevan osallistujan ja 10 etäyhteydellä tulijan tarkkailu näytöltä samaan aikaan on yhdelle mahdotonta. Toinen fasilitoija keskittyi etäosallistujiin. Hän saattoi kohdistaa kysymyksen heille tai poimia puheenvuoropyyntöjä.

Etäkokouksissa käytän käänteistä hiljaisuutta, eli jos on hiljaa se tarkoittaa että on eri mieltä tai ei ole kuullut tehtävää. Siksi alussa sovimme toimintatavoista, että etäosallistujat aina vahvistavat ääneen olevansa samaa mieltä. Näin varmistetaan, että viesti on mennyt perille.

Pienryhmäkeskustelut

Etäosallistujista muodostettiin oma pienryhmä. Se oli teknisesti helpointa. Toinen fasilitoija otti heidät mukaansa ja siirtyi tietokoneen kanssa viereiseen huoneeseen. Tällöin kaikki pienryhmän osallistujat olivat samalla tasolla.

Muistiinpanot näkyviin kaikille

Ryhmämuisti eli fläpille kirjatut keskustelun pääkohdat on fasilitoijan perustyökalu. Se auttaa pitämään keskustelun vaiheet näkyvissä ja vahvistaa kuulluksi tulemista. Fläpille tehdyt muistiinpanot eivät näy etäosallistujille, joten toinen fasilitoija kirjoitti muistiinpanot jaettuun Google Docs -dokumenttiin.

Paikanpäälläolijat näkivät sen valkokankaalta ja etäosallistujat saattoivat seurata joko jaettua näyttöä tai suoraan tiedostoa heille jaettua tiedostoa. 


Piirustelimme yhdessä projektin tavoitteen. Vaikka kännykkäkamera tuotiin aivan fläpin viereen, niin kuvasta ei saanut selvää. Tulos valokuvattiin ja lähetettiin osallistujille.

Yksi työskentelydokumentti, jossa on kaikki

Käytimme yhtä Google Docs -dokumenttia, jossa oli kaikki työskentelyyn tarvittava. Päivän ohjelma, etäyhteyksiä hoitavan fasilitoijan puhelinnumero teknisten ongelmien varalta, ennakkoon lähetetyt ohjeet osallistujille ja etäyhteyden linkki.

Kunkin työskentelyvaiheen otsikko, tehtävänannot sekä kohdat muistiinpanoille oli tehty etukäteen. Muistiinpanoja varten saattoi olla ennalta suunniteltu taulukko tai tyhjä tila, jotta ryhmien oli helppo löytää omat paikkansa tiedostossa. Tiedostosta ryhmät näkivät myös muiden tuotokset.

Yhteyksien testaus etukäteen

Yhtenä tämän työpajan teknisenä haasteena oli osallistujien eri organisaatiot, erilaiset palomuurit ja tietotekniset ratkaisut.  Tämän vuoksi otimme ennakolta etäyhteyden jokaiseen etäosallistujaan ja testasimme yhteyksien toimivuuden. 

Tilaisuuden jälkeen saatu palaute vahvisti päivän onnistumisen:

Fasilitointi visiotyössä toimi hyvin, asiat saivat selkeämmän muodon ja tuntui että tästä päästään konkreettisempaan jatkoon.

Paikalla olleen näkökulmasta oli hienoa, että etänä osallistujat pystyivät myös osallistumaan keskusteluun. Heidät oli siis huomioitu hienosti tilaisuutta järjestäessä.

Toimiva fasilitointi! Selkeä työjärjestys!



Suunnitteletko etätyöpajaa tai hybridityöpajaa? 

Ota yhteyttä lari(at) osana.fi. Autamme toteutuksessa ja meiltä saat myös päivän valmennuksen virtuaalifasilitointiin tai parin tunnin etäkoulutuksen.

Lari Karreinen haluaa edistää esteetöntä vuorovaikutusta virtuaalisissa työpajoissa ja vähentää matkustamisen aiheuttamia ilmastopäästöjä. Kuvat työpajasta otti Petri Toikkanen.

Etäohjauksen mestari – verkkokurssi

Opi miten saat etäosallistujat aktiivisesti mukaan, sitoutumaan työskentelyyn ja tuloksia aikaan.

Aloita opinnot täältä!

Mitä meistä sanotaan?

  • “Olin tosi tyytyväinen, kun sain kuulla sellaisten ihmisten äänen, jotka eivät ole aikaisemmin puhuneet koko työyhteisön kuullen.”

    Meillä on käynyt monta erilaista kouluttajaa tiimeissä, mutta koska olemme niin erilainen järjestä niin se ei ole vastannut tarpeita. Nyt tuntui, että vuosien jälkeen pääsimme eteenpäin.

    “Erittäin hyödyllistä! Ensi kertaa eri virastojen saman asian kanssa työskentelevät pääsimme yhteen ja saimme sovittua konkreettiset askeleet.”

    Lari Karreinen
  • Strategioiden mestari!

    Ilman Petrin apua muutosta ei olisi tapahtunut. Nyt kaikille työntekijöille uusiutumisen tarve ja suunta on selvä.

     

    Petri Toikkanen
  • ”Emilia on kouluttajana erinomainen: avoin, valmistautunut, osaava, tilaa antava, rennon ilmapiirin luova”

    ”Rauhallinen, luonteva, innostava kouluttaja, joka on aidosti kiinnostunut meidän tilanteesta”

    ”Lähestyttävä, hyvä fasilitoija”

    Emilia Osmala