Ole sinäkin osana!

Kehitämme tapoja luoda osallisuutta, rakennamme strategioita, parannamme työyhteisöjen toimintatapoja, petraamme vapaaehtoisuutta ja autamme muutostilanteiden kanssa. Välillä olemme valmentajia ja fasilitoijia, toisinaan konsultteja ja kouluttajia. Osallisuus on meidän supervoima. Työtämme on kysyä, kuunnella ja etsiä vastauksia - saada porukka miettimään parhaita yhteisiä ratkaisuja.

Lue lisää ajatuksiamme

Sekava työpöytä. Erilainen oppija ei pysty keskittymään moneen asiaan samaan aikaan.

Erilaisten oppijoiden fasilitointi – Kun kaikki eivät olekaan samalla viivalla

Tovi (fiktiivinen) on asiantuntijaryhmän esimies. Hän on edennyt lukion kaksoistutkinnon ja ammattikorkeakoulun kautta työmaailmaan ja omia vahvuuksiaan hyödyntäen edennyt asiantuntijasta esimieheksi. Tovi on erittäin hyvä tekemään montaa asiaa samaan aikaan – piirre, jota esimerkiksi esimiestyössä arvostetaan. Kukaan ei normaalissa työssä huomaa, että Tovi on erilainen. Hän on erilainen oppija. Hän ei oikeasti tarvittaessa pysty keskittymään yhteen asiaan kerrallaan. Ajattelu herpaantuu. Tovi löytyy jokaisesta työpaikasta. Eikä Tovia voi fasilitoida kuten muita.

Kuvituskuva, jossa o n liimalappuja, tussi ja legopalikoita valkoisella pöydällä. Tässä on monta asiaa viemässä huomiota. Erilaiset oppijat tarvitsevat selkeyttä.

Fasilitointi on hallitussakin tilanteessakin nopeatempoista orkesterinjohtamista, josta ei muutoksia, persoonia ja tilanteita puutu. Tässä hallitulla tilanteella tarkoitetaan tilannetta, jossa joukko fyysisesti hyvinvoivia, samankaltaisen energiatason omaavia ihmisiä saapuvat samaan tilaan hyvin nukkuneina. Tämä tapahtuu niin harvoin, että voisi puhua utopiasta. Mitä isompi porukka, sitä suuremmalla todennäköisyydellä joukkoon mahtuu henkilö, jolla juuri sinä päivänä on jokin huomiota kuormittava juttu meneillään. Nämä kuormittavat asiat saadaan usein purettua hyvillä virittäytymisellä, mutta entä jos kyseessä on yleinen puute havainnointikyvyssä? Mitä teet, kun joukossa on erilainen oppija?

Tunnistaminen

Erilaiset oppijat, eli erilaisia oppimisvaikeuksia omaavat henkilöt voi oppia tunnistamaan. Heidän kykynsä hahmottaa syy- ja seuraussuhteita ei ole rajoittunut ja usein heillä on jopa jotain supervoimia, joita muilla ei ole! Jos henkilö itse tietää tilanteensa, hän on yleensä varsin avoin asian suhteen, mutta piilossa olevat haasteet tunnistetaan parhaiten levottomuudesta. Onko porukassa henkilö joka alkaa napsuttamaan jalkaansa lattiaan alle minuutissa? Onko porukassa henkilö joka toistuvasti jättää liimalaput tai valkotaulut tyhjäksi? Siinä hän on. Ei hän ole ”vaikea”, ”motivaatiohaasteinen”, tai ”muutosvastarintainen” vaan hän tarvitsee erilaiset muistisäännöt ja monikanavaiset muistiinpanot.

Fasilitoituja ryhmäkeskusteluja hyödynnetään silloin, kun halutaan saada selvyys johonkin monimutkaiseen asiaan tai luoda jotain uutta. Nämä tilanteet ovat poikkeuksellisen vaikeita henkilölle, joka

  • muistaa 5-7 asian sijaan maksimissaan 4
  • ei voi lukea tekstiä, jossa on liian suuri tai liian pieni kontrasti
  • tarvitsee uuden oppimiseen omat muistisääntönsä – ei sinun ehdottamiasi
  • näkee riveillä olevan tekstin yhtenä kuvana tai sanat hyppivät väärinpäin
  • tarvitsee kokonaisuuksien hallintaan poikkeuksellisen seikkaperäisen selostuksen toistoineen

Voi olla, että ajattelet, ettei tällaisia ole juuri sinun fasilitoimissasi ryhmissä, mutta entä jos on, mutta olet katsonut muualle tai sivuuttanut heidän palautteensa tilastoharhana ja keskittynyt vain hyviin keskiarvoihin? Meidän fasilitoimissa tilanteissa heitä on poikkeuksetta joka kerta.

Valmistautuminen ja turvallisuuden maksimointi

Kuvituskuva. Piirroskuvassa neljä hymyilevää hahmoa ja puhekuplassa sana erilaiset.

Jos epäilet hetkeäkään, että ryhmässäsi saattaa olla joku, joka tarvitsee erityishuomiota, niin ota häneen yhteyttä. Älä oleta, että osallistujat näkevät, kuulevat ja kokevat asiat samalla tavalla kuin sinä. Keskustele asiasta ennakkoon ja kysy mikä helpottaisi hänen osallistumistaan.

Aseta lähtötaso riittävän alas. Aloita matka tilanteeseen esitehtävien ja itsenäisen ymmärryksen lisäämisen kautta. Tee tehtävänannoista lyhyitä, selkeitä ja yksinkertaisia. Käytä selkokieltä ja tarvittaessa kuvita tai demonstroi tehtävänannot.

Vähintäänkin tuplaa aika, jonka kuvittelit tilanteen selvittämiseen käyttäväsi. Lisäksi ihminen, jonka kognitiivinen kapasiteetti täyttyy normaalia nopeammin, tarvitsee mahdollisimman rauhallisen tilan ympärilleen, jotta keskittyminen voi pysyä aiheessa. Joudut siis käyttämään poikkeuksellisen paljon aikaa myös tilavalintojen tekemiseen.

Erilaisten oppijoiden stressitaso laskee, kun ihminen saa itse valita ympäristönsä. Tämä tarkoittaa sitä, että tiloissa tulee olla muuntautumiskykyä. Liikuntarajoitteiset taas asetetaan välittömästi eriarvoiseen asemaan, jos tiloissa on rappusia – vältä tätä, koska päämääräsi on turvallisuuden tunteen maksimointi.

Erilaiset luki- ja hahmotushaasteet taltutetaan parhaiten käyttämällä kuvia, tekstejä ja puhetta samaan aikaan. Käytä muistiinpanoissa, esityksissä ja varsinkin ohjeiden annossa monikanavaisuutta! Pelkkä listaus ei riitä, koska sanat voivat hyppiä riveillä: Piirrä, kirjoita, lue ja anna henkilöiden seurata omaa esimerkkiäsi. Et voi myöskään luottaa siihen, että henkilöt muistavat antamasi ohjeet pienryhmätiloissa. Myös niissä tulee olla sama ohjeistus näkyvillä ja mielellään myös puhuttuna. Voisiko sinunkin ohjeesi kulkea jatkossa mobiilisti ryhmähuoneisiin mukaan?

Koska mikä vain rajoite alentaa kapasiteettia luoda uutta, on fasilitoijan tehtävä luoda turvalliset ja helpot puitteet.

Värikoodaus toimii erittäin hyvin, joten jos voit valita erilaiseen tekemiseen eriväriset tuolit, paperit tai tussit, niin tee se! Vähintäänkin käytä vaaleataustaisia liimalappuja silloin, kun niihin kirjoitetaan ja tummia silloin, kun niillä äänestetään. Varmista, että esitysmateriaalit ovat johdonmukaiset. Voit myös etukäteen kysyä osallistujilta värin käytöstä ja täten varmistua kontrastien sopivuudesta.

Lataa tästä muistilista erilaisten oppijoiden fasilitointiin

Lataa tästä itsellesi muistilista erilaisten oppijoiden fasilitointiin.

Kirjoittajat:
Erja Klemola, Muutosjohtaja, palvelumuotoilija ja fasilitoija Sofigate Oyssä ja provosoi positiivista vaikuttamista Noutti-kirjansa avulla. Intohimoinen vahvuuksien etsijä kaikista ja kaikesta.

Lari Karreinen, Osanan ratkaisukeskeinen valmentaja ja fasilitaattori, joka haluaa helpottaa osallistumista eri tavoin asiat kokeville ja havainnoiville. IAF:n Social Inclusion Facilitators -ryhmän jäsen.

Energiaa etäkokouksiin!

Etäkokouksissa ruutua tuijottaessa väsy iskee nopeammin. Ajatus jumittaa ja päätöksiä ei synny. Lyhyet energisointiharjoitukset auttavat pitämään osallistujat aktiivisina ja tunnelman energisenä. Harjoituksilla johdatat osallistujat käsiteltävään teemaan, rentoutat tunnelmaa ja lämmittelet aivoja toimimaan. Ajatukset lähtevät liikkeelle, keskustelu viriää, syntyy vuorovaikutusta.

Ei mitään leikkejä!

Joskus osallistujat ovat tottuneet virallisen jäykkiin ja asiallisiin kokouksiin. Ei mitään leikkejä minulle! Siksi energisoivien harjoitteiden valintaan kannattaa käyttää hetki aika, ja valita ne osallistujille ja prosessiin sopiviksi.

Liikkumista voi perustella kansanterveydellä ja hyvinvoinnilla, koska istumista on hyvä pätkiä. Luovuutta hyödyntävät harjoitukset virittävät aivoja, jos seuraavana on luvassa ideointia. Kun alustat ja sanoitat harjoituksen sopivasti, osallistujat eivät edes huomaa leikkivänsä. Yhteinen hauska tekeminen synnyttää imua ja lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta ryhmän kesken.

Kuusi energisointiharjoitusta etäkokouksiin

Montako xx-alkuista yhdyssanaa keksitte

Montako jalka-alkuista yhdyssanaa keksitte kolmessa minuutissa? Keksi yhdyssanan alkusana ja anna aikaraja. Osallistujat kirjaavat ideoitaan valkotaululle tai chattiin.

Kirjoita silmät kiinni

Kirjoita silmät kiinni chattiin ammattisi ja organisaatiosi.

Valehtelijoiden klubi

Näytä jokin esine. Muiden tehtävänä on keksiä sille mahdollisimman monta uutta käyttötarkoitusta.

Kirjoita chattiin, aikaa minuutti.

Piirrä mitä olet tehnyt tänään!

Piirrä valkotaululle kynällä mitä olet tehnyt tänään. Aikaa kaksi minuuttia.

Verryttely 

Kysy vapaaehtoista tai pyydä yhtä osallistujaa näyttämään verryttelyliike, joka voidaan turvallisesti tehdä. Toistetaan liike yhdessä. Liikkeen keksinyt nimeää osallistujista seuraavan liikkeen näyttäjän. 

Kolme toivomusta

Jos saisit esittää kolme toivomusta aiheesta X, mitä toivoisit? Kirjoita ne chattiin tai valkotaululle yksi kerrallaan, aikaa 2 minuuttia.

Aiheen voi liittää päivän teemaan, jolloin virittää hyvin keskustelua. Harjoituksen läpikäyminen on hyvä liittää seuraavaan tehtävään.

Voit ladata valmiit ohjediat ylläoleviin harjoituksiin täältä tai klikkaa kuvaa.

Luodaan yhdessä parempaa vuorovaikutusta ja aktiivisempaa kokouskulttuuria. Energisiä etäkokouksia!

*******

Haluatko lisää oppia tuloksellisten etäkokousten ohjaamiseen? Liity mukaan Etäohjauksen mestari -verkkokurssillemme ja opi vetämään etänä sujuvia työpajoja, koulutuksia ja kokouksia. Kurssilla opit menetelmät, sovellukset ja valmiit mallit tehokkaaseen etätyöskentelyyn.

Aloita opinnot täältä!

Miten aktivoida osallistujat etäkoulutuksissa?

Oppimista tapahtuu kun oppijat saavat uutta tietoa, keskustelevat siitä yhdessä, antavat sille merkityksiä ja liittävät sen aiemmin opittuun. Oppimisen huipentuma on, kun oppija ottaa uutta tietoa käyttöön, soveltaa sitä ja oppii miten se toimii, jolloin uudesta tiedosta tai toimintatavasta muodostuu vähitellen rutiinia.

Verkkokoulutuksissa tarvitaan erilaisia työkaluja ja työskentelymenetelmiä näihin vaiheisiin:

Tiedon välittäminen ja jakaminen

  • perinteiset: lue teksti, joka voi olla blogi, liitetiedosto, verkkosivu
  • voi olla myös tiedonhakutehtävä: etsi tietoa aiheesta, kuvia ja videoita. Kirjoita lyhyt yhteenveto ja linkitä aineisto oppimisalustalle. Ohjaa osallistujat arvioimaan toistensa linkittämien aineistojen hyötyjä, luotettavuutta tai pisteyttämään niitä.
  • verkkoluentoihin harva jaksaa keskittyä. Pidä luento-osuudet lyhyempinä, 5 – 20 min. Hyödynnä visuaalisuutta. Miten tiivistäisit opittavan ilmiön yhteen kuvaan?
  • Kerro tarinoita ja elävöitä niitä kuvin, graafein ja piirroksin.
  • Videolla viisaaksi, sanoi historianopettajani! Youtube ja Vimeo ovat täynnä videoita. Siellä on myös asiantuntijoiden luentoja monista aiheista. Linkitä tai ohjaa oppijat etsimään niitä.
  • Korvaa luento haastattelulla tai keskustelulla toisen asiantuntijan kanssa, niin saat siihen elävyyttä. Tai pyydä osallistujia haastattelemaan sinua.
  • Pyydä osallistujilta kysymyksiä chatin kautta luento-osuuden väleihin tai rakenna luento-osuus kysymysten pohjalta. Aikuisoppijoiden kiinnostus on usein ammatillista tai liittyy olemassaoleviin tilanteisiin, jolloin opittavan aineksen liittäminen heidän tarpeisiinsa auttaa oppimista.

Helppoja ja edullisia alustoja tiedon välittämiseen ja jakamiseen

Padlet.com tarjoaa virtuaalist liimalaput, joihin voi liittää kuvia, linkkejä ja tekstiä. Helppokäyttöinen. Jaa osallistujille kirjoitusoikeudet (change privacy → visitor permissions → write), jolloin he pääsevät lisäämään aineistoa tai muokkausoikeudet (edit), jolloin he voivat muokata myös toistensa sisältöjä.

Reactions -kohdasta voi antaa osallistujille mahdollisuuden tykätä, peukuttaa, äänestää tähdillä tai antaa numeerisen arvion postaukselle. Taustakuvaksi voi laittaa elävöittävän maiseman tai piirtää oman kuvan, joka toimii työskentelyssä aineiston jäsentämisen pohjana.

Flinga on helppokäyttöinen ja intuitiivinen. Osallistujille annetaan osoite ja he pääsevät lisäämään sekä ryhmittelemään virtuaalisia liimalappuja päätteellä tai puhelimella . Isonkin osallistujamäärän työskentelyä on helppo ohjata.

Google docs on helppo kaikille, jotka ovat tottuneet tekstinkäsittelyyn.

  • Valmistele dokumenttiin työvaiheiden otsikot. Käyttämällä otsikointitasoja (otsikko 1) saat alkuun automaattisen sisällysluettelon. Lisää kuvia, giffejä tai muuta elävöittääksesi dokumenttia ja kannustaaksesi oppijoita etenemään seuraavaan vaiheeseen.
  • Lisää alkuun oppijoiden kuvat tai taulukko, johon he voivat lisätä oman kuvansa ja yhteystietonsa.
  • Kirjoita tehtävänannot jokaisen vaiheen alle, jolloin oppijat eivät ole pelkän kuulemisen varassa.
  • Jos haluat jokaisen oppijan kommentoivan jotain asiaa, tee taulukko jossa on jokaiselle oppijalle oma ruutu kommenttia varten. Nimeämällä ruudut helpotat oman ruudun löytämistä.
  • Kommentit voi pyytää myös ”lisää kommentti” -toiminnolla, jolloin niistä voi käydä keskustelua kommenttiketjuina.
  • Vaihtelua ja erilaisia sovelluksia saa käyttämällä tekstidokumentin sijaan taulukkoa, esitystä tai piirustusta

Google slides

  • esityksen voi jakaa ja esittäjän työkaluista osallistujat voivat lähettää kysymyksiä

Reflektoiva keskustelu tiedosta

  • verkossa kontaktin ottaminen muihin on vaikeampaa kuin luokkahuoneessa. Tutustuta keskustelijat toisiinsa heti alussa. Pyydä jokaista kertomaan kuka on, mistä tai jakamaan kuva, aiheeseen liittyvä kysymys tai jotain muuta.
  • Ohjaa osallistujat kommentoimaan, kannustamaan ja kysymään toisiltaan. Painota, että koska sanaton vuorovaikutus puuttuu verkossa, niin nämä voi sanallistaa hymiöin, gif-animaation tai kirjoitamalla chattiin tuntemuksiaan: naurattaa, jännittää tai olen yllättynyt.
  • jaa keskustelijat pienryhmiin, jolloin heidän on helpompi keskustella yhdessä. 3-5 osallistujaa on hyvä koko. Pienryhmät voi tehdä helposti Zoomissa. Jos käyttämäsi ohjelma ei tätä tue, niin vaihtoehtona on luoda pienryhmille etäsessiot etukäteen, soittaa puhelimella kaverille tai käyttää chattia.
  • Kierrokset ovat hyvä tapa aktivoida kaikkia. Kerro vuorossa olevan osallistujan nimi, jolloin he tietävät milloin on oma vuoro tai käytä nimilistaa, joka kertoo järjestyksen.
  • Ohjaa oppimiskeskustelua kysymyksin ja kirjoita kysymykset tai tehtävänannot chattiin sekä näytä tekstina. Näin varmistat, että osallistujat saavat ohjeet vaikka eivät olisi kuulleetkaan sinua.Kannusta vuorovaikutukseen peukuttamalla, tykkäämällä ja huomioimalla sanallisesti.
  • Reflektointia voi myös tehdä hiljaisesti: jokainen miettii ensin yksin minuutin ja kirjoittaa chattiin tai jaettuun dokumenttiin.
  • Jos puhekeskustelu tuntuu hitaalta, niin käytä chattia. Kirjoittaminen ja lukeminen on paljon nopeampaa. Pidemmissä keskusteluissa tavanomaisen chatin vaikeutena on keskustelun seuraaminen, kun kommentit eivät aina tule peräjälkeen.
  • Tähän auttaa Slack tai Teams, joissa on keskustelusäikeet (threads), eli saman aiheen alle menevät kommentit. Kommentteja voi peukuttaa tai lisätä hymiön sekä jakaa kuvia ja linkkejä.
  • Jos osallistujat ovat Facebookissa, niin oma ryhmä tai tapahtumasivu on helppo tapa organisoida keskustelua.

Tiedon soveltaminen

  • kaikki edellä mainitut työkalut keskusteluun toimivat ja kun edetään suunnitteluun, niin kannattaa käyttää työyhteisön omia työkaluja jos se on mahdollista.
  • Valitse työkjalu tehtävän mukaan: tarvitaanko soveltamiseen keskustelua, kirjoittamista, piirtämistä (Google slides, Google Draw)
  • Vahtoehtona voi olla myös oman videon, animaation tai esityksen tekeminen. Jokainen voi tehdä omansa ja osallistujat voivat käydä katsomassa ja kommentoimassa ne omaan tahtiinsa. Tai ne voidaan kätsoa samaan aikaan.
  • Parhaimmat valkotaulutyökalut vaativat rekisteröitymisen, mutta niiden avulla yhteinen työskentely

Lari Karreinen
Kirjoittaja on aikuisopettaja, joka on kiinnostunut mahdollisimman esteettömästä osallistumisesta verkkokoulutuksiin, webinaareihin sekä etätyöpajoihin.

Etäohjauksen mestari – Verkkokurssi

Opi vetämään etänä sujuvia työpajoja, koulutuksia ja kokouksia: menetelmät, sovellukset ja valmiit mallit kurssilta.

Aloita opinnot täältä!

Luonteva etäosallistuminen on tekniikkaa ja menetelmiä

Etätyöpajojen suurin ongelma on luoda samanlainen läsnäolon ilmapiiri ja ja sujuva vuorovaikutus osallistujien välille. Läsnäolo ja sanaton viestintä luovat ison osan vuorovaikutuksen tunnelmasta. Etäosallistuminen jäykistää ja hidastaa vuorovaikutusta merkittävästi. Fasilitoinnin tehtävä on taata osallistujille mahdollisimman esteetön kokemus, olivat he sitten etänä tai läsnä.

Vaikeuskerroin nousee kaksinkertaiseksi hybiridityöpajoissa, joissa osallistujia on sekä paikalla että etänä. Viime syksyn yhdessä haastavimmista työpajoista oli kahden päivän työpaja, jossa oli 10 osallistujaa etäyhteydellä eri paikkakunnilta ja 20 osallistujaa paikan päällä. Tässä kerromme miten kokemuksesta tuli niin sujuva, että jopa etäosallistujat antoivat kiittävää palautetta.

Koko ryhmän yhteiset keskustelut sekä aloitus


Käytimme piiriä, jotta saimme osallistujat mahdollisimman samanveroisesti keskustelun ääreen. Etäosallistujat näkyivät valkokankaalla. Toinen fasilitoija kuvasi paikanpäällä olevia osallistujia kännykkäkameralla.

Työpajasta voidaan avata useampi kuvayhteys, jolloin yhdellä yhteydellä voidaan jakaa näyttö ja diat ilman ääntä, toisella kuva osallistujista ja keskustelun ääni.

Sopivat menetelmät

Menetelmien täytyy olla sellaisia, että etäosallistujat tekevät saman tai lähes saman kuin paikallaolijat. Piirikeskustelu on yksinkertainen, toimiva ja hyvä. Samoin kahvilatyöskentely pienryhmillä.

Ei ”kuuluuko mun ääni?” keskustelua


Piirin keskellä oli hyvälaatuinen etäkokousmikrofoni, joka poimi kaikkien osallistujien äänen. Tätä oli aiemmin käytetty 40 osallistujan piirissä, joten tiesimme mikrofonin toimivan kunhan osallistujat puhuivat normaalilla äänenvoimakkuudella. Hyvä äänentoisto on toimivan etäyhteyden perusta.

Tehtävänannot näkyviin

Varmistaaksemme sekä etäosallistujien että paikanpäällä olijoiden selkeän ohjeistuksen, tehtävänannot kerrottiin ääneen ja kirjoitettiin chattiin tai näytettiin jaetulla näytöllä.

Etäosallistujien muistaminen keskustelussa

Kahdenkymmenen paikanpäällä olevan osallistujan ja 10 etäyhteydellä tulijan tarkkailu näytöltä samaan aikaan on yhdelle mahdotonta. Toinen fasilitoija keskittyi etäosallistujiin. Hän saattoi kohdistaa kysymyksen heille tai poimia puheenvuoropyyntöjä.

Etäkokouksissa käytän käänteistä hiljaisuutta, eli jos on hiljaa se tarkoittaa että on eri mieltä tai ei ole kuullut tehtävää. Siksi alussa sovimme toimintatavoista, että etäosallistujat aina vahvistavat ääneen olevansa samaa mieltä. Näin varmistetaan, että viesti on mennyt perille.

Pienryhmäkeskustelut

Etäosallistujista muodostettiin oma pienryhmä. Se oli teknisesti helpointa. Toinen fasilitoija otti heidät mukaansa ja siirtyi tietokoneen kanssa viereiseen huoneeseen. Tällöin kaikki pienryhmän osallistujat olivat samalla tasolla.

Muistiinpanot näkyviin kaikille

Ryhmämuisti eli fläpille kirjatut keskustelun pääkohdat on fasilitoijan perustyökalu. Se auttaa pitämään keskustelun vaiheet näkyvissä ja vahvistaa kuulluksi tulemista. Fläpille tehdyt muistiinpanot eivät näy etäosallistujille, joten toinen fasilitoija kirjoitti muistiinpanot jaettuun Google Docs -dokumenttiin.

Paikanpäälläolijat näkivät sen valkokankaalta ja etäosallistujat saattoivat seurata joko jaettua näyttöä tai suoraan tiedostoa heille jaettua tiedostoa. 


Piirustelimme yhdessä projektin tavoitteen. Vaikka kännykkäkamera tuotiin aivan fläpin viereen, niin kuvasta ei saanut selvää. Tulos valokuvattiin ja lähetettiin osallistujille.

Yksi työskentelydokumentti, jossa on kaikki

Käytimme yhtä Google Docs -dokumenttia, jossa oli kaikki työskentelyyn tarvittava. Päivän ohjelma, etäyhteyksiä hoitavan fasilitoijan puhelinnumero teknisten ongelmien varalta, ennakkoon lähetetyt ohjeet osallistujille ja etäyhteyden linkki.

Kunkin työskentelyvaiheen otsikko, tehtävänannot sekä kohdat muistiinpanoille oli tehty etukäteen. Muistiinpanoja varten saattoi olla ennalta suunniteltu taulukko tai tyhjä tila, jotta ryhmien oli helppo löytää omat paikkansa tiedostossa. Tiedostosta ryhmät näkivät myös muiden tuotokset.

Yhteyksien testaus etukäteen

Yhtenä tämän työpajan teknisenä haasteena oli osallistujien eri organisaatiot, erilaiset palomuurit ja tietotekniset ratkaisut.  Tämän vuoksi otimme ennakolta etäyhteyden jokaiseen etäosallistujaan ja testasimme yhteyksien toimivuuden. 

Tilaisuuden jälkeen saatu palaute vahvisti päivän onnistumisen:

Fasilitointi visiotyössä toimi hyvin, asiat saivat selkeämmän muodon ja tuntui että tästä päästään konkreettisempaan jatkoon.

Paikalla olleen näkökulmasta oli hienoa, että etänä osallistujat pystyivät myös osallistumaan keskusteluun. Heidät oli siis huomioitu hienosti tilaisuutta järjestäessä.

Toimiva fasilitointi! Selkeä työjärjestys!



Suunnitteletko etätyöpajaa tai hybridityöpajaa? 

Ota yhteyttä lari(at) osana.fi. Autamme toteutuksessa ja meiltä saat myös päivän valmennuksen virtuaalifasilitointiin tai parin tunnin etäkoulutuksen.

Lari Karreinen haluaa edistää esteetöntä vuorovaikutusta virtuaalisissa työpajoissa ja vähentää matkustamisen aiheuttamia ilmastopäästöjä. Kuvat työpajasta otti Petri Toikkanen.

Etäohjauksen mestari – verkkokurssi

Opi miten saat etäosallistujat aktiivisesti mukaan, sitoutumaan työskentelyyn ja tuloksia aikaan.

Aloita opinnot täältä!

Kutosesta plussaksi eli miten kuusi järjestöä käänsivät yhteistyöllä uhkaavan muutoksen onnistumiseksi

Osanan Petri Toikkanen toimi konsulttina rohkeassa projektissa, jossa opiskelijakuntien yhteistyöllä luotiin aivan uudenlainen opiskelijapalveluiden malli. Miten se onnistui?

Konsultin luotsaamana kohti yhteistä tulevaisuutta

Visio maksuttomasta opiskelijakortista uhkasi ammattikorkeakoulujen opiskelijakuntien toimintaedellytyksiä. Pääkaupunkiseudun opiskelijakuntien keskuudessa syntyi ajatus, että toimintaympäristön muutoksen aiheuttamiin haasteisiin lähdettäisiin vastaamaan keskinäisellä yhteistyöllä. Poikkeuksellisessa projektissa lähdettiin rohkeasti hakemaan aivan uutta, yhteistä tulevaisuutta.

Projektin strategisena päämääränä oli luoda siihen osallistuville opiskelijakunnille yksi yhteinen jäsenyyden malli ja sujuva palvelukokemus. Jäsenyyden tuli toimia sekä livenä, verkossa että mobiilissa, ja sillä tuli olla yhteinen hinta, palvelutarjooma ja kaikille avoin tapahtumatarjonta. Yhteistyön keskeisin tavoite oli opiskelijakunnan jäsenyyden arvon lisääminen.

Osanan Petri Toikkanen valittiin konsultoimaan projektia. Toikkanen on toiminut pitkään opiskelijakuntakentällä ja valmentaa työkseen järjestöjä, erikoistuen strategiseen kehittämiseen. Konsultin tehtävä oli tarkastella projektin kokonaisuutta ja auttaa sitä eteenpäin kohti tavoitteita. Petri työskenteli projektissa 2-3 päivää viikossa osallistuen ohjausryhmän toimintaan, suunnitteluun, kokouksiin ja sisäiseen viestintään. Hän auttoi projektiryhmiä työskentelyssä kouluttaen, sparraten, seuraten keskusteluita ja jäsentäen projektissa kerättyä tietoa ymmärrettävään muotoon. Petri fasilitoi myös useita laajoja työpajoja projektin aikana.

Suurin virhe johti isoon onnistumiseen

Projekti suunniteltiin ensin vietäväksi läpi alle vuodessa, mutta lopulta se kesti vuoden ja yhdeksän kuukautta. Startti oli vauhdikas, ja keskusteluiden ja suunnittelun sijaan keskeistä oli asioiden tekeminen. Virhe aika-arviossa kuitenkin vaikeutti projektin organisointia, kun asioita oli pakko puskea eteenpäin ilman tarkempaa suunnittelua ja pohtimista.

Kuitenkin lopulta epärealistinen aikaperspektiivi on voinut olla keskeinen syy koko projektin onnistumiselle. Heti alusta alkaen alettiin tehdä vauhdilla ja innolla, saatiin ihmiset mukaan ja saavutettiin pieniä voittoja, jotka veivät projektia eteenpäin. Päämääriä pidettiin aktiivisesti esillä koko projektin ajan, mikä auttoi työn suuntaamisessa. Tavoitteet, toimintatavat ja ryhmien organisointi kokivat projektin aikana isoja muutoksia, mutta strategiset päämäärät toimivat kompassina tekemiselle. Projektin loputtua voitiin todeta, että ne myös saavutettiin.

Ketterää ja rohkeaa uuden kehittämistä

Kun ei oikein tiedetä, mitä sisältö ja tavoitteet voivat olla, täytyy edetä ketterästi kokeilujen kautta. Projektissa sopiva suunnittelun aikajänne oli muutama viikko, korkeintaan noin kaksi kuukautta. Ketterän kehittämisen (agile) ajatusmaailman mukaisesti suunnittelussa pyrittiin löytämään vain seuraava etappi, joka suunniteltiin tarkasti.

Projektin aikana koottiin tarpeen mukaan eri työryhmiä, jotka toimivat pääosin hyvin autonomisesti ja itsenäisesti. Ryhmien kokoonpanoihin kiinnitettiin huomiota, ja pyrittiin löytämään jokaiselle sopivat vetäjät. Erityisesti opiskelijakuntien luottamushenkilöt saivat projektista arvokasta johtamiskokemusta. Ryhmien vastuulla oli projektin eri vaiheissa mm. asiakaspalvelun, edunvalvonnan, tutoroinnin, tapahtumien hallinnan, tietojärjestelmien, brändäämisen ja markkinoinnin sekä yritysyhteistyön kehittäminen uuteen palvelukokonaisuuteen liittyen.

Kokeileva ja ketterä tapa vaati projektissa työskenteleviltä paljon kaaoksen sietämistä. Kokeilevuus ja ketterä eteneminen toimivat metodina parhaiten, kun työskentelyryhmät ovat hyvin pitkälti autonomisia ja niissä on riittävästi itseohjautuvuutta. Bisnesmallit ja prosessikaaviot harvoin ratkaisevat asiaa, kun kyse on aivan uudenlaisista toimintatavoista. Keskiössä ovat ihmiset, heidän osaamisensa ja rohkeutensa tehdä päätöksiä. Projektin ohjausryhmän työskentely oli päämäärätietoista, hyvin organisoitua ja johdettua. Tämä synnytti luottamusta muissa ryhmissä, mikä oli olennaista koko projektin onnistumisen kannalta.

Projektista prosessiksi – yhdessä saavutamme enemmän kuin yksin

Kehitys, jossa päämäärät ovat korkealla ja tekeminen merkityksellistä, ei synny koskaan helpolla. Tätä projektia kannattelivat aktiiviset tekijät, visionäärit ja rohkelikot. Projekti onnistui siinä missä sen piti: se käynnisti yhteistyön ja loi perustan tuleville vuosille. Nyt kyse ei ole enää aikataulutetusta projektista vaan pysyvästä toimintatavasta, prosessista.

Projekti on ollut poikkeuksellinen koko järjestökentällä. Poikkeuksellisuutta on ennen muuta vapaaehtoinen heittäytyminen yhteiseen. Ymmärrettiin, että pitkän tähtäimen onnistuminen yhdessä edellyttää hetkellisesti omien lyhyen tähtäimen etujen unohtamista.

Muutoksen vakiinnuttaminen on lähestulkoon aina muutoksen vaikein vaihe. Alunperin Opku6-projektiksi (kuuden opiskelijakunnan mukaan) nimetystä projektista tuli Opku+, ja toiminta on laajentunut jo uusiin opiskelijakuntiin. Jatkossakin on muistettava, että yhteistyön tekeminen monen organisaation välillä on haastavaa. Siksi ihmisten eri opiskelijakuntien hallituksista, edustajistoista ja koulujen opiskelijayhdistyksistä tulee tuntea toisensa ja kokoontua yhteen säännöllisesti keskustelemaan yhteisistä päämääristä ja teoista. Näin luodaan me-henkeä, joka kannatteli Opku6-projektia ja sai aikaan onnistumisen.

Osanalle projekti oli oppimismatka muutosjohtamiseen, ketterään kehittämiseen, palvelumuotoiluun, verkostoyhteistyöhön ja uuden luomiseen. Tästä kokemuksesta ammennamme myös tuleville asiakkaille!

Järjestöt elävät epävarmuudessa ja rakennemuutoksessa – Tulevaisuuden näkymät järjestöissä -selvitys julkaistu

Suomalainen järjestötoiminta elää epävarmuudessa ja rakennemuutoksessa. Näin kokevat suomalaiset järjestöjohtajat. Toiminnan epävarmuus, muutosten nopeus, ja monimutkaisuus ovat kasvussa. Samaan aikaan monet nykyiset organisaatiorakenteet tarvitsevat uudistamista.

Osana selvitti järjestöjen tulevaisuuden näkymiä loka-marraskuun aikana. Selvitys oli harvinaislaatuinen, sillä se kartoitti laajasti koko järjestökentän tulevaisuusnäkymiä yli sektorirajojen. Selvitys toteutettiin nettikyselyllä 500 suurimman suomalaisen järjestön ammattijohtajalle. Ydinkysymyksenä oli : Miten järjestöjen toimintaympäristö ja toiminta muuttuu seuraavan viiden vuoden kuluessa? Vastausprosentti kyselyssä oli 25,8%.

Suurimmiksi ongelmiksi järjestöissä nähdään avustusrahoituksen väheneminen, työntekijöiden jaksaminen, jäsenmäärien lasku ja vapaaehtoisten heikko sitoutuminen.

Rahoituksen väheneminen pakottaa järjestöt miettimään palveluiden tuottamista liiketoimintaperusteisesti ja kehittämään yhteistyötä yritysten ja julkisen sektorin kanssa. Vapaaehtoistoiminta vaatii tulevaisuudessa entistä ammattimaisempia käytäntöjä. Sekä palveluiden tuottaminen, että vapaaehtoistoiminnan ammattimaistuminen vaativat panostuksia osaamisen kehittämiseen.


Selvityksen mukaan järjestöt vastaavat muutostilanteeseen muun muassa palveluita ja jäsenyyden sisältöjä kehittämällä. Digitalisaatiota hyödynnetään etäosallistumista parantamalla ja talouden ja hallinnon automaatiota lisäämällä. Viestintä koettiin järjestöissä nopeasti muuttuvaksi alueeksi, johon kannatta panostaa. Strategia- ja tulevaisuustyö nähtiin myös tärkeäksi välineeksi haasteiden ratkomiseksi.

Lataa Tulevaisuuden näkymät järjestöissä -selvityksen yhteenveto tästä.

Kysyimme tilaisuuden päätteeksi osallistujilta, miten he voivat valmistautua muutokseen. Kuvassa koostettu yhteenveto osallistujien vastauksista.

Mitä meistä sanotaan?

  • “Olin tosi tyytyväinen, kun sain kuulla sellaisten ihmisten äänen, jotka eivät ole aikaisemmin puhuneet koko työyhteisön kuullen.”

    Meillä on käynyt monta erilaista kouluttajaa tiimeissä, mutta koska olemme niin erilainen järjestä niin se ei ole vastannut tarpeita. Nyt tuntui, että vuosien jälkeen pääsimme eteenpäin.

    “Erittäin hyödyllistä! Ensi kertaa eri virastojen saman asian kanssa työskentelevät pääsimme yhteen ja saimme sovittua konkreettiset askeleet.”

    Lari Karreinen
  • Strategioiden mestari!

    Ilman Petrin apua muutosta ei olisi tapahtunut. Nyt kaikille työntekijöille uusiutumisen tarve ja suunta on selvä.

     

    Petri Toikkanen
  • ”Emilia on kouluttajana erinomainen: avoin, valmistautunut, osaava, tilaa antava, rennon ilmapiirin luova”

    ”Rauhallinen, luonteva, innostava kouluttaja, joka on aidosti kiinnostunut meidän tilanteesta”

    ”Lähestyttävä, hyvä fasilitoija”

    Emilia Osmala