Millaista on tuntemattomien satunnaisten kansalaisten kanssa keskustella digipalvelujen lisäämisestä rakentavasti ja antaa suositus päättäjille? “Tuntuu kuin olisi tunnettu jo pidempään”, kommentoivat osallistujat. ”Asukaspaneelin julkilausuma ja sen esittely valiokunnassa otettiin innolla vastaan,” totesi Pirhan tulevaisuus- ja strategiavaliokunta.
Palvelujen tarpeen kasvaessa ja työvoiman saatavuuden vähentyessä Pirkanmaan hyvinvointialue on isojen muutosten keskellä. Tästä tarpeesta syntyi asukaspaneelin tehtävänanto: strategiassa oli päätetty lisätä digipalveluja merkittävästi, jotta sosiaali- ja terveys- sekä lähipalveluja edelleen riittää niitä tarvitseville.
Siksi asukaspaneelin tehtävänanto oli: miten teemme tämän muutoksen [digipalvelujen lisäämiseksi] arvostavasti ja vastuullisesti pirkanmaalaisten näkökulmasta?
Iso näkökulma oli haastava
Tehtävänanto tuli tietohallintojohtajalta ja kiinnittyi osaksi hänen johtamaansa digistrategiaa, jonka painotuksiin paneelin suositukset vaikuttavat. Paneelissa ei oltu kehittämässä digipalveluja tai päättämässä niiden lisäämisestä.
Keskusteluissa limittyivät toisiinsa sosiaali- ja terveyspalvelujen arki, muutosjohtaminen, digitalisaatio sekä strategian keskeiset arvot arvostavuus ja vastuullisuus. Näitä olivat palvelujen helppokäyttöisyys, tietoturva, digituki ja ylipäätään se, kenelle kaikille digipalvelut sopivat ja kenelle ei.
Kansalaispaneelit poikkeavat esimerkiksi dialogeista tai asukastilaisuuksista siinä, että keskustelu perustuu tietoon. Paneelien fasilitointiin liittyy olennaisesti oppimisprosessin suunnittelu. Pitää määritellä, mitä tietoa tarvitaan, esitetäänkö se tekstinä, keskustellen vai videona.
Monimutkaisen aiheen ymmärtäminen vei osallistujilta ja meiltäkin(!) aikaa, kun suunnittelimme perehdytyspakettia osallistujille. Matkan varrella otimme vielä asiantuntijat kommentoimaan keskusteluja ja vastaamaan kysymyksiin. Tällä varmistimme sitä, ettei paneeli tietämättään antaisi suositusta, joka onkin jo muualla käsitelty.
Vaikuttaahan tämä varmasti?
Meitä haastettiin heti alusta kriittisin äänenpainoin siitä, että vaikuttaahan paneelin tuotos varmasti digipalvelujen kehittämiseen. Kiitos Pirhan järjestäjätiimin, jossa oli mukana niin osallisuus-, viestintä- kuin digipalveluista ja johdosta, pystyimme kertomaan miten paneelin tuotoksia tullaan viemään tietohallintojohtajalle ja luottamuselimiin. Jo paneelin aikana ensimmäiset osallistujien huomiot voitiin hyödyntää Pirhan verkkosivuilla.
Se, että pystyimme tämän kertomaan, vaati useita tunteja määrittelyä ja oikeiden päätösprosessien hakemista suunnitteluvaiheessa. Tarvitsimme sitoutumisen johtotasolta. Tässä auttoi, kun paneelia avaamassa oli aluehallituksen puheenjohtaja Kari-Matti Hiltunen.
Miksi täällä ei ole enempää maahanmuuttajia mukana?
Toinen kritiikki osallistujilta oli, miksei mukana ollut enempää maahanmuuttajia.
Kutsu lähti 8000 pirkanmaalaiselle, joista 263 vastasi. Paneeliin valittiin 43 henkilöä, jotka olivat eri ikäisiä, eri puolilta Pirkanmaata ja eri elämäntilanteissa. Onneksi saimme niin nuoria kuin vanhojakin mukaan. Maahanmuuttajien osuus osallistujajoukossa oli pienemäpi kuin heidän suhteellinen osuutensa väestöstä. Tässä emme onnistuneet niin hyvin kuin olisimme halunneet ja tähän tulemme jatkossa panostamaan.
Keskustelua ja päätöksentekoa etänä ja kasvokkain
Työskentely alkoi Howspace-alustalla esittäytymisillä ja digipalveluja, -tukea sekä -strategiaa esittelevään tietopakettiin tutustumisella. Ensimmäisen kasvokkain Vapriikissa pidetyn työpajan jälkeen osallistujat kommentoivat, että “tuntuu kuin olisi tunnettu jo pidempään”.
Panelistit perehtyivät laajaan aineistoon sekä kysyivät ja kyseenalaistivat sitä mitä kaikkea digipalvelujen muutos tarkoittaa ja mitä ei.
Vasta toisen työpajan aikana tehtävänannon todellinen haastavuus selkeni osallistujille.
Tämä ilmeni keskusteluissa, jotka versoivat moneen suuntaan. Taitavasti Pirhan ja Osanan fasilitoijat palauttivat sekä työpajassa että Howspace-keskustelujen kommenteissa aiheen äärelle: “Mitkä ovat niitä asioita, joita asukkaiden mielestä olisi tärkeää edistää. Eli palataan jälleen kysymykseen. Miten tämä tehdään arvostavasti ja vastuullisesti asukaslähtöisesti.”
Pientä turhautumistakin oli välillä ilmassa sekä sisällön vaikeuden että tekniikan kanssa, joten fasilitoijilla oli kädet täynnä töitä. Kahdessa jälkimmäisessä etätyöpajassa sekä niiden välillä Howspacessa työstettiin yhteistä suositusta. Tässä Howspace-alusta osoitti vahvuutensa. Ilman välityöskentelyä ei aika olisi riittänyt perehtymiseen, Pirhan täydentäviin vastauksiin osallistujille sekä suositustekstien syventämiseen.
Digitukeen ja saavutettavuuteen panostettiin myös paneelin toteutuksessa tarjoamalla osallistujille henkilökohtaista perehdytystä sekä tukea puhelimitse paneelin aikana.
Aiheen laajuus haastoi
Lopullisessa hyväksytyssä suosituksessa on kahdeksan eri osiota, jotka käsiteltiin pienryhmissä. Kukin pienryhmä kirjoitti omaa osiotaan ja kommentoi muita. Sen jälkeen ryhmät muokkasivat sisältöjä saadun palautteen perusteella. Sanoituksia hiottiin usealla kierroksella.
Tämä vaati tarkkaa prosessin ennakkosuunnittelua, henkistä valmistautumista sekä fasilitointimenetelmien harjoittelua ennen työpajoja. Perehdytimme fasilitointitiimin aina etukäteen tehtäviin ja menetelmiin. Yhteinen prosessi oli edellytys sille, että jokainen kahdeksasta ryhmästä valmistui samaan aikaan ja pystyi kommentoimaan muiden tuotoksia.
Yhteisesti hyväksyttävän suosituksen muokkaus sai fasilitoijat hikoilemaan. Emme äänestäneet vain lopussa vaan pyrimme useamman hiomiskierroksen avulla luomaan lopputuloksen, jonka mahdollisimman moni voisi hyväksyä. Lopulta suositus hyväksyttiin lähes yksimielisesti.
Millainen oli lopputulos?
Asukaspaneelin 40 osallistujaa puntaroivat huolellisesti aihetta ja antoivat suosituksensa. Suosituksen voit lukea kokonaisuudessaan täältä. Keskusteluissa päästiin yli ajatuksesta, etteivät digipalvelut sovi kaikille. Se ei kuitenkaan saa estää niiden lisäämistä. Digituella ja helppokäyttöisyydellä voidaan tehdä paljon.
Tulevaisuus- ja strategiavaliokunta käsitteli suosituksen heti lämpimiltään. Valiokunta suorastaan innostui paneelista:
Kannanottona valiokunta haluaa välittää kiitoksensa tehdystä työstä ja innostavasta esittelystä. Asukaspaneelin julkilausuma ja sen esittely valiokunnassa otettiin innolla vastaan. Valiokunta suhtautuu hyvin positiivisesti tämäntyyppiseen kokeiluun osallistaa alueen asukkaat kehitystyöhön sekä myös julkilausumasta saatuihin tuloksiin. Valiokunta aikoo hyödyntää julkilausumasta saatuja tietoja muun muassa omassa mietintöprosessissaan. Ennen kaikkea valiokunta toivoo, että asukaspaneelin julkilausumasta saatua arvokasta tietoa tullaan hyödyntämään muussakin päätöksenteossa, ja että julkilausuma tulisi viranhaltijoiden käyttöön. Valiokunta näkee, että tällaisessa työskentelytavassa on myös potentiaalia erilaisille variaatioille sekä mahdolliselle jatkokehittämiselle. Valiokunta toivoo, että tällaiseen työhön ja työskentelytapaan löytyisi Pirkanmaan hyvinvointialueella resursseja.
Tässä linkki tulevaisuus- ja strategiavaliokunnan kokouspöytäkirjaan. Seuraavaksi sen käsittelivät asiakkuus- ja laatujaosto sekä aluevaltuusto. Keskustelujen aikana kertyi myös hyviä kehittämisehdotuksia, joista ensimmäiset vietiin käytäntöön jo paneelin aikana.
Kaikkien ääni kuuluviin
Tärkeä huomio on, että äänestäminen on varsin huono keino tehdä yhteinen päätös, jos halutaan kaikkien hyväksyntä ja sitoutuminen. Se pakottaa olemaan puolesta ja vastaan. Sitoutuminen ja hyväksyntä tulee siitä, että kaikki voivat olla mukana vapaasta tahdostaan. Ja että kaikkien ääni ja erilaiset tarpeet on mahdollisimman hyvin huomioitu päätöksessä.
Olemme viime aikoina työstänyt useamman suuren ryhmän kanssa yhteisiä päätöksiä ja edellä kuvastusti se yksinkertaistetusti toimii. Haastavaa on, että fasilitoijien on hallittava osallistujien välisen mikrotason vuorovaikutusten fasilitointi, ryhmän sisäisen hyväksynnän varmistaminen ja että on toimittava samantahtisesti muiden ryhmien kanssa. Hyvällä suunnittelulla ja sitä seuraavalla toteutuksella nämäkin hoituvat.
Palautteesta näkee, että tässä onnistuttiin.
Kaksi kolmasosaa osallistujista ilmoitti jatkossa osallistuvansa ja haluavansa vaikuttaa enemmän Pirhan toimintaan kuin ennen. Hyvä kokemus luo uskoa demokratiaan hyvinvointialueilla.
