Valitse sopiva menetelmä: dialogi, palvelumuotoilu tai kansalaisraati

Yleisimpiä asukkaiden osallistumista tukevia menetelmiä ovat erätauko-dialogi, palvelumuotoilu ja kansalaisraati tai -paneelit. Nämä kaikki ovat hyviä erilaisten kysymysten käsittelyyn. Dialogin tehtävä on auttaa ymmärtämään erilaisia kokemuksia. Palvelumuotoilun tavoitteena on kehittää paremmin asiakkaiden tarpeisiin vastaavia palveluja. Kansalaisraati antaa suosituksensa päätöksentekoon.

Jotta voi suunnitella ja johtaa monipuolisesti vaikuttavia osallisuusprosesseja, on hyvä tuntea tarkemmin mihin nämä sopivat, mitä niillä voi odottaa saavansa aikaan ja mihin niitä ei kannata käyttää. Menetelmät voivat tuottaa jopa huonoja tuloksia, jos niitä käytetään parhaan toiminta-alueen reunoilla tai ulkopuolella.(1)

Mihin dialogi, palvelumuotoilu ja kansalaisraadit sopivat parhaiten?

Erätauko-dialogi

Mihin sopii parhaiten?

Erätauko-dialogi on “rakentavaa yhteiskunnallista keskustelua – mahdollisuus pysähtyä ja harkita asioita rauhassa”. Erätauon avulla voit tuoda eri lähtökohdista tulevia ihmisiä käymään tasavertaista keskustelua ja saat paikalle myös heidät, jotka herkästi jäävät keskusteluiden ulkopuolelle.  Keskustelu tähtää aiheen ja muiden ihmisten ymmärtämiseen, muttei yksimielisyyteen tai ratkaisuihin.

Dialogin tavoitteena on erilaisuuden ymmärtäminen omien ja toisten osallistujien kokemusten kautta. Kun keskustelussa ei tarvitse miettiä ratkaisuja, tehdä päätöksiä tai ajaa omia näkemyksiä, on helpompi kuunnella muita. Voidaan pysähtyä ihmettelemään ja tutkimaan erilaisia kokemuksia yhdessä. Tämä kuuntelun, kuulluksi tulemisen ja yhteisen ääneen ajattelun tila on hyvin voimakas ymmärtämisen, oppimisen, polarisaation vähentämisen keino.

Toteutustapa

Keskustelut tehdään piirissä ja sisältävät pari- ja koko ryhmän keskusteluja. pareittain ja ohjekortit sisältävät paljon yksittäisiä ohjaustoimenpiteitä. Tyypillinen kesto on muutama tunti. Isoissa keskusteluissa jokaisella ryhmällä on yleensä oma fasilitaattori. Kansallisen dialogin mallissa on kuvattu toteutustapa, jolla näitä keskusteluja voidaan toteuttaa laajemmin.

Millaisia aiheita?

Erätauko-keskusteluja on käyty poikkeusajan kokemuksista, koronasta, luonnon monimuotoisuudesta, sivistyksestä, tulevaisuuden unelmista ja kaupunkien kehittämisestä. Espoo 20X0 -keskusteluilla pohjustettiin yleiskaavan tekemistä.

Suhde valtaan?

Kaikki ovat keskustelijat ja kommentit ovat tasa-arvoisia. Dialogin järjestäjä päättää, miten keskustelujen yhteenvetoa käytetään.

Missä tulee rajat vastaan?

Yleisesti ottaen kun keskustelusta tarvitaan tarkasti määriteltyjä asioita sisältävä tuotos, kannattaa valita muu menetelmä kuin erätauko-dialogi.

• Dialogi-menetelmänä ei sisällä päätöksentekovaihetta. Vaihtoehtojen vertailuun, perustelujen punnintaan, yhteiseen päätösehdotusten muotoiluun ja parantamiseen sekä hyväksynnän tason testaamiseen on omia menetelmiään.
• Kun keskustelun lopputuloksena tarvitaan yhteinen selkeä ymmärrys, asian tarkka analyysi tai eri osallistujien tarkasti kuvattuja näkemyksiä
• Jos käsiteltävänä on paljon tietoa, jota pitää ymmärtää, analysoida tai yhdistellä ratkaisujen löytämiseksi. Erätauossa painotetaan henkilökohtaisia kokemuksia, jolloin muun tiedon osuus keskustelussa painuu taustalle. Tätä voidaan lieventää ohjeistamalla asiantuntijoiden osallistumista, todettiin ilmastolain uudistukseen liittyneissä keskustelujen arvioinneissa.
• Sovitellaan konflikteja tai neuvotellaan. Dialogin tavoitteena ei ole sovittelu tai lopputuloksen tuottaminen.

Dialogi tai dialogiset menetelmät ovat paljon laajempi käsite kuin Erätauko-dialogi. Itse asiassa hyvin monet fasilitointimenetelmät tukevat dialogista keskustelua, joten rajanveto yllä olevissa esimerkeissä on monessa kohtaa hankalaa ja voisi perustellusti olla toistakin mieltä.

Kansalaisraadit ja paneelit

Mihin sopii parhaiten?

Kansalaisraadit ja -paneelit soveltuvat päätöksentekotilanteisiin, joissa aihe on:

• monimutkainen, laajaa ja monia sidsoryhmiä koskettava
• erimielisyyttä edustuselimissä ja kansalaisissa herättävä
• merkittävä ja sillä on pitkäaikaisvaikutuksia ihmisten elämään ja ympäristöön ja
• kun aihe edellyttää ihmisiltä taloudellisia uhrauksia, kompromisseja tai muutoksia käyttäytymisessä.

Toteutustapa

Kansalaisraadeissa ja -paneeleissa satunnaisesti valittu edustava otos kansalaisia keskustelee ja antaa näkemyksensä yhteiskunnallisessa päätöksenteossa olevasta merkittävästä kysymyksestä.  Raadissa osallistujia on 15-20 ja paneelissa 100 – 200 osallistujaa. Laadukkaat prosessit kestävät useiden päivien tai viikonloppujen ajan.

Menetelmä on kehittynyt deliberatiivisen demokratian tutkijoiden keskuudessa ja siitä on paljon tutkimusta. Deliberatiivisen demokratiaa on suomennettu puntaroivaksi demokratiaksi ja OECD käyttää näistä nimeä demokratiainnovaatiot.

Menetelmä jakautuu noin neljään vaiheeseen. Satunnaisotannalla varmistetaan, että osallistujiksi saadaan edustava otos, “kansakunta pienoiskoossa”. Koska painotus on tietoon perustuvassa päätöksenteossa, osallistujat pääsevät aluksi keskustelemaan asiantuntijoiden kanssa. Sen jälkeen he puntaroivat ja muodostavat yhteisen perustellun julkilausuma tai listan tärkeimmistä perusteluista eri päätösvaihtoehdoista. Neljännessä vaiheessa raadin julkilausuma viedään päätöksentekijöille. He keskustelevat aiheesta raatilaisten kanssa tai antavat perustellun vastineensa raadin julkilausumaan. Lue tarkemmin täältä miten Helsingin pysäköintiraati toteutettiin.

Sidosryhmäintresseistä vapaat kansalaiset pystyvät käsittelemään päättäjiä monipuolisemmin eri näkökulmia ja siten parantamaan päätöksenteon laatua ja legitimiteettiä. Tavoitteena ei ole muuttaa kenenkään mielipidettä, mutta perustelujen, erilaisten näkökulmien ja kokemusten kautta osallistujien mielipiteet ovat tutkimuksissa usein lähestyneet toisiaan.

Millaisia aiheita?

Kansalaisraateja käytetään yhteiskunnalliseen päätöksentekoon liittyvissä kompleksisissa kysymyksissä, joissa on kyse arvoista, erilaisista vaihtoehdoista ja niiden vaikutuksista ja mahdollisesti pitkän aikavälin kysymyksistä. Helsingissä on tehty kansalaisraati pysäköintipolitiikasta ja Turussa keskustan suunnittelusta. Mustasaaressa kansalaisraati tuotti perustelut puolesta ja vastaan ennen kansanäänestystä kuntaliitoksesta. Soiden käytön linjauksia on käsitelty Etelä-Pohjanmaalla. Oikeusministeriö on järjestänyt raadin sananvapauden edistämiseksi ja maalittamisen ehkäisystä ja ympäristöministeriö ilmastotoimien oikeudenmukaisuudesta. Uudenmaanliiton raadin aiheena oli ilmastoystävällinen liikennesuunnittelu Uudellamaalla.

Suhde valtaan?

Raati liittyy aina päätöksentekoon. Raatilaisila on valtaaa antaa suositus, joka viedään päätöksentekijöille. Päätöksentekijöiden on vastattava miten ottavat suosituksen huomioon tai eivät ota ja perusteltava kantansa. Jännitettä tulee, jos valtaapitävät eivät huomioi mitään raadin tuloksista, kuten kävi Ranskan suuressa ilmastopaneelissa.

Missä tulee rajat vastaan?

• Tarvitaan laaja osallistujajoukko. Deliberatiivisten menetelmien heikkoutena on pidetty suppeaa,15 – 200 osallistujan kokoista osallistujajoukkoa. Yhteiskunnallisten osallistumiskeinojen tulisi mahdollistaa paljon laajempia joukkojen osallistuminen ollakseen vaikuttavia. 
• Sidosryhmät voivat kokea, että raadin tai paneelin käytöllä sivuutetaan heidän kuulemisensa ja käytetään raadin julkilausumaa perusteluna heidän näkemyksiään vastaan. Raadin rinnalla tulee harkita sidosryhmäkuulemisia.
• Jos aihe on hyvin polarisoitunut tai siihen liittyy vahvoja arvolatauksia, voi yhteisen päätöksen teko olla mahdotonta. Tällöin yhdistelmä dialogia ja deliberaatiota voi toimia. Dialogi antaa tilaa eri näkemysten kuulemiselle ja rakentaa luottamusta. Deliberaatiossa luodaan perusteluja, punnitaan argumentteja ja tehdään yhteisiä päätöksiä.
• Jos osallistujat tai osa heistä eivät luota joihinkin aiheen asiantuntijoihin, voidaan tarvita yhteisen tiedontuotannon (joint fact finding) -prosessia. Siinä ennen asiantuntijoiden valitsemista sovitaan millaista tietoa pidetään luotettavana ja millä kriteereillä.

Palvelumuotoilu

Palvelumuotoilussa kehitetään empaattisen asiakasymmärryksen, käyttäjän tarpeiden, pohjalta iteratiivisilla työskentelyvaiheilla, mahdollisimman hyvin tarpeeseen vastaavia ja tehokkaita palveluja.

Prosessiluonne on yhtäläinen kansalaisraatien kanssa. Samalla voidaan ajatella, että palvelumuotoiluajattelu ja dialogisuus ovat lähestymistapoja. Edellisistä menetelmistä poiketen palvelumuotoilussa asiantuntijalla on suurempi valta työstää aineistosta palvelukehityksen kannalta hyödyllistä.Palvelumuotoilua perustellaan sillä, että “Vain asiakkaalle arvoa tuottava palvelu on vaikuttava ja resurssien käytön näkökulmasta järkevä. Vastaavasti laajakaan palvelutarjonta ei hyödytä, jos asiakkaan pulmat eivät ratkea. Tällöin on todennäköistä, että resurssit kohdentuvat tehottomasti, eli raha valuu hukkaan.” (Kuntaliitto)

Mihin sopii parhaiten?

Palvelumuotoilulla kehitetään sekä aineettomia että aineellisia palveluita. Kyse voi olla palvelun käytettävyydestä, palvelupolun sujuvuudesta, asiakkaan ja henkilökunnan kohtaamistilanteista tai fyysisistä tiloista.

Toteutustapa

Palvelumuotoilu on yhtäältä ajattelumalli ja toisaalta prosessi, joka sisältää monenlaisia menetelmiä. Prosessin aluksi määritellään ratkaistava haaste, kerätään asiakkailta aineistoa, valitaan ratkaistavat ongelmat, ideoidaan ratkaisuja ja kiteytetään ne. Palvelumallista voidaan tehdä prototyyppi ja jatkaa kehittämistä kokeiluilla.

Millaisia aiheita

Helsingin keskustakirjasto Oodia on pidetty esimerkkinä onnistuneesta asukkaiden kanssa tehdystä palvelumuotoilusta. Kela on kehittänyt asiakaspalveluaan palvelumuotoilun menetelmin. Lahdessa on kävelty lasten kanssa ja kerätty heidän kokemuksiaan merkityksellisistä tai jännittävistä paikoista tavoitteena tuottaa kayttäjäymmärrystä päätöksentekijöille ja suunnittelijoille. Helsingissä menetelmiä on käytetty esimerkiksi palveluverkon kehittämiseen . Lahdessa tapahtumajärjestämiseen haettavien lupien ja ilmoitusten tekemistä on helpotettu. Vaikka palvelumuotoilusta puhutaan paljon, niin julkisia esimerkkejä sen käytöstä asukasvuorovaikutuksen prosesseissa on kovin niukalti.

Suhde valtaan

Palvelumuotoilussa ollaan kiinnostuneita palvelun käyttäjän kokemuksista. Osallistujat eivät kuitenkaan tee lopullisia päätöksiä vaan ne tekee palvelumuotoilija keräämänsä aineiston ja asiantuntijuutensa perusteella. Tätä on kritisoitu alan tutkimuksessa ja haluttu vahvistaa osallistujien valtaa. Yhteiskunnallisesta näkökulmasta kansalaisten näkemistä vain palvelun käyttäjinä, ei päätöksentekijöinä, voidaan kritisoida. Tämä on hyvä tiedostaa kun palvelumuotoilua käytetään yhteiskunnallisia kysymyksiä ratkottaessa ja se ei kuitenkaan ole menetelmän ongelma.

Missä tulee rajat vastaan?

• Yhteiskunnallisissa, kompleksisemmissa, ongelmissa, on esitetty kritiikkiä palvelumuotoilusta liian tuotekeskeisenä, jolloin epäoikeudenmukaisuutta tuottaviin rakenteisiin ei puututa. Palvelumuotoilu saattaa kaventaa yhteiskunnallisten ilmiöiden monitahoisuutta, rakenteita ja vallankäyttöön liittyviä muutostarpeita keskittymällä vain palvelunäkökulmaan.
• Osallisten sitoutuminen. Palvelumuotoilussa suunnittelijalla on iso valta päättää miten hän aineistoa käyttää. Tyypillisesti käytetyt fasilitointimenetelmät ovat nopeita, toisen sukupolven divergenssi – konvergenssi -vaiheet erottavia. Tällöin osallistujien sitoutuminen jää heikommaksi. Tämä ei ole ongelma, jos mukana olleiden vahvaa sitoutumista ei tarvia. Palvelumuotoilun sisällä on esitetty käyttäjän roolin vahvistamista ja muotoilijan siirtymistä enemmän yhteistyön tasolle.

Mikä menetelmä tukisi muutosta?

Kaikilla näillä menetelmillä voidaan käsitellä samanlaisia aiheita. Kuten esimerkeistä nähtiin, on kaikkia kolmea on käytetty kaupunkisuunnittelun tukena. Palvelumuotoilulla on kerätty käyttäjäymmärrystä Lahdessa, dialogilla erilaisia näkemyksiä Espoon yleiskaavasta ja kansalaisraadilla tehty suositus Turun keskustan kehittämisskenaarioista.

Erot tulevat valitusta näkökulmasta, ratkaistavasta ongelmasta ja valitusta osallisuuden tasosta: kuulemisesta, yhteissuunnittelusta vai yhteisen suosituksen antamisesta. Eri menetelmien soveltamisalueiden ja vahvuuksien tuntemus auttaa valitsemaan sopivan työkalun. Esimerkiksi Kuntalaiset keskiöön -työkalupakissa on esitelty menetelmiä kahdenlaisiin prosesseihin: asioiden valmisteluun päätöksentekoa varten sekä palvelujen kehittämiseen. Kompleksisten ongelmien ratkaisemisessa tarvitaan muitakin osallistumisen prosesseja.

Kaikkia kolmea menetelmää markkinoidaan muutoksen tekemisen näkökulmasta. Samalla kaikkia on kritisoitu nykytilanteen ylläpitämisestä ja valtaa pitävien rakenteiden ylläpitämisestä. Voidaan perustellusti kysyä, onko kyse menetelmän rajoituksista vai prosessin tavoitteista ja toteutuksesta? Tai siitä, ettei kyse ole yksin menetelmän soveltamisalan rajoitteista vaan yhteiskunnallisen muutosprosessin kompleksisuudesta ja kyvystä soveltaa eri tilanteissa joustavasti eri menetelmiä?

Mitä muita näkökohtia näiden lähestymistapojen käyttöön on?

Olen lykännyt tämän kirjoittamista ja julkaisua noin kolme vuotta, koska olen kokenut riittämättömyyttä kuvata aihetta riittävän perusteellisesti. Tämäkin ylipitkä blogi on luettavuuden vuoksi lyhennelmä pidemmästä tekstistä ilman kaikkia lähdeviitteitä. Päätin julkaista tämän, koska uskon oppimisen tapahtuvan vuorovaikutuksessa. Kenties ajatuksetkin kehittyvät kehittyvät dialogin, puntaroinnin ja empaattisen ymmärryksen kautta?

Mitä meidän tulisi ymmärtää paremmin näiden menetelmien tai lähestymistapojen vahvuuksista, rajoitteista ja käyttötarkoituksista voidaksemme tukea niillä osallisuutta, rakentavaa keskustelua ja yhteiskunnallista muutosta? Jään odottamaan kommenttiasi ja oman ymmärrykseni syvenemistä.

J.K. Kokosin 14 eri menetelmän ja prosessin esittelyn osallisuustyöntekijöiden valmennusta varten helpottamaan valintaa ja laajentamaan eri menetelmien tuntemusta. Voit ladata osallisuusmenetelmien työkalupakin tästä:

Lähteitä

Vaillinainen lista lähteistä, jotka ovat innostaneet tähän kirjoitukseen:

Bohm, David: On dialogue
Hyysalo, Virve: Yhteissuunnittelu ja palvelumuotoilu julkisen sektorin kehityssuuntina: kaupunkilaiset tekijöinä, käyttäjinä ja kumppaneina keskustakirjasto Oodin suunnittelussa
PALO-hanke: Moniäänistä ja perusteltua päätöksentekoa – puntaroivat kansalaiskeskustelut poliittisten kiistakysymysten ratkaisuissa
Villaman, Natalia: Fostering resistance: Acknowledging notions of power exertion and politics in design facilitation