Osallistuin erään kouluttajan webinaariin pari viikkoa sitten. Odotin tilaisuutta innolla sen aiheen vuoksi, vaikka tiesin joutuvani poistumaan linjalta tunnin kohdalla.
Tunnollisesti liityin Zoom-linkin kautta kokoukseen muutamaa minuuttia ennen tilaisuuden alkua. Yllätys oli melkoinen, kun saavuin tilaisuuteen mikrofoni päällä (kuten 30 muutakin osallistujaa!) Zoom huone näytti autiolta, kun kaikkien (kouluttajan mukaan lukien) videot olivat pois päältä. Linjalla kuului vain saapuvien osallistujien mikrofoneista tulevaa taustamelua, ennen kuin he huomasivat mikrofoninsa olevan päällä.
Kouluttaja laittoi mikrofoninsa päälle hieman tasan jälkeen. Hän kertoi pimeän ruudun takaa, että osallistujia oli vain kolmasosa ilmoittautuneista ja odottaisimme vielä heitä linjoille muutaman minuutin. Hän myös kehotti vaimentamaan mikrofonit, sillä tilaisuus tultaisiin taltioimaan. Lopulta hän aloitti koulutuksellisen osion kymmenkunta minuuttia myöhässä videokuvan kanssa. Hän myös kertoi, että voisimme laittaa kysymykset hänelle sähköpostilla, sillä osallistujamäärän vuoksi webinaarissa ei olisi mitään vuorovaikutuksellisuutta.
Mietin, että tämäkö on normaali taso webinaarille? Tällaisiako verkkotilaisuudet ovat?
Koulutuksen aihe oli mielenkiintoinen, mutta tällaisen aloituksen vuoksi oma tunnelmani oli lässähtänyt. Mietin, että tämäkö on normaali taso webinaarille? Tällaisiako verkkotilaisuudet ovat? Ja vastauksena otsikon kysymykseen, ei ainakaan tällainen.
Zoomin kaltainen sovellus antaa paljon mahdollisuuksia ylläpidolle tehdä tilaisuudesta osallistujaystävällinen. Voimme määrittää miten osallistujat saapuvat huoneeseen, miten he saavat käyttää mikrofonia ja chattia. Zoom tarjoaa niin paljon asetuksia, ettei niistä suurimpaan osaan tarvitse edes puuttua. Meille osanalaisille tärkeintä on verkkotilaisuuden lämminhenkisyys ja osallistujien osallistaminen. Miten kenenkään mielenkiinto pysyy yllä, jos ei ole mahdollisuutta osallistua?
Lämmin tunnelma luodaan osallistujille ensimmäisillä sekunneilla kun tilaisuuteen saavutaan.
Lämmin tunnelma luodaan osallistujille ensimmäisillä sekunneilla kun tilaisuuteen saavutaan. Ihan samalla tavalla kun kohdatessamme kasvotusten. Hymy ja tervehtiminen on vähintään yhtä tärkeää verkkokohtaamisessa. Jokaisen osallistujan mainitseminen nimeltä on hyvä tapa pienemmissä tilaisuuksissa. “Tervetuloa mukaan Maija, kiva että tulit linjalle ajoissa.” Tervehtiminen on myös hyvä tapa testata että äänet kuuluvat molempiin suuntiin. Jos osallistujamäärä on suuri, huolehdi että joku toinen vastaa tilaisuuden teknisestä ylläpidosta, jotta voit keskittyä osallistujiin.
Mikään osallistujamäärä ei ole liian suuri osallistaville menetelmille! Menetelmä valitaan osallistujamäärän mukaan. Zoom tarjoaa näppärät pienryhmähuoneet joihin lähettää osallistujat, chat toimii kaikissa videosovelluksissa, äänestää voi Poll-toiminnolla, peukuttaa voi myös videokuvan kanssa, Mentimeter tarjoaa näppärän tavan visualisoida tuloksia (ja peruskäyttö on ilmaista).
Muista etenkin nämä
- että osallistujien aika on arvokasta. Pidä siis kiinni aikatauluista ja kerro se etukäteen osallistujille.
- Älä ikinä nipistä tauoista! On parempi osallistua 30 min virkeänä kuin 40 min uupuneena.
- Tilaisuus ei ole ikinä siirrettävissä sellaisenaan verkkoon. Unohda siis kahdeksan tunnin koulutuspäivät videoyhteydellä!
Tässä muutama vinkki osallistujaystävällisemmän verkkotilaisuuden järjestämiseen. Mitä pidempään etätyön aika jatkuu, sitä korkeammalle osallistujien odotukset kasvavat. Olemme Osanassa toimineet jo yli kaksi vuotta etäorganisaationa ja panostaneet alusta asti hyviin verkkotilaisuuksiin. Etätilaisuuksiin siirtyminen aiheuttaa huolta ja kaikkea ei tarvitse osata itse. Ulkoistamalla tekniset huolet ja suunnittelu vapautat aikaasi olennaiseen. Voit rauhassa panostaa verkkotilaisuutesi timanttiseen asiantuntijasisältöön ja kukoistaa erikoisosaamisellasi.
Millaisia kokemuksia sinulla on verkkotilaisuuksiin osallistumisesta?
Lämpimiä kohtaamisia verkossa!