Useissa projekteissa ja hankkeissa kootaan yhteen osaajia eri organisaatioista ja erilaisilla ammatillisilla taustoilla ja osaamisella. Tällaisen yhteistyön tulokset ovat usein koko projektin ytimessä ja siksi yhteistyön onnistuminen kannattaa varmistaa niin hyvin kuin mahdollista.
Moniammatillisissa työpajoissa on onnistumisen kannalta tärkeää huomioida ammattilaisten erilaiset taustat, lähtökohdat, osaaminen ja tekemisen kulttuuri. Tavoitteena on paitsi saavuttaa työpajan sisällölliset tavoitteet myös saada myönteisiä kokemuksia kaikille osallistujille.
Tässä blogissa sukelletaan moniammatillisen työpajan saloihin ja kysymyksiin, jotka kannattaa työpajaa suunnitellessa huomioida. Samalla kerrotaan käytännön esimerkkinä Toimintavarmaan ruokajärjestelmään -asiantuntijatyöpajoista ja siitä miten ne saatiin onnistumaan. Aluksi lähtötiedoiksi viisi keskeistä vinkkiä moniammatillisen työpajan järjestäjälle.
Viisi vinkkiä moniammatillisiin työpajoihin
- Luo keskustelulle pelisäännöt ja huolehdi, että kaikki ovat ymmärtäneet ne.
- Näin luot luottamusta osallistujien välille sekä autat heitä kannattelemaan ryhmän toimintaa ja ilmapiiriä.
- Tutustuta ihmiset toisiinsa, herättele motivaatiota ja häivytä eroja osallistujissa.
- Näin lisäät innostusta sekä kannustat yhteistyöhön ja ryhmänä toimimiseen.
- Suuntaa ja rytmitä työskentelyä. Muistuta usein, mitä ollaan tekemässä ja miksi, sekä rajaa käsiteltävät asiat.
- Näin helpotat asioista keskustelemista ja sitoutat osallistujat prosessiin.
- Ehkäise multitaskaus pyytämällä kunnioittamaan yhteistä aikaa.
- Näin tuet keskittynyttä työskentelyä ja mielekästä ajankäyttöä.
- Jaa tehtävät ja vastuut suunnitelmallisesti. Pyydä lisäkäsiä avuksi.
- Näin kevennät kaikkien työtaakkaa ja annat jokaiselle mahdollisuuden keskittyä olennaiseen.
Kaikki alkaa huolellisesta suunnittelusta
Suunnittelin asiantuntijoista koostettujen työryhmien vuorovaikutuksen Helsingin yliopiston ja LUT- yliopiston toteuttamassa Toimintavarmaan ruokajärjestelmään -hankkeessa. Autoin hankkeessa toteutettua työpajaprosessia, jonka tavoitteena oli lisätä tutkimusperusteista päätöksentekoa. Tähän pyrittiin kutsumalla koolle tutkijoita, elinkeinoelämän edustajia ja päättäjiä luomaan yhteistä tilannekuvaa. Toivoimme tutkijoiden saavan lisätietoa tiedon loppukäyttäjien tarpeista sekä loppukäyttäjien ymmärtävän enemmän tutkimuksen tekoa. Lisäksi toivoimme prosessin luovan lisää luottamusta eri toimijoiden välille.
Työpajatyöskentelyssä huomasimme miten poikkeuksellisesti työryhmät sitoutuivat työskentelyyn ja jakoivat tietoa keskenään syvemmällä luottamuksen tasolla. Kerron alla, miten ja miksi siinä onnistuttiin sekä mitä suunnitteluvaiheessa piti huomioida, jotta lopputulos saavutettiin. Ennen sitä vielä pähkinänkuoressa, mistä Toimintavarmaan ruokajärjestelmään -työpajoissa oli kyse.
Toimintavarmaan ruokajärjestelmään -työpajat lyhyesti
Toimintavarmaan ruokajärjestelmään on Strategisen tutkimuksen neuvoston rahoittama hanke, joka toi yhteen tutkijoita, ruoka-alan toimijoita ja päättäjiä keskustelemaan ja edistämään ruokajärjestelmämme kestävää murrosta.
- Työryhmätyöskentely fasilitoituna etäyhteydellä
- Kolme työryhmää, kullakin oma teema: kuluttajakäyttäytyminen, alkutuotanto tai politiikka
- Ryhmien jäseniksi kutsuttiin tutkijoita, kansanedustajia sekä ruoka-alan toimijoita (ruokatalot, järjestöt, julkisen alan toimijat)
- Jokaisella työryhmällä oma fasilitaattori
- Kolme työpajaa
- Neljä fasilitaattoritiimin tapaamista
Esittelykierroksella lisätään keskustelijoiden välistä tasa-arvoa
Fasilitaattorilla on suuri vastuu, kun joukko ihmisiä kokoontuu yhteen keskustelemaan. Kaikki tähän prosessiin kutsutut olivat oman alansa kovimpia asiantuntijoita, mutta rakentava ja ratkaisukeskeinen keskustelu vaatii tuttuutta ja hyvää henkeä keskustelijoiden välillä. Muussa tapauksessa keskustelussa on vaarana jäädä kiinni omiin intresseihinsä. Titteli- ja organisaatiokeskeinen esittelykierros ohjaa perustelemaan ajatuksiaan taustansa kautta. Asiantuntijatyöskentelyssä ”cv-kierros” voi olla pitkä ja asettaa asiantuntijoita eriarvoiseen asemaan, kun jonkun meriittilista on aina pidempi tai vakuuttavampi.
Suunnittelimme ensimmäisen tapaamisen esittelykierroksen kysymykseksi ”Miksi haluan olla mukana tässä ja mitä voin tuoda työryhmään?”. Näin jokainen osallistuja heti prosessin alussa määritteli itselleen ja ryhmälleen oman liittymisensä aiheeseen. Kierros toi esille ja kannusti sanoittamaan osallistujien motivaatiota. Tällä oli nähdäkseni merkittävä vaikutus siihen, miten osallistujat liittyivät ryhmään ja miten keskustelu käynnistyi kokonaisuudessaan.
Keinoja, joilla ryhmän saa keskustelemaan ja samalla tuotteliaaksi
Työskentelyyn keskittyvä ryhmä on tuottelias ja puhelias. Keskittymisen kuulee puheenvuoroista, jotka jatkavat siitä, mihin toinen jäi, ja palaavat puheenvuoroihin, joita käytettiin vartti sitten. Merkityksellisissä keskusteluissa joku palaa puheenvuoroon, jonka toinen ryhmän jäsen käytti edellisessä tapaamisessa useita viikkoja aiemmin. Kaikkea tätä havaitsin työryhmien työskentelyssä. Lisäksi kaikkien ryhmien jäsenet olivat halukkaita jatkamaan yhteistä keskustelua myös kolmannen eli viimeisen tapaamisen jälkeen.
Tapaamisten alussa panostimme taustatietojen kertaamiseen: mitä olemme tekemässä tässä prosessissa, mitä teemme tänään ja mikä on toivottu lopputulos. Hankkeen oman fasilitaattorin Helena Kahiluodon suunnitteleman prosessin pilkoimme jokaiselle ryhmälle sopiviksi pienemmiksi kysymyksiksi jokaiseen kokoontumiseen. Jokaisessa tapaamisessa käsiteltiin 2-3 kysymystä, jolloin pystyimme saamaan vastauksia ja siirtymään eteenpäin suuressa kokonaisuudessa. Pienemmät kysymykset rytmittivät keskustelua ja toivat sen kattokäsitteiden tasolta käytännön tasolle, johon jokaisella ryhmän jäsenellä oli jotain annettavaa. Se toi myös aikaansaamisen ja eteenpäin menemisen tunteen sekä osallistujille että fasilitaattoreille.
Pituudella ja tauoilla lisää keskittymistä ja intensiteettiä
Ryhmäläiset olivat tapaamisissa keskittyneinä mukana. Lähes jokaisella oli kamera päällä läpi tapaamisten ja ihmiset antautuivat työskentelyyn. Puheenvuoropyyntöjä saattoi olla viisikin odottamassa. Palautteessa työskentelyä kehuttiin hyvin fasilitoiduksi ja mielekkääksi, sellaiseksi, että siitä sai lisäarvoa omaan työhönsä.
Koska halusimme pitää tapaamiset tiiviinä ja intensiivisinä, lyhensimme niiden kestoa puolella tunnilla ja suunnittelimme niihin pitkät tauot. Oma ohjenuorani on, että mieluummin 30 minuuttia keskittyen kuin 45 minuuttia ajatukset harhaillen. Pyysimme osallistujia kunnioittamaan yhteistä aikaa ja katsomaan sähköpostit taukojen aikana. Yhteisen ajan kunnioittaminen on lempeämpi tapa ohjeistaa osallistujia kuin pyynnöt olla multitaskaamatta. Tämä toteutui odotettua paremmin, vaikka jokaisen näytölle varmasti ponnahteli erilaisia ilmoituksia huomiota vaativista asioista.
Sujuva eteneminen tapaamisesta toiseen
Ryhmien jäsenet pystyivät antamaan parastaan keskustelussa, kun kirjaamisvastuu ei ollut kenelläkään heistä. Fasilitoija sai keskittyä täysin keskusteluun sillä aikaa kun itse tarkkailin kokonaisuutta tehden muistiinpanoja. Edellisten kertojen keskustelu palautettiin mieleen tekemieni muistiinpanojen avulla, jolloin työskentely saatiin nopeasti käyntiin. Myös tapaamisten lopuksi yhteenvedon tekeminen keskustelusta oli helppoa kirjausteni pohjalta.
Kun tehtäviä ja vastuuta saadaan jaettua, jokainen voi keskittyä oman roolinsa kannalta olennaisimpaan. Helpotimme fasilitoijien työtä vapauttamalla heidät kirjaamisvastuusta, jolloin he pystyivät panostamaan keskusteluun. Vuorovaikutussuunnittelijana autoin fasilitaattoreita suunnittelussa, kirjasin keskustelua ja lisäsin tiedonvaihtoa fasilitaattorien välillä.
Pidimme ryhmien kokoontumisten välillä fasilitaattorien suunnittelutapaamisia, joille varasimme hyvin aikaa, ja yhdessä tehden suunnitelmista tuli monipuolisia ja kokonaisuutta tukevia. Jokaisella kokoontumiskerralla seurasimme prosessin tavoitteita, etenkin yhteisten käsitteistön syntyä, verkostoitumista ja luottamusta.
Luottamus johti sitoutuneeseen ja innostuneeseen työskentelyyn
Hyvin fasilitoitu ja suunniteltu prosessimme onnistui kaikista tärkeimmässä ja samalla vaikeimmin mitattavassa toiminnallisessa tavoitteessaan eli luottamuksen luomisessa eri tahoilta tulevien osallistujien välille. Luottamuksen huomasi ryhmien keskustelun sävyssä. Kun osallistujat tutustuivat toisiinsa asiantuntijoina, keskustelu syveni. Luottamuksen kuuli siinä, miten osallistujat liittyivät toistensa puheenvuoroihin ja jatkoivat niitä sekä toivat huolia ryhmän tietoon.
Yhdessä ryhmistä päästiin niin pitkälle, että osallistuja teki tietoisen valinnan jakaa edustamansa organisaation luottamuksellista tietoa ryhmälleen, koska halusi ryhmän jäsenten ymmärtävän asian paremmin. Osallistuja korosti tiedon luottamuksellisuutta emmekä kirjanneet asiaa muistiinpanoihin sen luonteen vuoksi.
Kyseinen osallistuja perusteli tiedon kertomista sillä, että keskustelu oli ryhmän säännöissä määritelty luottamukselliseksi. Onkin tärkeää, että tilaisuuden alussa käydään keskustelun pelisäännöt läpi. Se kannattaa, vaikka joskus tuntuisi tärkeämmältä käyttää aika itse keskusteluun ja kaikki näyttäisivät jo tietävän, miten työryhmässä tulee toimia. Selkeät pelisäännöt tuovat turvaa myös fasilitaattorille.
Tavoitteet kirkkaana kohti haluttua lopputulosta
Tavoitteet olivat työpajoissa läsnä niiden alun määrittelystä aina lopputulosten kirjaamiseen saakka. Seurasimmekin jokaisella kokoontumiskerralla prosessin tavoitteita, etenkin yhteisten käsitteistön syntyä, verkostoitumista ja luottamusta. Toiminnallisena tavoitteena vahvistui yhteinen tahto edistää ruokajärjestelmämme kestävyyttä. Sisällöllisenä tavoitteena ja lopputuloksena saimme monipuolista tietoa, jota pystytään hyödyntämään tulevissa hankkeissa.
Tätä on onnistunut työpajakokonaisuus.