Vinkkejä, joilla hanke saa työpajoista mahdollisimman suuren hyödyn

Hankkeiden avulla kehitetään toimintaa niin järjestöissä, julkisella sektorilla kuin yrityksissäkin. Hankerahoituksen avulla pystytään kehittämään asioita suuntaan ja tavalla, joka saattaisi olla muuten mahdotonta. Hankkeiden kohdalla isoja kysymyksiä ovat toiminnan jatkuvuus hankkeen jälkeen sekä vaikuttavuus. 

Yksi ratkaisu jatkuvuuteen ja vaikuttavuuteen on tehdä yhteiskehittämistä työpajoissa, jolloin eri toimijat tutustuvat toisiinsa ja ymmärretään eri näkökulmia. Pelkkä työpajatyöskentely hankkeessa kuitenkaan ei ratkaise mitään. Nykyään harva edes tulee paikalle työpajaan, jos vaikuttaa siltä, että työskennellään yhdessä vain siksi, että hankesuunnitelmassa lukee niin. Tämä on riski etenkin, jos työpajan osallistujat eivät ole hankkeiden toteuttajia tai heille ei makseta korvausta.

Ota fasilitoija mukaan jo hankkeen valmisteluun!

Ihannetapauksessa fasilitoija pääsee mukaan työpajaprosessin suunnitteluun jo aikaisessa vaiheessa, kun aikatauluun ja aiheisiin on mahdollista vaikuttaa. Kokenut fasilitoija osaa jäsentää kokonaisuutta prosessiksi ja tarttua ydinkysymyksiin. Kun työpajatyöskentelyyn ja sen valmisteluun on varattu tarpeeksi aikaa ja resursseja, työpajojen ydinkysymykset on valittu huolella, ja yhdessä työskentely on vaiheistettu hankkeen aikatauluun järkevästi ja positiiviseen muutokseen tähdäten, on fasilitointi vaikuttavaa ja osallistuminen mielekästä.

Millainen on hyvä hanketyöpaja osallistujan kannalta?

Osallistujan kannalta hyvä työpaja on sellainen, jonka aiheena on hänelle merkityksellinen aihe tai kysymys ja työpaja on suunniteltu tukemaan positiivista muutosta. Hyvässä työpajassa jokainen osallistuja saa äänensä kuuluviin ja löytää mielekkään keskustelun. Aikaa keskusteluille on tarpeeksi, mutta aikaa ei silti käytetä liikaa. Ehditään syventyä aiheeseen, tutustua ihmisiin ja ymmärtää aiheen taustalla olevia syvempiä tekijöitä. Voi olla että joskus tarkoista työpajasuunnitelmista täytyy luopua, jos tilanne ja aihe vaatii niin. On joka tapauksessa tärkeää, että työpajan sato korjataan ja osallistuja näkee työskentelyn tulokset.

Mitä apua fasilitoijasta on hankkeen vetäjälle?

Hankkeen vetäjä saattaa ajatella “meille nämä ryhmätyöt on ihan outoja, ei tiedetä miten niitä tehdään, mutta tiedämme että niitä tarvitaan”. Tai ehkä hankkeen vetäjä itse voisi fasilitoida, mutta tunnistaa että tässä tarvitsee apua, jos aihe on monimutkainen tai ryhmäkoko on suuri. Ulkopuolinen fasilitoija myös vapauttaa hankkeen vetäjän mukaan keskusteluihin tutustumaan osallistujiin ja syventymään aiheeseen. 

Ulkopuolinen fasilitoija hanketyöpajoissa

• helpottaa saamaan erilaisista taustoista ja lähtökohdista olevat henkilöt mukaan
• auttaa löytämään tärkeimmät kysymykset, joiden ratkaisuun osallistujien on mielekästä osallistua 
• tuo rytmiä ja ryhtiä työpajoihin ja niiden suunnitteluun 
• osaa valita sopivat menetelmät tai tarvittaessa luopua menetelmistä, jos ryhmän työskentely toimii paremmin jollain toisella tavalla 
• tukee sopivien tilojen tai etätyöalustojen valinnassa tai hybridityöskentelyn suunnittelussa 
• varmistaa, että työpajasta tehdään selkeät muistiinpanot ja kirjataan myös seuraavat askeleet

Hyvin suunnitellusta työpajatyöskentelystä on hyötyä hankkeen eri vaiheissa:

1. Uusien hankkeiden luova ideointi
   • Järjestöille ja julkisille toimijoille hankkeet saattavat olla iso osa toimintaa ja sen kehittämistä. Hankerahoituksista käydään kovaa kilpailua ja hankeideoiden ja hakemusten täytyy olla erinomaisia saadakseen rahoituksen. Luovassa ideoinnissa työpajatyöskentelyllä saadaan ohjattua ideointia haluttuun suuntaan sekä saadaan työryhmästä paras irti.
2. Hankeidean jalostaminen eli yhteissuunnittelu yhdessä oman organisaation ulkopuolisten kanssa
   • Isoa hanketta suunnitellessa on hyödyllistä ensin hakea rahoitus hankkeen valmistelulle eli porrastaa rahoitus ensin pienempään ja sitten sen jälkeen isompaan hankkeeseen. Tämä ratkaisu voi helpottaa rahoituksen saamista ja ison kokonaisuuden liikkeellelähtöä. 
   • Kun erilaiset toimijat tutustuvat toisiinsa ja etsitään yhteinen käsitys hankkeen aiheesta ja tavoitteista, on työskentely hankkeen aikana huomattavasti helpompaa. 
3. Yhteiskehittäminen hankkeen eri vaiheissa
   • Hankkeissa on usein kyse yhteiskehittämisestä joko oman organisaation tai ulkopuolisten asiantuntijoiden kanssa. Hyvin fasilitoidulla työpajatyöskentelyllä saadaan aikaa käytettyä tehokkaasti, saadaan rytmitettyä työskentely eri vaiheisiin ja tutkittua asiaa uusia ajatuksia luovilla tavoilla. 
4. Hankkeen loppuseminaari 
   • Hankkeen anti tiivistetään raporttiin, mutta entä sitten? Loppuraportin valmistuttua tuloksia voitaisiin käsitellä työpajassa ja pohtia, miten ne vaikuttavat itse kunkin toimijan arkeen. Näin loppuseminaarin osallistujat eivät ole pelkkiä passiivisia kuuntelijoita vaan myös heidän asiantuntemuksensa saadaan esiin ja tuloksista tulee vaikuttavampaa. Kysymyksiä voivat olla: Mitä hankkeen jälkeen tehdään toisin? Mihin hanke käytännössä vaikuttaa? Miten toimijat voivat jatkossa tukea toisiaan ja mitä tehtäisiin seuraavaksi?
     

Case 1 Huippututkimuksen konferenssi 

Yli sadan hengen tutkimushankkeen vuosittainen konferenssi järjestettiin kolmen vuoden ajan rohkeasti Open Space -menetelmällä, eli eri puolilta Suomea olevat tutkijat pääsivät itse nostamaan tärkeimmät ja ajankohtaiset keskustelunaiheet ja tutustumaan toisiinsa itseohjautuvasti. Näitä konferensseja tai paremmin sanottuna epäkonferensseja kehuttiin valtavasti, ne paransivat hankkeen yhteishenkeä ja sen tuloksia, sillä tutkijat tulivat paremmin tietoisiksi toistensa työstä ja tulivat tutuiksi, jolloin yhteistyö ja tiedonkulku oli jatkossa vahvasti itseohjautuvaa ja helppoa.  

Case 2 Strategisen tutkimuksen FOOD-ohjelman Ruokastrategia tutkitun tiedon perustalle -työpaja

”Hyvä vastaanottaja, Tanja Korvenmaan (Osana Oy) pyynnöstä kirjoitan tämän kuvauksen kokemuksestani yhteistyöstä hänen kanssaan.

Johdan Strategisen tutkimuksen FOOD-ohjelmaa, jossa kolme isohkoa moni- ja poikkitieteistä tutkimushanketta työskentelee kestävää ruokajärjestelmää koskevien kysymysten parissa. Strategisen tutkimuksen erityinen tehtävä on tuottaa mahdollisimman käyttökelpoiseen muotoon tiivistettyä tutkittua tietoa yhteiskunnan päätöksenteon käyttöön. Koska kyse on julkisesta rahoituksesta, vaikuttavuustoiminta kohdistuu erityisesti julkisen sektorin päättäjiin.

Ohjelmamme järjesti 11.10.2023 Helsingissä noin 70 henkeä koolle saaneen yhden iltapäivän mittaisen työpajan. Aiheena oli käydä keskustelua ja löytää tutkittua tietoa syötteeksi erityisesti Pääministeri Orpon hallituksen ruokastrategiatyöhön. Osallistujat edustivat julkista hallintoa erityisesti ministeriöistä, ruoka-alan yrityksiä maatalousyrittäjät mukaan lukien, sekä alalla vaikuttavia järjestöjä ja liittoja.

Osanottajajoukko oli kokenutta, kiireistä ja vaativaa työpajajoukkoa. Neljän tunnin työpajatyön päätteeksi saimme heti kiittävää palautetta, ja sähköpostitse keräämämme palaute oli samoin kiittävää. Tanja Korvenmaalla oli korvaamaton merkitys työpajan suunnittelussa: hänen kokemuksellaan saimme sisällön jäsennellyksi, työskentelyn rytmitetyksi, sopivat työkalut ml.verkkotyökalu päätetyiksi ja koko tilaisuuden aikataulutetuksi. Tähän käytimme tehokkaat kaksi yhden tunnin verkkopalaveria Tanjan kanssa.

Saimme aikaan erinomaisesti keskustelevan ja työpajaosuuksissa tuotteliaan pajan. Tanjan kokemuksella saimme järjestetyksi aiheemme teemapöydällisiksi, ja työskentelyn sellaiseksi, että jokainen osallistuja pääsi mukaan ainakin kahden teeman pajatyöskentelyyn. Tanja veti työryhmä- ja kokoavan keskustelun osuudet selkeästi ja jämäkästi siten, että aikataulu piti täydellisesti.

Tilaisuuden jälkeen Tanja kokosi verkkotyöosuudessa kertyneet kannanotot siten, että meidän substanssin osaajien oli helppo tehdä niistä kooste. Lopuksi suljimme keskinäisen työmme päätöspalaveriin verkossa: jaoimme kokemuksen sekä saimme vielä Tanjalta vinkkejä teemapöytätyössä kertyneiden kirjallisten tuotosten kokoamiseen.

Onnistuneen työpajan tulokset jaamme paitsi osallistujille, myös toiveissa olevassa tapaamisessa suoraan maa- ja metsätalousministerille, ja edelleen monille muille keskeisille päättäjille. Näin myös osallistujat saavat vaikuttavuutta, ja kokevat että heidän aikansa tuli hyvin käytetyksi.”

Juha Helenius
Professori, Helsingin yliopisto, sekä ohjelmajohtaja, FOOD-tutkimusohjelma

Onko sinulla työpöydälläsi hankkeen työpajasuunnitelma tai jokin muu tilanne yhteiskehittämisen kanssa? 

Soita meille, mietitään yhdessä millaista apua kokeneesta fasilitoijasta voisi olla hankkeellenne!

p. 0442974584  / Tanja Korvenmaa