Erinomainen etäkokous

Miten etäkokouksen osallistumiskokemuksesta voisi saada erinomaisen, kun päivä on ahdettu täyteen Teams-palvereja?  Helsingin kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aika toimialan kehittäminen ja digitalisaatio -palvelut halusi varmistaa erinomaiset etäkokoukset ja järjesti henkilöstölleen Erinomainen osallistumiskokemus etäkokouksissa -tilaisuuden 7.5. Valmentamassa oli Osanan Lari Karreinen ja tässä blogissa esittelemme osallistujien parhaat vinkit parempiin etäkokouskokemuksiin.

Tässä blogissa 

1. Miten pitää osallistujat virkeinä ja työteho yllä?
2. Hyvät valmistelut ennen kokousta
3. Jos ei ole ehtinyt valmistautua kokoukseen
4. Neljä helppoa keinoa aktivoida osallistujia
5. Miten saa pidettyä itsensä virkeänä ja keskittyneenä, jos kokous ei ole vuorovaikutteinen?
6. Tekniikka hallussa?
   

1. Miten pitää osallistujat virkeinä ja työteho yllä?

Osallistujilla oli tyypillisesti 3 – 5 kokousta päivässä. Teams-kokoukset rasittavat aivoja eri tavalla kuin perinteiset. “Kognitio on kovilla ja sen huomaa kokousten jälkeen”, eräs osallistuja kommentoi. 

Hyvän kokouksen alkuun tarvitaan kolme asiaa: keskittyminen uuteen asiaan, virittäytyminen yhteistyöhön työkavereiden kanssa sekä energiatason huomiointi.

Kysyimme osallistujilta, mitä he toivoisivat kokouksen vetäjältä, kun takan on jo useita teamssejä ja energiat on vähissä. Tässä monenlaisia vinkkejä kokouksen aloitukseen.

Energisointi:

• Onko tarvetta aloittaa 5 minuutin tauolla?
• Hakekaa kahvia ja hengittäkää  
• Lyhyt verryttely 

Yhteyden muodostaminen toisiin osallistujiin

• kamerat päällä edes hetkeksi alussa, että saa sanoa moi 
• rentoa jutustelua, kuulumisten vaihtoa tms.

Keskittyminen kokoukseen

• Kokouksen tarkoituksen ja tavoitteen muistuttaminen
• selkeä kokouksen asialista
• kertaamista mistä kyse ja miten kokous rytmittyy
• aloita kokous kysymällä jokaiselta, mitä tarvitset tältä kokoukselta? 

2. Hyvät valmistelut ennen kokousta

Parhaimmillaan kokous on hyvin valmisteltu ja osallistujat saavat tietää etukäteen:

• kokouksen tavoite
• asiat tai lyhyesti mitä ollaan tekemässä
• miten toivotaan osallistujien valmistautuvan
• millä päätelaitteella toivotaan osallistuvan

Viimeisin kohta on hyvä tietää, koska yhä useampi osallistuu kokoukseen kävelyltä tai kuuntelee samalla kun tekee kotitöitä. Siksi on ennakkoon hyvä kertoa, voiko osallistua kännykällä kävellen vai kirjoitetaanko kokouksessa jaettua tiedostoa, jolloin pitää olla tietokoneella.

3. Jos et ole ehtinyt valmistautua kokoukseen

Aina joskus käy niin, että kukaan ei ole kiireessä ehtinyt valmistella kokousta. Silloin yksi toimiva keino orientoitua kokoukseen on sopia käsiteltävistä asioista yhdessä. Tämä aktivoi osallistujat ja luo yhteistä vastuuta kokouksen onnistumisesta.

1. Jokainen osallistuja kertoo lyhyesti, mitä tarvitsen tältä kokoukselta. Sopikaa, että tähän käytetään enintään minuutti per henkilö. Puheenvuorot kannattaa jakaa mainiten osallistuja nimeltä, niin se sujuu ripeästi.
2. Asiat kirjataan yhteiselle jaetulle dokumentille tai hätätilassa Teamsin chattiin.
3. Sovitaan missä järjestyksessä asiat käsitellään ja aikataulutetaan käsittely.
4. Käydään asiat läpi.
5. Sovitaan työnjaosta ja päätetään kokous.

4. Neljä helppoa keinoa aktivoida osallistujia

Jaa yhteinen tiedosto. 

Jaa Powerpoint tai Word linkillä siten, että kaikki voivat kirjoittaa siihen. Näin muistiinpanojen tekeminen onnistuu jokaiselta. Voit myös pyytää jokaista kirjoittamaan kommentin, kysymyksen tai parannusehdotuksen käsiteltävän asian kohdalle. Tällöin muistiinpanot valmistuvat samalla. 

1. Valitse Jaa ​

2. Kaikki joilla on linkki, voivat muokata

Pyydä chattiin lyhyt kommentti

Voit nopeasti selvittää koko osallistujajoukon mielipiteen pyytämällä vastaamaan chattiin yhdellä kirjaimella tai numerolla. Tämä on nopeuttaa yhteistä työskentelyä jos osallistujia on paljon,

• Kirjoita chattiin k, jos olet lukenut tausta-aineiston tai e, jos et ole lukenut ja haluat lyhyen kertauksen.
• Kuinka tuttu tilauksenhallintajärjestelmä on? Laita chattiin 0 – 5, jossa 0 et ole koskaan käyttänyt tai 5, hallitset sen erinomaisesti.
• Oletteko valmiita siirtymään eteenpäin? Laita k chattiin ja ? jos sinulla on vielä kysyttävää.
  

Chatin sijaan voi tehdä pikakyselyn Formsilla. Joskus voi olla nopeampaa käyttää chattia. 

Isommalta porukalta chatin kautta kannattaa kerätä myös kokonaisia kommentteja. Se on nopeampaa kuin kiertävä puheenvuoro ja aktivoi kaikkia:

Kirjoittakaa chattiin:

• Mitä kokemuksia teillä on tästä aiheesta?
• Mitä haluat kysyä tarkemmin?
• Riskiarvio: Jos teemme näin, niin ongelmia siitä voi koitua?
• Miten näitä ongelmia voidaan vähentää tai ratkaista?
• Kommentoikaa ratkaisuehdotuksia: tykätkää ja peukuttakaa toimivimpia. Kirjoittakaa perustelut.

Käytä peukkua

Toinen tapa varmistaa osallistujilta, ovatko he valmiita tai hyväksyvätkö päätöksen, on pyytää näyttämään peukkua kameran edessä. Se on nopeaa ja tukee myös sitä, että pidetään kamerat päällä. Päätöksentekotilanteissa peukku on kätevä. Jos on vielä epävarma kannastaan, voi näyttää peukkua vaakatasossa. Näiltä osallistujilta voidaan kysyä, mitä he tarvitsevat voidakseen tehdä päätöksen.

Teamsin pienryhmätilat

Jaa osallistujat pareihin, kolmikoihin tai pienryhmiin keskustelemaan hetkeksi aiheesta. Näin jokainen saa enemmän ilmatilaa keskusteluun.
Pro tip: kirjoita tehtävänanto jaettuun dokumenttiin. Pyydät kirjoittamaan vastaukset sinne. Näin tehtävänanto kulkee ryhmille, he tietävät mistä keskustella ja saat nopeasti koottua keskustelujen tulokset käyttöön.

5. Miten saa pidettyä itsensä virkeänä ja keskittyneenä, jos kokous ei ole vuorovaikutteinen?

Kahvin juonti ja hedelmien syöminen piristävät ja antavat terveellisellä tavalla aivojen tarvitsemaa energiaa. Asennon vaihtaminen seisaalleen tai eri istumisasentoon tai pieni taukojumppa taas ylläpitävät fyysistä aktiivisuutta.

Muita vinkkejä oman vireystilan ylläpitämiseen:

• Värityskuvat
• Vanha kunnon stressipallon puristelu
• Kävelylle lähteminen helpottaa, silloin huomio ei harhaudu muihin asioihin
• Legojen rakentelu
• Kutominen
• Piirustelu
• Kotitöiden tekeminen

6. Tekniikka hallussa? 

Vinkki tekniikan testaamiseen etukäteen:  Teamsin profiilikuvake – Asetukset – Soita testipuhelu. Voit varmistaa, että kuulet, kuulut ja näyt hyvin kokouksessa ja voit liittyä huoletta kokoukseen. Kohinan vaimennus auttaa vähentämään taustamelun kuulumista muille osallistujille. 

Lopuksi: hymy kuuluu äänestä , totesi eräs osallistuja. Kokouksen vetäjänä pidä huolta omasta energiastasi ja kun jaksat hymyillä, se innostaa muitakin!

–

Työvälineet kuntoon etätyöpajoissa

Lataa avuksesi lista ilmaisista tai edullisista sovelluksista etätyöpajoihin, -koulutuksiin ja -kokouksiin!