Toteutimme ison, osallistavan etätilaisuuden, jossa tunnelma oli katossa ja tyytyväisiä olivat kaikki tilaajasta osallistujiin. Saimme aikaan enemmän kuin lähitilaisuudessa olisi ollut mahdollista. Lue, miten teimme sen, ja käytä hyödyksesi viisi onnistumisen avainta.

Viisi avainta onnistumiseen

Ison etätilaisuuden järjestäminen onnistuu myös osallistavasti, kun tietää, mitä tekee. Keräsimme Vaikuta 2021 -päivän kokemuksistamme viisi tärkeintä vinkkiä.

1. Ideoi isosti – etätoteutus antaa paljon mahdollisuuksia

Tapahtuman suunnittelu lähtee tavoitteista. Mitä haluat saada aikaan? Etäilyn takia ei tarvitse tinkiä mistään. Vuorovaikutuksen tukemiseen on paljon keinoja – hyödynnä niitä innostavan ja osallistavan ilmapiirin luomiseksi. Oma virtuaaliympäristö tuo tapahtumalle valtavasti lisäarvoa ja auttaa hajauttamaan aikataulua. Hyvällä suunnittelulla voit tarjota osallistujille runsaan ja monipuolisen kokemuksen lyhyestäkin tapahtumasta.

Vaikuta2021-tapahtumasta haluttiin tehdä oikeasti osallistava. Koska Vaikuta-työryhmä koostui osallisuuden ammattilaisista, jo lähtökohdat olivat lupaavat. Suunnittelussa irrottauduimme perinteisestä webinaarista, jossa tärkeintä on saada kaikki osallistujat yhtä aikaa kuuntelemaan luentoja. Lähdimme tekemään mahdolliseksi kuntalaisten laajaa tavoittamista, vuorovaikutusta ja tapahtuman saavutettavuutta. Alustaksi valitsimme Howspacen, johon on mahdollista rakentaa monenlaisia osioita ja liittää videokuvaa yhden linkin taakse. 

Loimme Howspace-alustalle paikkoja esittelyketjuille, materiaalipaketeille, teemojen mukaisille keskusteluille, videoille ja asiantuntijoille. Koska esityksiä oli katsottavissa alustalta sekä etu- että jälkikäteen, osallistujat saattoivat keventää ja hajauttaa omaa osallistumistaan juuri siihen hetkeen kuin heille sopi. Ydintapahtumassa järjestimme puheenvuorot ja työpajat yhteisessä Zoomissa. Monipuolisesta kattauksesta kukin osallistuja sai poimia haluamansa. Runsaudesta huolimatta pidimme kokonaisuuden selkeänä, jotta osallistujan olisi helppoa toimia. 

2. Tee osallistumisesta houkuttelevaa ja helppoa

Tärkeä muistutus: luota osallistujiin. Usein tilaisuuden järjestäjä arastelee etätilaisuuksia, koska epäilee osallistujien taitoja. Etäosallistujat ovat kuitenkin uuteen tekniikkaan valmiimpia kuin voisi kuvitellakaan. Osallistumisesta kannattaa silti tehdä helppoa, jotta kynnys pysyy matalana. Järjestä siis selkeät ohjeet ja hyvä tekninen tuki. Lisäksi tilaisuuden tulee tietysti olla kiinnostava, jotta siihen halutaan osallistua.    

Halusimme tehdä Vaikuta-päivään osallistumisesta mahdollisimman yksinkertaista. Osallistujat lähtivätkin innolla mukaan kokeilemaan uutta konseptia. Satsasimme ohjeisiin ja sujuvuuteen. Tekninen toteutus suunniteltiin siten, että osallistujan tarvitsi vain ilmaantua paikalle ja ohjelma tarjottiin hänelle. Esimerkiksi pienryhmiin jakamisen hoiti Osanan Tanja, jolloin osallistujien ei tarvinnut tehdä itse mitään löytääkseen oikeaan keskusteluun. Howspace-alustan käyttö ja aikataulu suunniteltiin toimimaan nimenomaan tapahtumana, ei vain etäluentojen sarjana. Yleisön kiinnostusta kasvatettiin ison ydintapahtuman tunnulla, jota luotiin johdonmukaisesti ennakkomarkkinoinnilla, ohjelman ja aiheiden runsaudella sekä nimekkäillä puhujilla.

3. Varmista osallisuuden toteutuminen

Suunnittele tapahtuma osallisuuden näkökulmasta. Miksi jättää hyvä verkoston kehittämisen tilaisuus käyttämättä, kun kerran paikalle on tulossa monta samasta aiheesta kiinnostunutta? Vuorovaikutusta kannattaa tukea monilla eri tavoilla, esimerkiksi chat-keskustelua aktivoimalla, äänestyksillä ja erilaisilla fasilitointimenetelmillä pienryhmineen… tai entä jos järjestäisit vapaamuotoiset kahvihuoneet pidempien taukojen ajaksi?

Sääntö numero yksi: järjestä tarpeeksi aikaa ohjelman lisäksi sekä tauoille että vuorovaikutukselle. Esimerkiksi 4-5 hengen toisilleen tuntematon pienryhmä pääsee lämpenemään ja syventymään keskusteluun noin 20 minuutissa, ei sen vähemmässä ajassa. Jos tilaisuudessa on luentoja tai paneelikeskusteluja, joihin yleisö ei pääse osallistumaan, nämä voidaan toteuttaa videoina, jolloin yhteisellä ajalla voidaan oikeasti kohdata toisia. 

Vaikuta-tapahtuman Howspace-alusta suunniteltiin kannustamaan osallistumiseen. Chat-keskustelujen lisäksi osallistujat pääsivät ääneen Zoom-työpajoissa. Osallistujia innosti myös se, että asiantuntijapuhujat jäivät oman puheenvuoronsa jälkeen vielä keskustelemaan osallistujien kanssa Howspaceen, jolloin vuorovaikutus sai lisää aikaa. Tällaisia mahdollisuuksia on harvoin tarjolla. 

Myös saavutettavuus mahdollistaa osallisuuden. Se onnistuu etänä esimerkiksi tulkkien ja tekstitysten avulla. Erityisen hyödyllinen on Zoomin spotlight-toiminto, jolla viittomakielen tulkin saa pysymään kuvassa puhujien vaihtuessa. Muutenkin Zoom on kuulovammaisille osallistujille käyttökelpoisin videokokousohjelma, sillä siinä voi itse säätää puhujien, tulkkiruutujen ja esityksen kokoa. Howspacen käyttäminen taas onnistuu sujuvasti myös ruudunlukuohjelmalla. 

Koko tapahtuma simultaanitulkattiin viittomakielelle kahden tulkin voimin. Puheenvuorojen aikana kaikille osallistujille näkyivät sekä puhuja että viittomakielen tulkki. Ilahduttavana yksityiskohtana tapahtuman aikana tulkit kehittivät termille Saimaa-ilmiö oman viittoman, jota kaikki osallistujat pääsivät harjoittelemaan!

4. Tue tunnelman muodostumista

Etätoteutus ei ole kylmä ja yksipuolinen, kun tunnelman luomiseen panostetaan. Virtuaalialustoille on mahdollista rakentaa monenlaisia tapaamispaikkoja ja innostavia kohtaamisia. Petaa lämmintä tunnelmaa läpi koko tilaisuuden, jotta osallistujat todella rentoutuvat keskustelemaan. Muista myös toimivan tekniikan merkitys! Teknisen taustatyön suurta määrää ei useinkaan tule ajatelleeksi, sillä onnistuessaan tekninen toteutus jää näkymättömäksi. Kun joku huolehtii tekniikan toimimisesta ja osallistujille on tarjolla apua teknisiin haasteisiin, tapahtumasta voi nauttia luottavaisin mielin. 

Vaikuta-tapahtumassa käytimme monia pieniä keinoja yhteishengen luomiseen. Esittelyketjujen ja chattien aloitukset oli suunniteltu ajatuksella Howspaceen ja niinpä keskustelut käynnistyivät vilkkaasti. Keskustelun tuntua loi myös se, että etukäteen tallennettujen videotervehdysten lopussa kysyttiin kysymys, johon puhuja vastasi tilaisuudessa suorassa lähetyksessä. 

Tapahtuman teknisen sujuvuuden takasi Osanan Tanja, joka muun muassa rakensi työskentelyalustat ja avasi niitä pitkin tilaisuutta, huolehti oikeat henkilöt videostriimeihin ja keskusteluihin sekä varmisti viittomakielen tulkkien näkymisen kaikille.

5. Kerää etätilaisuuden hyödyt

Etätapahtumassa pääset irti paikan ja ajan rajoitteista. Mukaan pääsee mistä päin vain, eikä osallistumisen tarvitse rajoittua muutamaan tuntiin. Myös nimekkäiden puhujien on helpompaa mahduttaa kalenteriinsa etätilaisuus kuin välimatkan päässä sijaitseva lähitilaisuus. Materiaalien käsittely ja jakaminen on vaivatonta, samoin tuotosten tallentaminen. Aikaa, hermoja ja kilometrejä säästyy.

Vaikuta-päivässä työryhmät tuottivat työskentelynsä Howspace-alustalle, jolloin tulokset pysyivät tallessa ja niitä on kätevää hyödyntää myös jatkossa. Howspacesta saimme kirjaukset helposti ulos Excel-taulukkoina. Säästyimme myös perinteiseltä diojen lähettämiseltä osallistujille sähköpostilla, sillä alustalta jokainen pystyi lataamaan itselleen haluamansa materiaalit. Ehkä isoin ilo oli kuitenkin se, että osallistujia saapui kaikkialta maakunnasta. Työpajojen vetäjät kehuivat saaneensa ideoita sellaisilta ihmisiltä, joita eivät yleensä tapaa. Tämä jos mikä rikastuttaa koko osallisuustyötä. 

Osallisuus onnistuu myös etänä

Vaikuta-etäpäivän suurin onnistuminen oli osallisuuden toteutuminen. Etukäteen tilaaja oli tuonut esiin huolen siitä, olisiko kuntalaisten osallisuutta ja kuulemista mahdollista toteuttaa tiiviissä etätilaisuudessa. Toteutuksessa osallisuus ei jäänyt vain puheenvuorojen teemoihin, vaan tapahtuma tuki osallisuutta tavoitteiden asettamisesta teknisiin yksityiskohtiin asti.

Etätilaisuudet sopivat erinomaisesti osallisuustyön yhdeksi työkaluksi. Osallisuuden ja laadukkaan vuorovaikutuksen luomisessa onnistutaan myös etänä, kun järjestäjällä on aito halu kuulla ja osallistaa. Osallisuus on Osanan supervoima. Kysy lisää!